A execução de um projeto requer a realização de diversas ações que assegurem o resultado esperado. Seja dentro de uma organização, empresa ou até mesmo para a realização de um projeto pessoal, é necessário buscar o planejamento. Nessa hora, surge a gestão de projetos, que torna possível coordenar as ações e o engajamento do pessoal envolvido na execução delas, assim, permitindo a otimização dos processos. Então, fique com a gente, pois vamos explicar tudo sobre gestão por processos. E anda, sobre gestão inteligente e como essas ferramentas podem ser úteis para sua empresa.
O que é gestão de projetos?
Em resumo, a gestão de projetos é um conjunto de práticas e competências aplicadas no planejamento, execução, monitoramento e controle de projetos. Ela exige a esquematização de informações, como a organização dos recursos para o projeto, quer sejam financeiros, humanos ou materiais. Além disso, ela trabalha com:
- a montagem do cronograma e do registro dos custos;
- o monitoramento de possíveis riscos inerentes ao projeto;
- além de outros dados relevantes na elaboração do mesmo.
Com todo esse arsenal de informações, é possível assegurar a entrega de um resultado que atenda às necessidades e expectativas expostas pelo cliente do projeto. Além de coordenar a realização das tarefas da melhor maneira possível, reconhecendo e superando gargalos. Em suma, é uma gestão inteligente dos recursos empregados na realização de um projeto para assim concretizá-lo.
Diferença entre projeto e processo
Costumamos utilizar os termos projeto e processo como sinônimos no nosso cotidiano. Contudo, essas palavras guardam significados diferentes e, para melhor entendimento sobre a gestão de projetos, é interessante diferenciá-los. Então, confira:
- Projeto: possui um tempo determinado, um resultado exclusivo e é fruto de um trabalho inédito. Podemos citar como exemplo a criação de uma nova linha de produtos. Ou seja, é uma ação que tem um tempo pré-definido, seu resultado será único, assim como o trabalho para concretizá-lo.
- Processo: possui um tempo indeterminado, um resultado padrão e é fruto do trabalho repetitivo. Podemos citar como exemplo a manutenção de equipamentos. É uma ação que é contínua, possui um resultado esperado e o trabalho para concretizá-lo é frequente.
Gestão de projetos é diferente de gestão por processos
Ainda que compartilhem similaridades entre si, a gestão de projetos é diferente da gestão de processos. Ambas são extremamente importantes para as empresas e para a geração de resultados positivos dessas. Contudo, devem ser entendidas como ações dotadas de particularidades.
A gestão de projetos por natureza é pautada na exclusividade. Portanto, todo o planejamento e controle é pensado e executado para um único produto. As análises e otimizações também recaem apenas sobre o resultado específico, ignoram outros projetos. Ademais, esse tipo de gestão possui tempo definido.
Já a gestão por processos visa a análise e otimização de processos comuns na produção de uma organização. Dessa forma, o planejamento e o controle recai sobre determinada etapa do processo, e não apenas em um produto. O que permite encontrar gargalos em toda a empresa.
Por que fazer a gestão de projetos?
Controle do orçamento
Em primeiro lugar, uma das práticas da gestão de projetos é justamente analisar o cumprimento do orçamento planejado. Esse tipo de ação, além de manter os custos dentro do previsto, pode identificar oportunidades de redução de gastos, por exemplo.
Otimização do cronograma
Em segundo lugar, existe uma previsão de conclusão para todos os projetos. No entanto, se o cronograma original não for observado, o projeto pode atrasar.
Uma das práticas de gestão de projetos é o controle do cronograma, identificando discrepâncias no prazo estimado e possibilitando a otimização de recursos para a completa conclusão do projeto.
Resultados que atendem as expectativas
A gestão de projetos atenta-se também em analisar as expectativas sobre o produto em elaboração. Dessa forma, é possível produzir um resultado mais assertivo e satisfatório para os clientes.
Diminuição dos riscos
Como você já deve ter percebido, a gestão de projetos faz um mapeamento de todas as ações para a concretização da entrega de um produto. Dessa forma, fica mais fácil identificar as ameaças para a realização do projeto para planejar uma resposta rápida e eficaz.
Engajamento da equipe
Com as informações mais relevantes para a construção de um projeto esquematizadas, fica mais fácil para todos os envolvidos saberem quais são suas responsabilidades. A confiança gerada pelo compartilhamento das ações, ajuda a motivar a equipe.
Clientes satisfeitos
Por fim, com uma maior organização e controle no processo de construção e viabilização de projetos, é possível atingir um grau maior de satisfação dos clientes. Afinal, os produtos serão direcionados para solucionar as necessidades expostas por eles.
Como fazer gestão de projetos: as 5 etapas
Existem vários métodos que podem ser utilizadas para a gestão de projetos. Aqui, usaremos a estrutura básica de etapas proposta pelo livro da Project Management Institute, “Project Management Body of Knowledge”, conhecido pela sigla PMBOK. Estas são as 5 etapas previstas no livro:
1. Iniciação
É a primeira etapa, em que são analisadas as principais informações sobre o projeto. Esse apanhado geral inclui os objetivos, a viabilidade, além de outros dados relevantes. Assim que tudo for definido, formula-se o “Termo de Abertura do Projeto”. É na iniciação que se respondem perguntas como:
- Qual o problema que o projeto se propõe a resolver?
- Quais os objetivos estratégicos do mesmo?
- Quais os requisitos básicos dele?
- Qual é o seu ROI?
- O que não fará parte do escopo do projeto?
2. Planejamento
Essa é uma etapa que serve como base, já que ela direciona a correta execução das ações necessárias para a concretização dos resultados esperados. Ignorar esse passo pode comprometer todo o projeto e gerar atraso nos prazos. E você não quer isso, não é mesmo?
No planejamento, busca-se definir os seguintes tópicos:
- O escopo do projeto;
- O cronograma do mesmo;
- O levantamento dos custos e riscos;
- Bem como o plano de comunicação.
3. Execução
Em terceiro lugar, esta é a etapa “mão na massa”. Nela, você irá colocar em prática as tarefas que você planejou nas etapas anteriores. Para que tudo ocorra como o previsto, é necessário que todas as partes se comuniquem e tenham transparência na realização das suas ações. Nessa etapa deve-se:
- Gerenciar os recursos e aquisições, para que tudo fique dentro do previsto;
- Alinhar as diversas partes envolvidas na construção do produto;
- Garantir a qualidade do produto que está sendo produzido.
4. Monitoramento e controle
A etapa de monitoramento e controle é simultânea à execução. Ou seja, ambas devem ser realizadas juntas. Esse passo da gestão de projetos consiste em lidar com os possíveis desvios que podem surgir durante a construção do produto, por meio da análise dos indicadores e a comparação com o planejamento. Nessa etapa deve-se:
- Antecipar e minimizar os desvios no projeto;
- Monitorar a produtividade da equipe;
- Reconhecer gargalos ao longo do planejamento;
- Além disso, oferecer soluções.
5. Encerramento
Essa é a última etapa da gestão de projetos e consiste na entrega formal do projeto construído. Mas não é só isso, é momento de colher feedbacks da sua equipe e dos seus clientes. Dessa forma, você consegue utilizar as lições que aprendeu em futuros projetos. É muito importante não ignorar essa etapa, pois ela é tão importante quanto todas as demais.
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