O bom gerenciamento de projetos está naturalmente incluído no cotidiano de qualquer empresa ou instituição para que a mesma possa funcionar bem. É esse planejamento que será o responsável por garantir que as atividades e projetos funcionem da melhor forma possível, com poucas ou nenhuma falhas e com agilidade.
Seja no âmbito social, empresarial ou acadêmico, ter um bom gerenciamento de projetos é imprescindível para que as ideias possam sair do papel e se tornarem viáveis. Além disso, quando se tem um ambiente bem organizado, as metas ficam claras para a equipe, a comunicação melhora. E ainda, o desempenho pode ser mensurado para futuras análises.
É pensando nisso que separamos alguns pontos imprescindíveis para que a organização de projetos ocorra da melhor forma possível, considerando coisas como ciclo de vida de cada projeto, gerenciamento do escopo e funções da equipe.
O que é gerenciamento de projetos?
Mas, afinal, o que é gerenciamento de projetos?
A gestão ou gerenciamento de projetos serve para tornar todo o processo de tirar uma ideia do papel ou realizar certas ações de maneira segura, rápida e eficiente. Basicamente, tudo se resume em organizar as coisas de uma maneira que seja possível o planejamento, monitoramento e finalização de um projeto de forma organizada.
Portanto, a gerência de projetos serve para auxiliar sua empresa de forma geral, seja na comunicação interna como na entrega de produtos de boa qualidade.
Vale ressaltar que quanto mais organizada são as partes de um negócio, menor será o espaço de tempo em que o estabelecimento pode entregar um produto de qualidade. Dessa forma, otimizando toda a operação apenas com o gerenciamento de projetos.
Vale ressaltar que muitas vezes confundem o gerenciamento de projetos com o projeto em si, que são duas coisas totalmente diferentes. O gerenciamento diz respeito mais à realização e controle do projeto. Já o projeto em si, tem a ver com a ideia que a empresa deseja ser atingir por meio de um bom gerenciamento.
Por que o gerenciamento de projetos é importante?
Tirar um projeto do papel não é algo simples, é necessário muita organização, análise e planejamento. É nesse sentido que o gerenciamento de projetos se faz tão importante, ele permite que as ideias fiquem mais claras e você tenha maior compreensão do que está fazendo.
Outro ponto importante já levantado aqui é a questão do tempo, em um mundo polarizado onde as inovações surgem cada vez mais rápido, é imprescindível ter uma empresa que entregue projetos nessa mesma velocidade. Para conseguir qualidade em um tempo recorde, será necessário o famoso gerenciamento de projetos.
De forma geral, o gerenciamento de projetos é importante pois ele é aquele tempo que você dedica para focar em uma ideia, seja ela artística, empresarial ou de cunho social. No fim, o que importa é que ela tenha um inicio, meio, fim e gere um bom resultado.
O que é preciso para um bom gerenciamento de projetos?
A primeira coisa que é necessário ter em mente ao dar início a um projeto é que todo gerenciamento de projetos tem um ciclo de vida, isso basicamente significa que eles são temporários.
Este ciclo irá consiste na separação da gestão do projeto em etapas menores, permitindo uma melhor definição de qual será o ponto de partida e o final, gerando essa característica transitória de um ciclo.
Esse ciclo de gestão de projetos é dividido em 4 partes e são como fases, estações que se complementam e guiam as principais tomadas de decisão dos gestores :
Fase inicial
É nesse momento em que o projeto começa a ser definido e caminhos são traçados, são determinados os motivos objetivos, e todas as questões iniciais que darão a cara para o projeto poder evoluir.
Aqui serão analisadas as primeiras possibilidades e restrições, o que é viável ou não de ser incorporado, o que poderia entrar em um suposto orçamento, quais serão os investimentos necessários em cada parte.
Na etapa inicial é de extrema importância a comunicação entre a equipe e até com potenciais consumidores, para que se possa traçar um filtro do que realmente chamaria atenção, é uma necessidade e potenciais clientes. Tudo isso para que o resultado final seja atraente e desejável.
Organização e preparo
Já na segunda fase do gerenciamento de projetos é necessário coletar o máximo de informações possíveis, estipular de fato os gastos e elaborar planos e cronogramas que indiquem quem vai atuar em cada setor e quando.
Aqui será naturalmente necessário uma equipe um pouco maior trabalhando junto com o gestor, uma vez que será necessário realizar cálculos de custo, documentação, definir os materiais aos quais serão trabalhados e por fim os equipamentos necessários para fazer a operação funcionar como desejado.
Execução e monitoramento
Agora que tudo já foi planejado e devidamente calculado, está na hora de colocar o projeto de fato em ação. Mas não pense que porque ele começou o gerenciamento de projetos também acabou ! O monitoramento deve ser minuciosamente realizado.
Esse é o momento onde deve-se administrar a maior quantidade de problemas. Afinal, imprevistos podem e geralmente acontecem, portanto, a equipe precisa estar preparada.
Dentre os imprevistos que só podemos ter noção ao colocar um projeto em prática podemos citar:
- Repentina diminuição de produção
- Falta de material
- Problemas com o orçamento
- Problemas com a equipe
Quando os imprevistos acontecem, é necessário mais uma vez se juntar e analisar que partes precisam ser reconfiguradas.
Encerramento
Após conquistado o êxodo nas fases anteriores, o projeto pode finalmente caminhar para sua linha de chegada. Nesse momento, o projeto vira produto que é finalmente entregue ao consumidor final. E, assim, é possível pontuar as lições aprendidas.
Esse último apontamento dos erros e acertos é extremamente importante para que a equipe possa evoluir de fato e ganhar mais experiência prática, com o intuito que os próximos projetos saiam cada vez mais próximos do desejado de maneira mais rápida.
3 dicas para melhorar a gestão de projetos da sua empresa
1. Foque na organização
O ponto principal para um gerenciamento de projetos eficiente é ter organização. Sem ela, você não consegue pensar no projeto de forma apropriada.
Portanto, mantenha sempre rigorosidade quanto a organização interna de seu projeto, independente em que fase do gerenciamento o trabalho esteja.
2. Equipe
Invista em uma equipe que tenha o perfil para atuar dentro de seu projeto. Dessa maneira, a comunicação ocorre de uma forma mais eficiente, todos conseguem ter uma visão clara de onde querem chegar e novas ideias e opções acabam consequentemente surgindo, uma vez que todos estão engajados.
3. Comunicação
Por fim, a comunicação é sempre necessária independente do estágio ao qual o projeto se encontra. O monitoramento deve sempre estar acontecendo e os feedbacks são sempre muito bem vindos. As considerações ao final do ciclo também acabam sendo uma das mais importantes pois é ali que aquela equipe vai crescer tanto individualmente como um grupo, realizando projetos cada vez melhores e mais precisos.
Agora cabe a você começar a investir e aplicar todas as dicas acima sobre gerenciamento de projetos no seu próprio negócio!
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