A organização de projetos é fundamental para que a companhia mantenha o foco nas suas metas e objetivos. Após definir a visão, missão e valores ideais para o planejamento das tarefas da empresa no mercado, ou seja, as estratégias que a empresa irá adotar para se destacar no segmento, esses aspectos serão as bases para a formulação da estrutura.
Desse modo, entenda melhor como funciona a organização de projetos e quais as vantagens que essa ferramenta pode oferecer para a sua organização. Além disso, confira 3 dicas para uma gestão mais organizada. E ainda, saiba como aplicar essa organização e planejamento no seu projeto. Boa leitura!
Para que serve a gestão de projetos?
Em suma, o organizador de projetos define-se como aplicação de técnicas, habilidades e conhecimentos, para que o serviço ou produto tenha sucesso. Ou seja, o planejamento dessas tarefas contribui para que os objetivos sejam alcançados. Nesse sentido, a gestão visa garantir que as metas atingidas sejam satisfatórias para a organização, assim como a relação dos custos e prazos estabelecidos, quanto para o consumidor final.
A organização e desenvolvimento de projetos contribui para o alcance do planejamento, de maneira ordenada e com estabelecimento de limites. Por isso, acompanha o foco e permite a programação prévia das ações. Sendo assim, o processo é dividido em dez áreas:
- Integração;
- Escopo;
- Custos;
- Qualidade;
- Aquisições;
- Recursos humanos;
- Comunicações;
- Risco;
- Tempo e;
- Partes interessadas.
Desse modo, a integração desses departamentos possibilita o planejamento, organização, monitoramento e controle dessas tarefas. Assim, cada vez mais empresas investem, treinam seus colaboradores e incentivam a participação em eventos e especializações do segmento.
Portanto, mais que um diferencial no mercado competitivo, a gestão eficiente torna a sua organização mais ágil, dinâmica e pronta para oferecer mais valores aos seus clientes.
Fluxo de trabalho: entenda a importância da organização dos projetos
A importância do gerenciamento de projetos nas organizações está na capacidade de auxiliar a retirada das ideias do papel. Assim, se a sua empresa possui tarefas que a equipe precisa realizar, softwares para desenvolver, ou até mesmo processos para padronizar, a gestão de projetos pode ser a estratégia ideal para o seu negócio – principalmente no quesito organização.
Organização e vida pessoal
Outra vantagem é que você pode usar esse método também na sua vida pessoal. Ou seja, para realizar aquela viagem que parece cara, a infiltração no teto que você não resolveu, ou outros problemas que vão surgindo ao longo do tempo. Em outras palavras, a estratégia pode ser utilizada de diversas maneiras. Portanto, não importa se é para uma equipe grande ou apenas para você, a gestão de projetos pode ser flexível.
Desse modo, a ideia é passar para o computador ou papel o objetivo que você deve alcançar. Assim, a gestão de projeto te ajuda na divisão das ações em tarefas menores, planejando os prazos e custos necessários. Por fim, após a realização de todos os procedimentos, é possível conquistar a sua meta.
No entanto, para alcançar a execução de maneira correta desse processo, são necessários alguns detalhes. Por exemplo, se você for começar do zero, pode parecer complicado. Mas, com o estabelecimento de todos os conceitos, suas tarefas ficarão bem mais simples de se concretizarem.
Necessidade de um responsável
Desse modo, gerenciar um projeto é se manter flexível e alerta para não perder o foco, organização e o controle para manter os objetivos. Assim como, não esquecer que existe um ponto central: todo projeto precisa de um gestor. Pois, é o principal elemento para ficar responsável por processar, unir informações e tomar as decisões. Por isso, é essencial que o gerente tenha uma boa comunicação com a sua equipe. Além disso, tenha a capacidade de tomar boas decisões – afinal, isso também contribuirá para a organização.
Trabalho em equipe
Outro ponto importante é o envolvimento de fornecedores, clientes e colaboradores de maneira que todos tenham a sensação de estarem fazendo parte do projeto. Afinal, se alguém não conseguir realizar a sua parte, é possível que a tarefa não tenha os resultados necessários.
Pensando nisso então, confira três dicas para fazer a organização da gestão de projetos e melhorar a organização interna do negócio.
3 dicas para organização da gestão de projetos
1. Fluxo de trabalho
Em primeiro lugar, desenvolver o fluxo de trabalho e torná-lo eficiente são os primeiros passos para a organização na gestão de projetos. Nesse sentido, somente com todos os procedimentos concluídos e registrados, é que os gestores podem orientar os seus colaboradores e a equipe sem perder a direção correta dos objetivos da empresa.
Essa estratégia é independente da área. Ou seja, mesmo que você esteja realizando a organização de projetos de arquitetura ou demais segmentos, o processo representa uma sistematização, visando a execução dos métodos, envolvendo alocação de recursos, atribuições das pessoas e outros fatores para o desenvolvimento e organização do projeto.
2. Planejamento
Antes de começar o projeto na prática, é necessário determinar quais serão os objetivos desse processo. Assim, fica mais fácil organizar o planejamento das tarefas. Desse modo, é nessa hora que você deve responder as perguntas:
- “como”;
- “onde”;
- “para quê” e;
- “para quem”.
Essas respostas você utilizará para determinar metas, custos e prazos.
Outro benefício da organização do planejamento, é ajudar no detalhamento dos passos. Ou seja, na divisão dos procedimentos para execução das tarefas e seleção dos responsáveis para cada atividade. Assim, quanto mais simples e direta, melhor para os colaboradores compreenderem o que precisam entregar e em quanto tempo. Sendo assim, a organização é mantida e nada sai do controle.
3. Cronograma
Por fim, o cronograma, ou agenda de tarefas, é uma excelente alternativa para aumentar a produtividade da equipe. Portanto, são parceiros dos gestores na gestão de tempo e alinhamento das demandas. Além disso, evitam perda dos prazos de entrega, permitindo melhores rendimentos dos colaboradores.
Em outras palavras, o cronograma de projetos é uma maneira eficiente para determinar quando a equipe deve iniciar ou finalizar as tarefas. Assim, você consegue cumprir as datas e evitar os atrasos e, como consequência, desenvolver melhor o seu projeto.
No roteiro de um vídeo, por exemplo, é necessário seguir alguns passos para conseguir concluir o produto. Como, por exemplo:
- anotar as ideias;
- pesquisar os termos relacionados ao assunto;
- coletar dados e informações;
- escrever as cenas e descrições;
- revisar;
- cortar;
- ordenar;
- bem como realizar alguns ajustes antes do lançamento da versão final do vídeo.
Após essas dicas, a organização de projetos pode ser realizada de maneira mais simples e prática. Dessa forma, visando aumentar a produtividade das tarefas na sua empresa. Para isso, é importante manter a equipe motivada para ir em busca dos objetivos estabelecidos.
E, além da organização de projetos, outros pontos essenciais são: o planejamento estratégico e a elaboração de um cronograma que possa ajudar no desenvolvimento das atividades da sua empresa.
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