Manter a organização e a otimização de projetos da sua empresa pode até parecer algo fácil, mas não é tão simples quanto parece. Muitas vezes, a correria do dia a dia e a falta de um planejamento adequado, por exemplo, contribuem para a má gestão por processos. Contudo, não se preocupe! Pois, é possível utilizar algumas estratégias e adquirir novos hábitos para obter uma gestão inteligente. Confira abaixo quatro dicas para fazer isso de forma prática e eficiente!
Otimização de projetos
Para uma empresa funcionar bem e crescer no mercado, é essencial que todos os setores trabalhem em prol de um mesmo objetivo. É para isso que existe a organização por processos. Isto é, para garantir o funcionamento efetivo de uma marca. Como isso é possível? Vejamos, a seguir!
O que é organização por processos?
Em resumo, a organização por processos é a interação entre todos os setores e etapas de uma empresa. Para ser bem-sucedida, é fundamental que todas as áreas de um negócio funcionem de forma conjunta e com um objetivo em comum. Dessa forma, é possível:
- verificar o desempenho de cada projeto;
- controlar o que for necessário;
- bem como melhorar o que não deu certo.
Esse conceito permite bons resultados e facilita o desenvolvimento de novas estratégias de atuação na sua empresa.
Gestão de processos X Gestão por processos
Apesar de parecerem sinônimos, gestão de processos e gestão por processos têm significados distintos em termos técnicos. De acordo com José Osvaldo de Sordi, em sua obra Gestão por processos: uma abordagem da moderna administração (2014):
“embora haja alguns pontos em comum, são objetos diferentes: a gestão de processos se apresenta como uma abrangência muito reduzida em comparação à gestão por processos; esta, uma abordagem administrativa, aquela, um estilo de organização e gerenciamento da operação de empresas”.
Tendo feita essa distinção, e hora de conferir as 4 dicas de otimização de projetos que preparamos para você. Confira a seguir:
4 dicas de otimização de projetos
O organograma de uma empresa pode oferecer diferentes formas de otimizar projetos por meio de gestão por processos. Contudo, há quatro tipos básicos e recorrentes na maioria dos casos. São eles:
- mapeamento;
- tempo;
- melhoria contínua;
- e qualidade.
Confira cada um deles com mais detalhes a seguir:
1. Faça um mapeamento dos processos da sua empresa
Essa etapa é fundamental para compreender o processo produtivo da sua empresa com profundidade. O mapeamento de processos facilita a compreensão de cada etapa do projeto. Bem como, identifica o que agrega valor ao negócio e o que pode ser descartado ou menos prioritário. Além disso, caso algo não esteja sendo desempenhado de forma adequada, com o mapeamento será possível verificar e fazer os ajustes necessários. Para facilitar sua aplicação, é importante manter quatro pontos principais nessa função. Isto é, algo similar a um fluxograma:
- Fronteiras do processo (as etapas iniciais);
- As etapas de cada processo;
- Ponto de decisão (ou delimitação);
- Fronteiras do processo (as etapas finais).
2. Gerencie o tempo para a otimização de projetos
Em segundo lugar, a gestão do tempo é um ponto-chave para manter um bom desempenho da gestão de uma empresa. Além disso, esse tópico é importante em termos individuais também. Isto é, se cada colaborador souber planejar suas atividades e dispor de tempo para cada tarefa, todos os processos de um negócio irão fluir com a ajuda de todos. Nesse caso, o curso de organização pessoal, da Organize na Prática, é uma excelente opção para quem deseja organizar a vida e fazer o tempo render até 2x mais. Ademais, gerenciar o tempo é ótimo para a otimização de projetos. Pois, auxilia o controle das tarefas, alcança as metas com mais segurança e precisão. Além, é claro, de melhorar o desempenho da equipe.
3. Elabore melhorias contínuas para uma gestão inteligente
O conceito de melhoria contínua caracteriza-se num processo cíclico. Dessa forma, sugere novas mudanças e aperfeiçoamentos a cada oportunidade. Além do mais, como o próprio nome indica, é feita periodicamente a fim de trazer melhores resultados constantemente. Essa etapa é válida para todos, desde os colaboradores até os gestores, pois as modificações são feitas tanto na gestão por processos da empresa quanto na cultura local.
4. Garanta a qualidade em todas etapas
Não importa a área de atuação ou o objetivo de um negócio, a qualidade é um aspecto fundamental para alcançar o sucesso. Nesse caso, manter uma gestão inteligente facilita a otimização de projetos e funcionamento da empresa. Para conservar o padrão de qualidade, é possível utilizar o Procedimento Operacional Padrão (POP), a fim de garantir a manutenção do produto ou serviço, além de estabelecer um nível ideal.
Tipos de processos organizacionais
Para manter a organização da empresa e a gestão por processos, é importante distinguir os três tipos principais de processos organizacionais:
Processos primários
Conhecido também como processos finalísticos. Os processos primários representam aqueles que geram um determinado produto ou serviço para o público de fora – persona e cliente. Essa etapa delimita a área de atuação e qual é a atividade principal do negócio.
Processos de apoio
Nessa fase, o objetivo dos processos de apoio é oferecer auxílio ao processo primário a fim de fortalecer a atuação da empresa. Por esse motivo, não tem ligação direta com o público de fora. Mas, com o gerenciamento interno.
Processos gerenciais
Ligados diretamente à gestão estratégica da empresa, os processos gerenciais são um complemento para as duas etapas anteriores a fim de monitorar e melhorar cada uma. São eles que tornam a sua empresa eficiente e mantêm o andamento dos projetos.
Organização e gestão por processos
A organização e gestão inteligente é fundamental para a otimização de projetos. Pois:
- diminui os desperdícios da empresa;
- reduz custos;
- padroniza os produtos ou serviços;
- integra os departamentos;
- além disso, melhora as estratégias de atuação.
Para aplicar bem cada uma dessas etapas, a Organize na Prática oferece um curso de organização de processos. Nesse curso você vai aprender as ferramentas ágeis para melhorar resultados. E também obter controles eficientes nas tarefas do seu dia a dia.
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