O seu negócio possui um ciclo de melhoria contínua bem desenvolvido? É fato que a melhoria contínua é um assunto que vem despertando cada vez mais o interesse de organizações em todo o mundo. Principalmente devido ao aumento da competição no universo dos negócios, como foi analisado nas últimas décadas. Essa competição veio como consequência da globalização, das transformações digitais e das mudanças de comportamento do público consumidor.
Agora, você deve estar se perguntando o que é melhoria contínua exatamente, qual a importância do processo de melhoria contínua e quais são as etapas que permitem realizar os ciclos de melhorias contínuas. Continue a leitura e descubra tudo sobre esse universo e se sinta mais preparado para guiar sua empresa!
A meta de toda empresa, sem dúvidas, é conseguir atingir cada vez mais resultados positivos dentro de seus processos, certo? Por isso, o ciclo de melhoria contínua pode ser o método que vai te ajudar nisso.
Em resumo, pode-se dizer que essa modalidade consiste em colocar em prática diversas ações com o intuito de melhorar a qualidade dos produtos, dos serviços e dos processos internos de uma empresa de forma contínua e sem interrupções. Dessa maneira, o cliente recebe mais valor final e a empresa utiliza a menor quantidade possível de recursos.
Para esclarecer ainda mais, a definição do ciclo de melhoria contínua é um processo cíclico, com fases que sempre se repetem, a fim de sempre detectar e aplicar oportunidades de realizar um processo da cadeia produtiva de uma organização da maneira mais eficaz e eficiente possível, podendo assim entregar mais valor ao cliente final.
Por que implementar o ciclo de melhoria contínua?
Aplicar o ciclo de melhoria contínua de forma bem estruturada na sua empresa tem grande importância porque, a cada novo ciclo, se torna possível propor ajustes capazes de melhorar a qualidade de algum aspecto relevante do negócio.
Separamos alguns benefícios específicos ao implementar o ciclo de melhoria contínua:
- possuir maior controle sobre o trabalho das equipes;
- incentivar o aprendizado com erros passados;
- evitar falhas futuras;
- detectar e cortar gargalos;
- diminuir custos operacionais;
- estimular a inovação e a criatividade;
- impulsionar a produtividade;
- aumentar a competitividade da empresa.
Como o ciclo de melhoria contínua visa a qualidade do resultado final, a empresa consegue apresentar mais valor para os seus clientes, ganhando credibilidade e conquistando a preferência deles diante da concorrência.
As 4 etapas do ciclo de melhoria contínua
Depois de entender o que é o ciclo de melhoria contínua e porque esse processo é tão importante para uma empresa, chegou a hora de conhecer quais são as etapas fundamentais do ciclo de melhoria contínua.
A base dessas etapas vem a partir do Ciclo PDCA, uma metodologia bastante utilizada em empresas para o alcance de melhorias contínuas nas diferentes frentes de um negócio. O físico norte-americano Walter Andrew Shewhart foi o desenvolvedor desse método na década de 1920. Ele é composto por 4 etapas no geral e vamos conferir cada uma delas a seguir.
1. Planejar
Nessa etapa, busca-se detectar os pontos que você considera necessários para melhorar no seu produto, no seu serviço ou qualquer outro procedimento interno específico, em algum departamento ou equipe etc.
O foco aqui é desenvolver um plano de ação bem completo e detalhado. Isto é, onde as práticas a adotar, quem vai cuidar de cada área, os objetivos a alcançar, os prazos e os mecanismos para mensurar e acompanhar o desenvolvimento do ciclo devem ser bem especificados.
2. Fazer
Nessa segunda fase do ciclo de melhoria contínua, é momento de colocar a mão na massa, ou seja, deve-se implementar as ações definidas no planejamento. Aqui, todos os envolvidos devem estar devidamente alinhados e capacitados para realizarem suas determinadas funções e tarefas. Os colaboradores devem estar cientes de suas responsabilidades e prazos para que atinjam os resultados desejados.
3. Checar
A terceira etapa do ciclo de melhoria contínua consiste em checar o andamento das ações previstas no planejamento. A intenção dessa fase é conferir a execução do plano de ação de modo a garantir que tudo saia como esperado. Ainda, é justamente na checagem que são avaliados os resultados obtidos até o momento, a eficácia das ações e o que precisa de ajustes ao longo do caminho.
Depois de identificar os problemas existentes, é interessante investigar a causa-raiz deles, para que então possam ser eliminados e dar espaço para o avanço e melhorias desejadas. Normalmente, essas checagens são feitas com a ajuda de indicadores de desempenho.
4. Agir
Para encerrar as etapas do ciclo de melhoria contínua, agir é a próxima ação. Ou seja, nesse momento são tomadas as decisões de acordo com tudo o que foi avaliado na etapa de checagem. Inclusive, você já deve ter percebido a esse ponto que uma etapa depende da outra, por isso é essencial realizá-las com dedicação.
O objetivo dessa parte do processo é aplicar as correções necessárias e encontrar soluções dos problemas detectados. E, lembre-se, esse é um processo cíclico, portanto todas as etapas se repetem continuamente, gerando cada vez mais melhorias.
Confira dicas para que o ciclo de melhoria contínua seja eficiente na sua empresa
O ciclo de melhoria contínua precisa ser executado de maneira eficiente, para que realmente gere resultados. Depois de entender cada etapa do ciclo de melhoria contínua, pensamos em algumas dicas de metodologias para você implementar esse processo da melhor forma em sua empresa:
1. Compreenda a situação
Em primeiro lugar, conheça sua empresa e o que está acontecendo em todos os setores. A dica aqui é colocar todos os gestores para auxiliar nessa tarefa, pois eles conhecem todas as demandas mais urgentes de seus setores.
2. Prepare sua equipe
Em seguida, comunique e ofereça um bom treinamento para os colaboradores envolvidos no ciclo de melhoria contínua. É importante que cada profissional entenda o seu papel no planejamento. Além disso, desenvolva um cronograma de entregas para cada tarefa e solicite relatórios para análise de dados, assim fica mais fácil detectar ajustes necessários.
3. Seja um bom líder
Acompanhe de perto o que a empresa planejou e o que está sendo implantado. Afinal, um bom líder deve estar pronto profissionalmente para analisar corretamente os dados para comparar resultados e verificar se as metas foram alcançadas.
4. Use ferramentas
Para sempre buscar por novas oportunidades e tornar a empresa cada vez mais produtiva e competitiva, existem algumas ferramentas que podem te ajudar no ciclo de melhoria contínua. Confira:
- DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar);
- Diagrama de Processos (esquematiza visualmente todas as atividades que precisam ser executadas no processo);
- Kaizen (segue os princípios: colaboração de todos os envolvidos, transparência, eliminação de desperdícios, produzir mais com poucos recursos, foco no local onde o valor é gerado, aprender com a prática).
Por fim, agora você já entendeu tudo sobre o ciclo de melhoria contínua e já pode pensar em aprimorar o seu negócio. O ciclo de melhoria contínua é essencial para que se atendam as metas de uma organização. Quer aprender a se organizar ainda mais e ter ajuda com a otimização de processos, implementação de sistemas para rotinas eficientes e organizadas com a automatização? Então, conheça a Organize na Prática e não perca tempo!
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