A internet inovou a relação entre trabalhos e seres humanos. A partir disso, surge a necessidade de se abordar o funcionamento e a importância das ferramentas digitais e, em especial, a que vem se destacando entre departamentos jurídicos: a assinatura digital de documentos. Dessa forma, o objetivo de todas essas inovações, sem dúvidas, é fazer com que as operações online aconteçam de forma segura e confiável. E claro, de forma mais prática possível!
Ao longo desta matéria, você verá:
- O que é o processo de organização da assinatura digital de documentos como fazer;
- Como funciona o processo de organização desses documentos;
- Exemplo de documentos com assinatura digital e;
- Por fim, os benefícios da assinatura digital de documentos para organização.
Boa leitura!
O que é assinatura digital?
Em resumo, a assinatura digital de documentos funciona como uma chave virtual privada, na qual é vinculada a um certificado digital. Dessa forma, assumindo a legalidade de uma assinatura comum – como nos papéis.
O certificado digital trata-se de uma identidade virtual que permite, além da identificação de uma pessoa, a validação de sua veracidade. Ele pode ser gerado por uma Autoridade Certificadora (AC) em que associa a pessoa a uma chave criptografada, assim, confirmando sua identidade.
A assinatura pode ser incluída nas carteiras da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), que vêm com um chip eletrônico – isto é, para os advogados.
Como funciona uma assinatura digital de documentos?
Na assinatura digital de documentos, o “autógrafo convencional” será trocado por um certificado digital e uma chave privada de uso exclusivo do proprietário.
Como dito anteriormente, ele é assinado por uma Autoridade Certificadora. Isto é, uma entidade em que o destinatário do arquivo ou documento confia.
Essa corporação é quem irá chancelar e organizar processos de autenticidade ao certificado digital e à assinatura digital de documentos, conferindo toda a segurança para os documentos em que ela for utilizada.
Para conseguir e ter acesso a uma assinatura digital de documentos, é preciso ir até uma dessas instituições e requisitar uma chave privada. Além disso, vale lembrar que as ACs são autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Como faço para assinar um documento online?
Confira, a seguir, duas formas de assinar um documento de forma online:
Através do Microsoft Word:
- Após ter realizado a leitura do documento na íntegra, vá até “arquivo>informações>proteger documento” e, em seguida, clique em “adicionar uma assinatura digital”.
- Ao abrir uma janela para preencher informações, como o “tipo de compromisso”, basta escolher a opção mais aderente e, em seguida, preencher o “objetivo da assinatura deste documento”.
- Por último, certifique-se de que está selecionado corretamente o certificado digital e clique em “assinar” para finalizar.
Através do PDF no Adobe Reader:
- Após a leitura do documento na íntegra, vá em “ferramentas”, localizado na barra superior.
- Em seguida, procure a opção “certificados>abrir”.
- No momento em que aparecer a opção “assinar digitalmente”, na barra superior, clique nela.
- Por fim, basta ir até o final do texto, no espaço para colocar sua assinatura e fazer um quadrado – a fim de demarcar o espaço em que ficará sua assinatura digital.
- Ao abrir uma janela de certificados digitais identificados, selecione aquele com seus dados e clique em “continuar>assinar”. Pronto, seu documento está assinado!
Assinatura digital é segura?
Por mais frágil que pareça, sim, a assinatura digital de documentos é mais segura do que você imagina. A assinatura digital é protegida por criptografia na qual armazena dados com um código somente do proprietário, incompreensível para agentes externos.
Nos dados de assinatura, não ficam evidentes informações, como nome e número de documentos. O que fica exposto é apenas um código aleatório – que não faz sentido algum se não obter a ferramenta para decifrá-lo.
Esse mecanismo funciona como uma chave de porta, mas muito mais complexa e difícil de falsificar. Só o proprietário do certificado digital pode usar a “chave privada” – inclusive, esse é o nome do código.
5 benefícios da assinatura digital de documentos
Podemos perceber que além da assinatura digital facilitar o processo de organização dos documentos, ela mostra sua importância para fins judiciais.
A partir disso, separamos os principais benefícios que a assinatura digital pode trazer no processo de organização dos documentos pensando nos departamentos jurídicos:
1. Otimização dos processos de organização
Em primeiro lugar, ao implementar a assinatura digital no seu fluxo de trabalho, você está garantindo mais praticidade nas atividades e procedimentos. Isso ocorre devido ao esforço reduzido na hora de encontrar documentos para assiná-los, visto que ambas atividades serão realizadas no mesmo programa.
A gestão e o rastreamento dos arquivos é eficiente tanto antes da assinatura digital de um documento, quanto após sua realização. Assim, garantindo a sua segurança e autenticidade.
2. Segurança
Como já dito anteriormente, a assinatura digital integra-se a um certificado criptografado, emitido por uma AC. E, dessa forma, garante a identidade, segurança do usuário e do documento.
3. Redução de custos
Em terceiro lugar, o processo de organização de assinatura digital de documentos é capaz de reduzir as despesas justamente por ser realizada através de meios de informação.
Não é necessário autenticar ou reconhecer as firmas constantes em cartório referente aos documentos assinados digitalmente. Isso implica na redução de gastos com impressão, armazenamento, cópias, além de espaço físico.
Além de todas essas economias, os departamentos jurídicos ganham vantagem pois terão redução de custos em relação à postagem e envio de documentos físicos.
4. Sustentabilidade
Esse aspecto está relacionado ao benefício da redução de custos. É possível contribuir com a preservação ambiental quando o seu ambiente de trabalho passa a consumir menos papel, menor energia elétrica, menos utensílios e materiais de escritório. E muito mais!
Além disso, vale ressaltar que as empresas que possuem políticas sustentáveis passam uma imagem de credibilidade e afetam de forma positiva o meio em que vivem.
5. Praticidade
Por fim, essa é uma vantagem associada na otimização de processos de organização. Ao optar pelo processo de assinatura digital, é preciso que as partes envolvidas utilizem apenas um dispositivo informatizado que possua acesso à internet. Este pode ser celular, computadores, tablets, entre outros.
Assim, em qualquer lugar que estiverem, será possível realizar a assinatura digital de documentos necessários. E o melhor: sem burocracia e demora durante o processo.
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