Projetos são importantes em todas as áreas da vida. Seja para comprar um carro novo, investir em uma casa ou expandir seu negócio. Para que você consiga realizar cada uma dessas coisas com perfeição e com a menor margem de erros possível, é necessário ter um plano, e assim entra a gestão de projetos. Quer saber mais sobre gestão de projetos, além de aprender como fazê-la da forma correta e conhecer as ferramentas de gestão de projetos? Continue a leitura!
O que é gestão de projetos e para que serve?
Em suma, os projetos servem para ajudar no alcance de objetivos. Afinal, se você tem a meta de fazer um intercâmbio, comprar uma casa ou, até mesmo, mudar o plano de marketing da sua empresa, por exemplo, é necessário planejamento e muita organização.
Um projeto pode ser definido como um esforço temporário direcionado para alcançar determinado objetivo. Assim, a gestão de projetos é o que direciona esse esforço e o tira do papel para realizá-lo no mundo real. Por fim, é, resumidamente, a estruturação do todo.
Entre os diversos benefícios da gestão de projetos, os principais são a economia de tempo e dinheiro. Pois, quando você se organiza para alcançar determinada meta, as chances de ultrapassar o orçamento ou estourar o prazo são muito menores. Afinal, todas as etapas estarão bem estruturadas, justamente para evitar esse tipo de imprevisto.
Outra vantagem da gestão de projetos são os resultados assertivos. Uma vez que você conhece o caminho até a linha de chegada, a chance de segurar o troféu é muito maior. Então, quando cada etapa do projeto é bem detalhada e o monitoramento é feito da maneira correta, a probabilidade de alcançar um resultado positivo que te satisfaça é muito grande.
Como fazer uma boa gestão de projetos?
Por isso, é preciso saber como fazer uma boa gestão de projetos, para que o objetivo não se perca no meio do caminho e o planejamento acabe se tornando uma perda de tempo. Para te ajudar a entender como funciona esse processo, primeiro iremos explicar o ciclo de vida de projetos. Após isso, algumas metodologias de gestão serão apresentadas.
Ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida de um projeto é composto por quatro etapas:
- iniciação;
- planejamento;
- gerenciamento;
- e conclusão.
Para que você consiga alcançar o objetivo desejado, é necessário passar por cada uma delas, dedicando a atenção que todas merecem.
Na etapa de iniciação, são reunidas todas as informações necessárias para iniciar o projeto, também são definidos os responsáveis por cada função, assim como é feito o levantamento de recursos, estabelecimento de prazos e definição dos resultados esperados.
A etapa de planejamento consiste em definir um cronograma para o projeto, analisar os recursos e estruturar as etapas do plano. Já a etapa de gerenciamento se resume em executar o que foi planejado, monitorar os resultados de curto prazo e, se for necessário, intervir para mudar o rumo das coisas.
Por fim, a etapa de conclusão se resume na análise da realização do projeto como um todo, a fim de verificar os erros e acertos para utilizar esse conhecimento em planos futuros. Além de seguir esses passos para gerenciar seu projeto, é necessário entender sobre e saber se organizar para conseguir atingir seu objetivo. Por isso, é interessante investir em um curso de organização pessoal.
Metodologias de gestão de projetos
Ainda, existem diversas metodologias de gestão para te ajudar a colocar em prática um projeto. Cada uma delas possui suas próprias características e podem funcionar bem ou mal, dependendo de como, por quem e com qual objetivo forem aplicadas. Algumas delas são:
- Scrum: direciona o foco para a realização de pequenas metas;
- Kanban: método de origem japonesa que trabalha com a utilização de post-its para indicar o andamento da produção;
- Agile: o projeto é dividido em etapas menores e são realizados os ajustes necessários conforme essas etapas vão chegando ao fim;
- TenStep: estabelece dez passos para a gestão de projetos;
- PERT: foca principalmente no tempo para a realização de cada tarefa.
5 ferramentas de gestão de projetos gratuitas
Agora que você já sabe o que é gestão de projetos e como fazê-la da forma correta, está na hora de conhecer algumas ferramentas gratuitas para te ajudar nisso. Confira, a seguir, a listagem e breve explicações de 5 delas.
1. Excel
O Excel não é uma ferramenta voltada para a gestão detalhada de projetos, por isso é indicado para pequenos projetos que não necessitam de tantos detalhes. Porém, uma grande vantagem do software é permitir a colaboração em tempo real de várias pessoas em uma mesma planilha.
2. Trello
O Trello é uma ferramenta bastante visual e que facilita a colaboração. Os principais diferenciais do software é permitir separar tarefas por colunas totalmente personalizáveis e fáceis de manipular, o que ajuda a visualização do progresso.
3. Runrun.it
Bastante similar ao Trello, o Runrun.it é uma ferramenta brasileira que possui uma versão gratuita limitada e chama muita atenção por conta de sua fácil usabilidade. Contudo, se você optar por aproveitar a gratuidade, terá que se contentar com apenas cinco usuários e o volume de tarefas reduzido.
O software funciona por meio de fichas que podem representar tarefas ou qualquer outra coisa, vai depender do seu modo de organização. Essas fichas têm a liberdade de se movimentar livremente entre as colunas que podem, por exemplo, servir como representação de status.
4. Asana
O Asana é um excelente software de gestão que oferece uma versão gratuita bastante completa. Por meio dele, é possível distribuir tarefas, alterar seus status e criar subtarefas. A ferramenta é tão interessante que acaba se tornando essencial para várias empresas.
5. Bitrix24
E, o último, mas não menos importante, software para gestão de projetos da lista é o Bitrix24. A ferramenta é gratuita para até 12 usuários e oferece diversas funções sem cobrar nada por elas. O Bitrix24 é muito completo e conta, inclusive, com ferramentas de RH, calendários, gestão de documentos e mensagens.
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