Você sabe como funcionam os processos da sua empresa? Ou ainda, de que forma eles podem ser melhorados? Sem dúvidas, responder a essas questões é mais difícil do que você imagina. No entanto, todo esforço é válido quando você percebe os benefícios de um mapeamento empresarial bem feito. Pois, é essa ferramenta que irá contribuir para elevar o nível de eficiência dos processos da sua empresa.
Cada vez mais organizações em todo o mundo, independente do porte, buscam por uma maior eficiência na produção, e adotam mecanismos de gestão de processos. Nesse sentido, o mapeamento empresarial se mostra como a principal ferramenta para alcançar esse objetivo. Pensando nisso, preparamos esse material para te explicar o que é e como o mapeamento empresarial. E como essa ferramenta pode ajudar o seu negócio. Então, boa leitura!
Entenda o que é mapeamento empresarial
O mapeamento empresarial, ou mapeamento de processos, é uma ferramenta ideal para a sua empresa. Pois, permite padronizar o trabalho, e identificar as oportunidades de melhorias nos processos de negócio. Trata-se de uma ferramenta importante para transformar um processo. Isso porque permite o aprofundamento da mudança.
É esse mapeamento que irá ajudar as empresas a se tornarem mais eficientes e competitivas. Porém, ele é um desafio e tanto, porque depende muito da complexidade e das características de cada empresa, ou seja, não permite moldes ou receitas prontas para que funcione.
Vou simplificar! Em resumo, um processo significa tarefas contínuas que são realizadas em uma empresa, cujo objetivo é entregar um produto, certo? Geralmente, pequenos erros e falhas de execução em determinados processos podem impactar negativamente uma empresa. Mas, quando você tem todos os processos mapeados, fica muito mais fácil identificar os gargalos e promover melhorias. E é disso que se trata o mapeamento empresarial.
O mapeamento empresarial proporciona a identificação de uma sequência lógica das atividades que compõe um processo, bem como aspectos que interagem com o fluxo de trabalho. Por meio dessa otimização de processos é que é possível ter uma visão ampla e integrada sobre o seu negócio, e assim, um maior controle das etapas importantes que o constituem.
Objetivos do mapeamento empresarial
Essa prática permite que a sua equipe atinja diferentes objetivos, tais como:
- Compreender os processos, ou seja, como eles funcionam na prática.
- Melhorar os processos.
- Documentar e organizar os processos.
- Padronizar os processos. Assim, garantindo que as pessoas possam executar as atividades da melhor forma possível.
- E até transformar os processos, ao promover mudanças importantes, como forma de melhorar.
O mapeamento empresarial possui esses objetivos, pois, pretende responder às seguintes questões:
- Quais são os limites, as entradas e as atividades que compõem o processo?
- Quem é responsável pelo processo e quem participa do mesmo?
- Bem como quais são os recursos humanos, financeiros e materiais utilizados no processo?
- Por fim, quais são os resultados esperados, as principais dificuldades e os riscos associados?
Mapeamento empresarial: porque eu devo apostas nessa ferramenta para a minha empresa?
Como vimos, o mapeamento empresarial é uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas quando o intuito é o de melhorar e/ou transformar os processos.
Afinal, no mundo dos negócios, a agilidade ao cumprir prazos e a satisfação do cliente são características essenciais para o sucesso do negócio. Sendo assim, para que isso aconteça, o mapeamento é indispensável. Entenda a seguir os principais benefícios dessa ferramenta:
1. Identificar gargalos
Em resumo, um gargalo significa uma restrição de capacidade. Ou seja, refere-se a algum aspecto do processo que não está fluindo muito bem e, consequentemente, atrapalha ou prejudica as outras etapas.
A partir do mapeamento empresarial ou mapeamento de processos, fica muito mais fácil identificar onde estão esses gargalos e, posteriormente, promover melhorias para que aumente a performance dos processos.
2. Estabelecer funções
Essa ferramenta permite estruturar não só as atividades que precisam ser realizadas. Como também mostra quais pessoas fazem parte do processo e são responsáveis pelas atividades.
Dessa forma, as funções dentro de um processo ficam mais claras, o que é fundamental para que todos da equipe entendam como o seu trabalho impacta no trabalho dos colegas e nos resultados. Em outras palavras, o mapeamento favorece o trabalho em equipe.
3. Prever recursos necessários e estimar custos
A partir de um detalhamento do processo, a sua equipe consegue ter um controle maior sobre os recursos humanos, financeiros e materiais necessários, para que o processo consiga atingir as metas propostas pelo negócio. Isso irá evitar desperdícios e custos desnecessários.
Afinal, o mapeamento empresarial irá trazer visibilidade para as entradas e saídas do processo. Assim, garantindo que não haja um desequilíbrio em relação ao custo-benefício.
4. Padronizar as atividades e o trabalho
Em suma, a padronização de processos trata-se de uma implantação de normas para maximizar a eficiência das atividades de um processo. Um processo só irá atingir esse status de padronização quando as pessoas conseguem entender o que deve ser feito e como deve ser feito.
Sem o mapeamento empresarial, dificilmente a sua empresa irá conseguir fazer a padronização de processos.
5. Mensurar e controlar o desempenho do processo
Ao realizar o mapeamento empresarial, você poderá medir como está o andamento do processo, por meio de indicadores, comparações e resultados. Além disso, o mapeamento proporciona um aumento no controle sobre o processo, assim, garantindo uma maior qualidade na execução das tarefas.
Esse controle irá proporcionar maior previsibilidade dos resultados, e tornará o acompanhamento de metas e atividades mais simples, evitando terríveis surpresas ao final de um projeto ou até mesmo no fechamento do mês, por exemplo.
6. Otimizar os processos a partir do mapeamento empresarial
Por fim, a otimização de processos é um reflexo de todas as vantagens que o mapeamento empresarial pode proporcionar à sua empresa. Tal otimização aparece de diferentes formas:
- através da redução de custos;
- na melhora na gestão de processos;
- na redução de falhas;
- e até mesmo na identificação de inconsistências que prejudicam o desempenho e a produtividade.
Conclusão
Em conclusão, a partir desse conteúdo, foi possível perceber que quando um processo é devidamente mapeado. Isto é, quando a empresa estabelece um processo claro, fica muito mais fácil:
- implementar as melhorias;
- identificar quais são as falhas;
- bem como, em que momentos as atividades estão gerando prejuízo financeiro.
E só assim será possível atuar de forma mais assertiva e eficiente.
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Por fim, o que você achou desse conteúdo? Deixe nos comentários se você já utiliza essa ferramenta no seu negócio. E não se esqueça de compartilhar esse artigo com os seus amigos nas redes sociais.
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