Um projeto é um esforço temporário que exige planejamento, e quando implementada uma gestão de projetos eficiente, pode trazer benefícios significativos para a empresa. Dessa forma, confira neste artigo o que é a gestão de projetos e dicas para que seja realizado de maneira eficiente e a trazer resultados positivos para a empresa. Confira a seguir.

O que é gestão de projetos?

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Primeiramente, um projeto pode ser definido a partir de uma ação temporária, com começo, meio e fim. E tem o intuito de criar um produto, um serviço ou alcançar um objetivo único.

Logo, a gestão de projetos é um conjunto de estratégias, práticas e competências utilizadas para planejar, executar, acompanhar e controlar os projetos de uma empresa, independente de seu tamanho ou complexidade.

Essas competências incluem: habilidades de gerenciamento, de liderança e competência estratégica.

Todas as ações visam entregar um resultado satisfatório aos desejos dos clientes e certificar que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, reduzindo ao máximo as falhas e implantando sempre melhorias.

Uma gestão de projetos bem estruturada compõe:

  • Elaboração e detalhamento da meta;
  • Organização de recursos humanos, financeiro e materiais;
  • Planejamento e montagem do cronograma;
  • Previsão e registro de custos;
  • Acompanhamento dos riscos associados aos projetos e;
  • Implantação de melhorias baseadas no monitoramento das falhas.

Essa estruturação pode proporcionar benefícios enriquecedores para a sua empresa. Confira quais são no próximo tópico.

Benefícios da gestão de projetos

Quando você opta por realizar uma gestão de projetos em sua empresa, os ganhos são muitos. Confira a seguir os 5 benefícios principais da gestão de projetos.

1. Otimização do tempo e aumento da produtividade

Através do gerenciamento do cronograma, sendo uma das práticas da gestão de processos, é possível determinar as atividades que cada colaborador deve fazer em sua rotina e quando deve executar. Assim, eliminando tarefas repetitivas ou desnecessárias.

Além disso, o gerente possui um controle maior sobre o projeto, e saberá qual recurso deve ser utilizado, evitando desperdícios e otimizando a operação de recursos humanos, financeiros e materiais da empresa.

Como consequência, com a equipe alinhada e o gestor monitorando o projeto, a empresa consegue otimizar o tempo e aumentar a produtividade, além das chances de sucesso serem maiores.

2. Redução de custos

A gestão de projetos visa um gerenciamento adequado de custos, pois auxilia no monitoramento de um orçamento assertivo.

Uma vez que a gestão é implantada, o gerente de projetos consegue acompanhar se os gastos em decorrência dos projetos estão batendo com aquilo que foi estipulado. Dessa forma, possibilitando uma redução considerável dos custos ao aplicar os recursos financeiros nos momentos mais adequados.

3. Engajamento da equipe e maior controle dos riscos

benefícios da gestão de projetos

Com tudo devidamente planejado e bem gerenciado, a equipe estará mais motivada e engajada no projeto, pois as informações são alinhadas e compartilhadas com todos os colaboradores, despertando uma sensação de pertencimento e confiança.

Uma das práticas da gestão de projetos é realizar um gerenciamento de equipe, possibilitando a comunicação e o diálogo.

Com isso, outro ponto positivo é possuir um controle maior sobre os riscos. Afinal, com a equipe, o gerente de projetos será capaz de mapear as ameaças, prevenir erros e desenvolver ações constantes de melhorias.

4. Resultados mais assertivos

Por meio de uma otimização do tempo, o engajamento da equipe e um controle de riscos efetivo, os resultados se tornam mais assertivos.

Além disso, ao realizar a gestão de projetos, é preciso entender as demandas a serem atendidas, e estabelecer os processos que irão garantir a qualidade e a eficiência do produto ou serviço final. Com esse planejamento, certamente o resultado será satisfatório e de acordo com a demanda do cliente.

5. Satisfação do cliente aumentada

Por fim, esse benefício é uma consequência de uma gestão de projetos eficientes e dos benefícios citados acima. Pois, quando você consegue gerenciar os projetos da empresa, cumprindo o cronograma e os prazos, e alinhando os custos planejados, o cliente irá se sentir satisfeito com os resultados finais.

Afinal, esse geralmente é o objetivo único de todos os projetos. E para que esse resultado seja alcançado, é preciso que você gerencie as expectativas dos clientes e ofereça o mesmo tratamento que você gostaria de receber se estivesse em busca destes produtos ou serviços.

Logo, uma gestão de projetos eficiente resulta em lucros maiores para a sua empresa e clientes mais satisfeitos com o que você tem a oferecer.

Além dos benefícios citados acima, a gestão de projetos possibilita uma maior agilidade na tomada de decisões, maior controle sobre os processos, cumprimento do cronograma e monitoramento da lucratividade.

Confira a seguir dicas para implementar uma metodologia de gestão de projetos de qualidade.

