No artigo de hoje quero falar sobre como digitalizar documentos pessoais.

Nossa vida anda cada vez mais corrida, são inúmeras as tarefas no cotidiano, e o esquecimento acaba sendo algo rotineiro para muitos. Esquecermos onde guardamos nossos documentos pessoais, nossos compromissos e principalmente os arquivos e informações que recebemos de diferentes fontes (email, whatsapp, pen drive, etc).

Uma ótima solução que me ajudou a ter mais agilidade foi guardar praticamente todas as informações no Evernote.

O Evernote é um ótimo app pois suporta diferentes tipos de arquivos. Tudo fica salvo em notas facilitando a consulta e principalmente a organização. Eu gosto muito de classificar as informações por projetos, assim em uma simples busca pelo nome do projeto, encontro em segundos tudo relacionado (emails, arquivos, atas, anotações, etc).

Mostro em detalhes nesse artigo como usar o Evernote para Gerenciar Projetos.

Atualmente tenho digitalizado no meu Evernote praticamente todos os documentos pessoais (CNH, passaporte, reservista, título de eleitor, carteira do convênio, etc).

Você talvez nunca tenha pensado nisso, mas a simples digitalização e armazenamento dos documentos pessoais no Evernote pode te salvar de inúmeras situações de sufoco.

Isso mesmo, documentos de uso diário podem ficar armazenados no Evernote e estarem sempre acessíveis de qualquer dispositivo.

Mesmo sem uma conexão à Internet é possível acessá-los, para isso, basta colocar o caderno que armazenou os documentos em modo off-line (será necessário uma assinatura Evernote Plus ou Premium para ativar esse recurso).

 

Praticidade e facilidade em digitalizar documentos pessoais no Evernote

Você já lidou com a situação de chegar em um hospital ou à algum evento, e perceber que esqueceu um documento importante?

Bate aquele desespero e logo o estresse de pensar no transtorno que passará devido ao esquecimento do documento.

Agora imagine se toda essa preocupação sumir com a ajuda do Evernote.

Você só precisa abrir o aplicativo, clicar na caixa de pesquisa e digitar pelo tipo de documento. Por exemplo “cartão de assistência”, e em segundos você terá em suas mãos o documento desejado.

Digitalizar Documentos - Digitalizando a carteirinha do convênio médico
Digitalizar Documentos – Digitalizando a carteirinha do convênio médico

A mesma coisa serve para qualquer outro documento, caso queira procurar sua certidão de nascimento, basta procurar pelo nome.

Uma dica valiosa: você pode usar as etiquetas do Evernote para ajudar na organização dos documentos. Quando você utiliza as etiquetas, essas aparecerão no resultado nas buscas  facilitando muito o filtro de informações e ajudando a trazer o que necessita de forma assertiva.

Digitalizar Documentos - Digitalizando a certidão de nascimento dos filhos
Digitalizar Documentos – Digitalizando a certidão de nascimento dos filhos

Relembrando o processo para encontrar os documentos pessoais

  1. Abra o seu Evernote
  2. Clica na caixa de pesquisa ou no ícone de lupa para escrever o que deseja procurar
    1. Você pode se preferir, fazer uma busca por etiquetas também.
  3. Digite o nome do documento
  4. Pronto

E como digitalizar seus documentos pessoais?

Para digitalizar você vai utilizar a câmera do seu smartphone, basta criar uma nota, clicar no ícone da câmera e apontar para o documento desejado. O arquivo será capturado automaticamente para você. Você pode aprender a utilizar o scanner do Evernote neste artigo.

Depois que digitalizou, salve o documento em uma nota e adicione uma etiqueta.

Para facilitar, crie etiquetas com o nome do documento. Exemplo: “Certidão de Nascimento” ou “Título de Eleitor”

Enfim, as possibilidades para organizar as informações são imensas. Que tal organizar seus documentos importantes como: diplomas, certificados, documentos de compras, senhas, notas fiscais…

Nesse artigo descrevo como o Evernote é perfeito para salvar de apuros com a documentação do carro.

O mais interessante é que tudo estará disponível de qualquer dispositivo/computador com acesso à Internet.

 

Considerações Finais

Vale muito a pena usar a tecnologia para agilizar nossa rotina, ainda mais aplicado à situações práticas sem exigir muito esforço.

Nosso smartphone é um poderoso scanner, qualquer informação que deseje recuperar no futuro, pode ser capturado para o Evernote com a câmera.

Pare de se preocupar com documentos perdidos ou esquecidos, ou melhor, nunca mais seja pego desprevenido.

Qualquer dúvida, temos nossos contatos e ainda nosso canal para auxílio, baixe nosso ebook gratuito para aprender mais sobre o Evernote e não deixe de seguir as notificações para ter mais conhecimento dos próximos assuntos.

Veja o vídeo na prática do processo de digitalização e consulta de documentos pessoais.


Mauricio Aizawa
Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.