O aumento na competitividade do mercado está obrigando as empresas a investirem em processos inovadores e cada vez mais eficientes. Sendo assim, a gestão de atividades ganhou espaço e tornou-se uma solução para organização das tarefas da companhia, simplificando os procedimentos existentes, realizando mais em menos tempo e conseguindo alcançar resultados satisfatórios. Desse modo, entenda melhor como funciona esse conceito e como essa estratégia de negócio pode agregar para a organização e eficiência da empresa. Boa leitura!
O que é gestão de atividades?
A gestão de atividades é um método baseado na organização, controle e distribuição de tarefas. Com isso, o gestor da equipe consegue analisar o que precisa ser feito e, dessa forma, destinar os materiais e recursos humanos necessários. Para, assim, manter o cumprimento das qualidades, quantidades e dos prazos estipulados, priorizando a organização dos departamentos.
Essa estratégia integra características de planejamento e execução, pois, além de pensar nas prioridades, o responsável participa coordenando, compartilhando e acompanhando as atividades, como também participa da divisão do trabalho. Por isso, a função é melhor exercida por líderes, porque a posição hierárquica pode não ser o suficiente para motivar os colaboradores nas atividades diárias, comprometendo, assim, a organização dos departamentos.
Gerenciador de atividades
Para compreender a importância de obter um gerenciador de atividades, é essencial analisar a interdependência de cada departamento do negócio, por exemplo, as tarefas do departamento “A” influenciam no dia a dia dos departamentos “B”, “C” e “D”, como também a mensuração dos resultados pode ser traduzida no desempenho da organização.
Se o time falha ao cumprir prazos e demandas ou separa funcionários pouco eficientes para a linha de montagem, esse processo impacta na carga de trabalho da área comercial. Isto é, o departamento terá que renegociar acordos e o saldo final da empresa poderá ser prejudicado.
Nesse sentido, além da importância central, é possível verificar outros benefícios em adotar um bom gerenciamento de atividades, como: organização do trabalho de maneira mais equilibrada, realização de tarefas prioritárias, facilidade no alcance das metas, melhor acompanhamento das atividades e aumento no número de tarefas cumpridas nas condições e prazo estipulado.
Por isso, o cuidado com esse gerenciamento deve ser uma preocupação de todos os funcionários da organização. Afinal, essa estratégia acontece em cada círculo de liderança da empresa, ou seja, do CEO (Diretor Executivo), que organiza as atividades para a sua equipe, aos pequenos grupos de funcionários designados para tarefas específicas.
No entanto, é comum as pessoas, que identificam esses métodos, ficarem com dúvidas sobre o que são ativos intangíveis dentro da gestão de serviço. Esses ativos, por sua vez, são produtos pertencentes a empresa, porém, não existem fisicamente, por exemplo, software, licenças, direitos autorais ou carteira de clientes.
Como fazer gestão de atividades?
Após entender a importância de gerenciar atividades, chegou a hora de entender como ativar o gerenciador de tarefas. Uma vez que esse processo funciona de maneira paralela às demais tarefas existentes na empresa. Em outras palavras, a partir da entrada de uma demanda (resolver problema, entregar pedido, fechar negócio) surge a necessidade de acompanhamento, organização e controle das tarefas que precisam ser feitas na companhia, para atingir essa demanda.
Portanto, embora seja aplicado em diversos momentos, é possível analisar algumas características que compõem esse processo:
- Priorização: o líder define o que pode ser destacado e a ordem de execução das atividades;
- Delegação: o gestor separa as tarefas e escolhe o colaborador mais indicado para a função, além de verificar os recursos necessários;
- Controle: os colaboradores acompanham o andamento das tarefas, verificando se as condições estão sendo cumpridas.
Assim, com a criação de um planejamento estratégico, os resultados serão mais positivos, pois, o líder irá precisar orientar sobre as informações mais urgentes e essenciais para cada situação da organização.
Como garantir a produtividade nas atividades?
É fundamental ter indivíduos qualificados para exercer as funções e garantir que o funcionário realize o melhor atendimento para a organização, portanto, não tenha medo de explorar as características essenciais para as eventuais oportunidades que surgirem, por exemplo, formação, comportamento adequado para a vaga e experiência.
Por isso, utilize estratégias do RH, o tempo necessário e os melhores métodos para encontrar o profissional mais adequado para a empresa. Além disso, investir em treinamento também é importante para os indicadores de produtividade, ajudando tanto nas atividades dos antigos colaboradores, quanto na dos atuais.
Outro ponto interessante é ter uma equipe atualizada, desenvolvida e inovadora para aumentar a eficiência na realização das tarefas, como também é preciso ter planejamento e execução das metas e objetivos. Nesse sentido, existem diversos outros aspectos que podem contribuir para o aumento da produtividade, como definição das responsabilidades, comunicação eficiente, organização do ambiente de trabalho, motivação dos colaboradores e revisão dos processos internos.
Investimentos em tecnologia também são essenciais, pois diminuem a burocracia e facilitam os processos, além de ajudar no gerenciamento de tempo e o estabelecimento de métricas de produtividade.
Como otimizar os processos da empresa e organizar as demandas?
Em primeiro lugar, é importante realizar o mapeamento das tarefas, verificando onde se inicia, os setores envolvidos, os resultados pretendidos e o objetivo final de cada etapa. Além disso, é essencial integrar os departamentos da organização em todo o processo.
A comunicação interna também é fundamental para o desenvolvimento do negócio, como também estimular o engajamento das equipes e implementar a transformação digital. Esse último é essencial para a simplificação das atividades, pois contribui para uma maior produtividade e melhor atendimento ao cliente.
3 erros para evitar na gestão de atividades no departamento
A seguir, listamos os principais erros na gestão de atividades:
1. Não delegar as tarefas
O gerenciador de tarefas deve escutar as sugestões dos colaboradores, porque elas encorajam a participação desses usuários no planejamento da empresa. Por isso, um bom gestor sabe ouvir a sua equipe, delegando tarefas que tenham relação com as habilidades dos funcionários.
2. Falta de recursos
A ausência de recursos pode causar erros na organização das atividades, sendo esses recursos materiais ou humanos. Em síntese, se a equipe não tem ferramentas para a realização das tarefas, será difícil realizar um atendimento eficiente.
3. Problemas de comunicação
Por fim, entre os erros mais comuns está a comunicação inadequada, ou seja, acontecem desentendimentos entre os colaboradores e eles não conseguem reportar de maneira adequada. Sendo assim, é papel do gerenciador de atividades amenizar a situação e promover harmonia entre as pessoas da empresa.
A gestão de atividades é importante para gerenciar tarefas, contribuindo para o aumento na produtividade dos colaboradores, organização da empresa e, consequentemente, em melhorias nos processos internos e no atendimento aos clientes.
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