Dicas para implementar uma gestão de projetos eficiente

Uma metodologia de gestão de projetos de qualidade pode trazer benefícios de forma geral para o seu negócio, pois irá influenciar de maneira positiva em todo o planejamento estratégico da empresa, dessa forma, trazendo resultados promissores.

Confira a seguir 5 dicas para implementar uma gestão de projeto eficiente.

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1. Conscientize todos com a metodologia de gestão de projetos e elabore um cronograma

Antes de mais nada, é preciso conscientizar todos os colaboradores sobre as atividades e sobre a implementação de uma metodologia de gestão de processos. Assim, a utilização dos mecanismos e a transparência torna tudo muito mais simples para todos.

Portanto, estabeleça padrões de comunicação e de conduta de todas as atividades da empresa. Consequentemente, haverá um aumento da produtividade, uma diminuição de gastos e perdas desnecessárias de recursos, bem como retrabalhos e atrasos.

Além disso, você poderá contar com uma equipe preparada e engajada em atingir os objetivos do projeto.

Da mesma forma, elaborar um cronograma detalhado que visa a otimização do tempo, é essencial para o sucesso da operação e, dessa forma, para o sucesso da entrega dos produtos e serviços de acordo com as expectativas dos clientes.

2. Escolha seu gerente de projetos

Depois de alinhar todos os detalhes com a equipe, um ponto igualmente importante é definir uma pessoa aptar a gerenciar as atividades do projeto.

Essa pessoa será responsável por elaborar os cronogramas, planejar os custos e os recursos que serão utilizados, treinar a equipe, iniciar e finalizar tarefas, bem como ajustas as expectativas e motivas as equipes.

3. Defina objetivos claros e prazos realistas

Para uma gestão de projetos eficiente, é preciso que os objetivos sejam claros do início ao fim. Essas metas e objetivos que irão guiar os colaboradores, prevenindo atrasos, desperdícios, perda de produtividade, e assim por diante.

Além disso, é de extrema importância que o gerente de projetos acompanhe todo o processo e saiba quais resultados pretende alcançar ao final do projeto.

Portanto, defina objetivos claros para preservar a transparência e a confiança, bem como prazos realistas para não frustrar a equipe ou entregar produtos sem qualidade para os clientes.

Afinal, a entrega dentro do prazo e um produto de qualidade aumenta a satisfação do cliente, o que evita o conflito entre as equipes e melhora a reputação da sua empresa.

4. Capacite a sua equipe

Como as atividades exigem padrões, sua equipe irá precisar se adaptar as exigências e a metodologia da gestão de projetos, somente assim eles se sentirão orientados e aptos a realizar um trabalho de qualidade e de acordo com as expectativas e os objetivos dos projetos.

Logo, capacite a sua equipe para que compreendam a importância da metodologia e se engaje com o propósito, ganhando mais qualidade e eficiência no desenvolvimento das tarefas.

Além disso, transparência é primordial para o relacionamento e a comunicação entre as esquipe, e ainda, para que sua equipe entenda exatamente quais são as demandas.

Portanto, reúna-se semanal ou quinzenalmente com a equipe para entender e monitorar o andamento do processo, quais são as dificuldades e para pensarem em estratégias para melhorar falhas nos processos.

Só assim será possível cumprir os custos e os prazos determinados, para um resultado positivo.

5. Escolha softwares de gestão de projetos

Por fim, escolha um software de gestão de projetos para atender as demandas de maneira otimizada. Assim será possível também automatizar algumas tarefas, visando um ganho na produtividade.

Mas antes de escolher um software que atenda as demandas, você precisa estudar quais são as reais necessidades da empresa, o que é preciso para alcançar os objetivos do projeto e quais são as opções oferecidas no mercado.

Afinal, esse sistema deve fazer parte de maneira facilitadora e que desenvolva as atividades de maneira eficaz e pronto para adquirir mais agilidade e eficiência para a sua organização.

Escolha um software que ofereça os seguintes recursos:

  • Gerenciamento das atividades do processo;
  • Métricas e indicadores de qualidade e produtividade;
  • Gerenciamento de riscos;
  • Monitoramento de custos e despesas;
  • Acompanhamento do desempenho das equipes;
  • Agendas específicas;
  • Avaliação dos resultados, entre outros.

Além desses recursos, o sistema deve possuir uma interface inteligente e simples, permitindo uma excelente estruturação dos processos e uma gestão de projetos eficiente.

O conhecimento não para por aqui!

Aprenda no vídeo abaixo como realizar uma gestão de projetos eficiente e de maneira gratuita com um sistema inteligente, prático e fácil.

Por fim, aprenda o passo a passo para organizar e otimizar os projetos e as tarefas da equipe em poucas horas, clicando aqui.

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

  1. Organize as tarefas da equipe com Agilidade
  2. Otimize os processos da empresa
  3. Organize os Processos na Prática
  4. Página de treinamentos