O atendimento ao cliente é um dos principais setores na empresa por fazer com que o cliente seja fidelizado. Sabemos que a cada dia o foco é a experiência do usuário e do cliente. Por isso, manter um excelente controle de atendimento ao cliente é indispensável.
Sendo assim, vejamos agora métodos para controlar o atendimento ao cliente, planilha controle de atendimento ao cliente grátis e muito mais sobre a organização e o relacionamento com o cliente.
O que é controle de atendimento ao cliente?
Ao entrar em contato com uma determinada empresa, o cliente busca primeiro uma comunicação rápida, clara e eficaz. Esse é o momento ideal para a empresa sustentar o interesse daquele consumidor através de um atendimento bem preparado para sanar dúvidas e instruir.
No entanto, aplicar essas habilidades de controle de atendimento em uma empresa não é nada fácil. Mas, a ausência desse controle de atendimento pode levar a prejuízos e gerar impressões negativas aos clientes. Dessa forma, derrubando os índices de fidelização, por exemplo. Por isso, é fundamental investir nessa estrutura de controle de atendimento.
Nesse sentido, conheça alguns métodos eficientes para desenvolver a aptidão do atendimento em sua equipe.
Quais métodos são possíveis na hora de gerar o controle de atendimento ao cliente?
Controlar o atendimento ao cliente vai muito além de identificar as necessidades dos seus consumidores. Por isso, criar uma metodologia personalizada para cada pessoa que entra em contato e desenvolver formas dinâmicas de prestar esse serviço também conta muito na hora realizar um bom atendimento.
Pesquisas de satisfação
Uma maneira bastante transparente de saber o que o cliente da sua empresa está pensando e sentido é elaborando pesquisas de satisfação ou formulários com perguntas claras e objetivas. Dessa forma, além de você saber exatamente o que aquele determinado consumidor espera ao se aproximar da empresa, também é possível entender se a empresa precisa efetuar melhorias.
Preparo dos funcionários
Ainda mais, outro fator importante a se considerar é o preparo dos profissionais do setor de atendimento e controle. Muitas empresas pecam ao negligenciar o treinamento desses colaboradores. Mas, são eles que terão o primeiro contato com o consumidor quando surge algum questionamento a respeito do produto ou do serviço prestado. O que acaba gerando uma má impressão sobre a empresa.
Portanto, uma equipe preparada e motivada é essencial para valorizar a companhia em todos os aspectos. Inclusive no que diz respeito à sua imagem e marca.
Controle do fluxo de atendimento
Sabemos que para colocar em prática um bom atendimento em uma companhia é preciso que todos os setores estejam alinhados em um mesmo processo. Além disso, é necessário compreender exatamente como se dá o fluxo desse contato com o cliente. Por isso, saber quais métodos são possíveis na hora de gerar o controle de atendimento ao cliente pode ajudá-lo a fazer uma gestão completa e organizada dessa atividade.
Uma forma básica, eficiente e barata de fortalecer a estratégia de comunicação da sua equipe é através da planilha de controle de atendimento ao cliente grátis. Essa é apenas uma das milhares de soluções encontradas na internet para executar essa atividade de maneira otimizada. Mas nem todas essas cumprem o que promete, por isso, optar pela planilha muitas vezes é a melhor escolha, uma vez que ela não só é uma opção simples e intuitiva, como também consegue oferecer um suporte mais do que suficiente. Assim, resultando em organização e qualidade de atendimento.
Planilha de controle de atendimento ao cliente, o que é?
Certo, já sabemos que fazer uso de uma planilha de atendimento ao cliente é a alternativa mais inteligente para otimizar e compreender o processo de relacionamento com o cliente. Agora é hora de explicarmos o que é, de fato, essa planilha no contexto corporativo.
A planilha de atendimento ao cliente é um recurso eletrônico que, quando adaptado a um determinado negócio, oferece suporte e gestão de relacionamento com o cliente. Bem como, dos meios de atendimento e comunicação interligados. Dessa forma, permitindo a realização de cálculos, criação de tabelas e estudo de dados.
Como fazer planilha de controle de atendimento ao cliente?
De maneira bastante objetiva, entende-se que para fazer uma planilha de controle de atendimento ao cliente é preciso, inicialmente, dividi-la em duas esferas:
Informações gerais da empresa
Nesta esfera, temos informações institucionais, ou seja, da empresa:
- o nome;
- razão social;
- endereço;
- segmento;
- e informações de contato.
Essa parte é importante principalmente na hora em que se precisa de informações rápidas sobre a empresa. Seja para criar um documento, ou para passar os dados por alguma questão burocrática.
Informações do cliente
Aqui, precisamos de informações do cliente. Nessa construção, há mais detalhes, já que se deve considerar:
- seu nome;
- área profissional;
- cargo;
- dados de contato;
- produtos já contratados;
- e data das compras já efetuadas.
Essa parte exige o máximo de cuidado e atenção, uma vez que os dados presentes nela devem estar organizados de maneira prática e rápida para quem os busca.
Depois, seguimos para a parte dos registros. Aqui é importante criar uma localização para dados do atendimento em si, como:
- o nome do funcionário que prestou o serviço;
- data e hora em que ocorreu o chamado;
- nome de quem solicitou aquele atendimento;
- o meio de comunicação pelo qual se deu o contato;
- status, entre outros.
Além disso, a empresa deve prezar pela organização das informações desses registros, criando listas e categorias para cada tipo de solicitação de contato. Assim, o gestor terá uma noção muito mais clara de como anda a comunicação daquela empresa. Além disso, conseguirá instruir os colaboradores a desenvolver uma escuta ativa, além de um diálogo articulado com cada tipo de cliente.
Um artifício que pode ajudar bastante na hora de criar a planilha de controle é adotar um checklist. Isso pode funcionar como uma memorização extra para a equipe de atendimento, já que indica cada detalhe do controle que deve ser seguido dentro da planilha. Assim, evitando possíveis erros e garantindo a qualidade do atendimento.
Dessa forma, basta que o funcionário siga o passo a passo indicado pelo checklist de controle para executar a tarefa corretamente.
Planilha de controle de atendimento ao cliente, modelo
Conhecendo essas técnicas fica mais fácil otimizar e inovar no atendimento da sua empresa, não é mesmo? Vale lembrar que, por vezes, as dicas destacadas aqui necessitam de adaptação ao serem implementadas de forma definitiva em uma empresa. Assim, as formas de controle devem ser observadas e analisadas de forma minuciosa.
Agora, a fim de ajudá-lo para que você e sua equipe obtenham êxito e bons resultados com o controle de atendimento, reduzindo operações cansativas e colecionando clientes satisfeitos, reunimos abaixo alguns tipos de ideias de planilhas que podem ser muito úteis e ágeis para o processo de atendimento. Confira:
Modelo Controle
Nesse modelo, aconselhamos que haja itens como:
- Data;
- Nome do cliente;
- Funcionário responsável;
- Telefone;
- Item de cobrança (como boletos, cartões);
- Valor;
- Contato realizado (colocar opções “sim” e “não”);
- Item recebido: aqui você indica se o item foi recebido pelo cliente ou não.
Enfim, por último, é sempre interessante deixar um campo com o item “Observações” ou “Comentários”. Pois, cada contato é único e personalizado. Além disso, é importante para o controle de atendimento ao cliente que haja os comentários feitos pelos clientes. Lembrando, claro, que você pode adaptar esse modelo conforme as características da sua empresa, produto ou serviço.
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