Reuniões são ocasiões inevitáveis dentro de uma empresa. Esse é o momento principal no qual a equipe debate e alinha os problemas e situações da organização. Mas, muitos funcionários não gostam de participar de reuniões e o motivo disso pode estar diretamente relacionado à pauta de reunião (ou à falta dela).
Por conta de atrasos, assuntos desnecessários e falas repetitivas, a reunião se torna algo improdutivo, deixando os funcionários desmotivados, sem foco e se perguntando o que estão fazendo naquela sala.
Pensamentos como: “por que fui chamado para essa reunião” e o famoso, que até mesmo virou piada na internet, “essa reunião poderia ter sido apenas um e-mail” são muito recorrentes quando não se tem uma pauta bem estruturada.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
O que é uma pauta de reunião?
Sair de um compromisso como uma reunião com a sensação de que nada foi resolvido ou estabelecido, mesmo depois de todo o tempo que foi passado na conferência, pode desestimular seus colaboradores ainda mais, e essa é uma falha que pode ser evitada se a pauta da reunião for elaborada de uma melhor forma.
A pauta de uma reunião é como se fosse um roteiro do que deve ser seguido durante o evento. Ela captura os objetivos da equipe, pontos importantes que devem ser discutidos e itens de ação que devem ser distribuídos para uma futura reunião. Todos os assuntos importantes devem ser colocados na pauta e de forma ordenada, para possibilitar uma melhor organização entre os participantes.
Para que todos possam se organizar da melhor forma e alcançar melhores resultados, é de bom tom enviar a pauta e uma lista de convocação para todos os colaboradores antecipadamente, para que eles possam se preparar e conseguir cumprir com os itens de ação designados após o encontro.
Isso porque pode ser incômodo para alguém descobrir que há uma reunião em cima da hora, ficando sem tempo para analisar a pauta e se preparar, além de ter que balancear com suas outras obrigações de trabalho.
Informações essenciais
Ao elaborar uma pauta de reunião, você deve verificar se estão incluídas informações como o horário, local, tempo de duração, se a presença é obrigatória ou facultativa, se é necessário levar algum material complementar e se é preciso justificar a falta, caso não consiga estar presente no horário de início da reunião.
Em resumo, a pauta de reunião serve para que seja possível deixar claro qual o objetivo de todos os funcionários estarem presentes e para fazer uma reunião mais produtiva, sem durar mais do que o necessário, otimizando o tempo de todos, possibilitando que se organizem melhor e melhorando a produtividade como um todo.
Para que serve a pauta de reunião?
O momento no qual vivemos nos pede cada vez mais rapidez e produtividade no trabalho. A pauta serve para que seja possível enxergar os detalhes mais importantes de uma reunião, até mesmo se ela é necessária.
Manter seus funcionários engajados e motivados, não só durante o expediente, mas durante toda sua estadia na empresa pode ser desafiador, e um dos obstáculos existentes nessa tarefa é a frequência de reuniões sem uma pauta elaborada. Ao pensar que “essa reunião poderia ser um e-mail”, o colaborador claramente está desmotivado e pode ser que até esteja certo.
Ao elaborar corretamente uma pauta para uma reunião, você consegue evitar esse desânimo direcionado aos compromissos e consegue melhorar a comunicação e produtividade dentro das equipes, de modo benéfico para o ambiente de trabalho e imagem da empresa.
Qual a diferença entre pauta e ata de reunião?
Foi explicada a importância da pauta de reunião bem elaborada, sua capacidade de poupar tempo e como ela pode ajudar dentro da empresa. No entanto, uma dúvida que pode ter surgido durante a explicação é sobre qual a diferença entre a pauta de reunião e a ata de reunião. Apesar de parecidas, existem algumas diferenças entre a pauta e a ata que podemos apontar.
Quando falamos de ata, nos referimos a um documento (assim como a pauta) que tem em sua íntegra todas as informações consideradas importantes e outras coisas que podem ter ocorrido durante a reunião. A ata é feita no momento da reunião e não passa por modificações após seu término.
A pauta, por sua vez, é um documento de orientações que apresenta resumidamente todos os tópicos que a equipe irá debater na reunião e informações como data e horário, além da lista de convocados. A principal diferença entre a pauta e a ata é que a pauta é elaborada antes da reunião.
Como fazer uma pauta de reunião sem perder tempo?
O processo de elaboração da pauta de reunião pode tomar um pouco do seu tempo. Mas, ele é recompensado posteriormente. Quando feita corretamente e frequentemente, a pauta pode trazer os mais diversos benefícios para sua empresa.
Quer começar a elaborar uma pauta, mas não sabe como? Veja algumas dicas para que você possa aprender como fazer uma pauta de reunião:
Passo 1: Defina o formato
Em primeiro lugar, você deve decidir para a pauta qual é o formato de reunião que deseja. Será uma reunião de rotina? Uma reunião criativa, de brainstorming? A partir disso, será possível escolher os tópicos importantes e também os participantes.
Passo 2: Liste os assuntos
Nessa etapa da pauta, é necessário analisar quais os assuntos que são importantes e que a sua equipe precisa discutir nessa reunião e sua ordem de importância. Essa etapa é fundamental para que os participantes possam se interessar pela reunião. Também defina se serão necessários materiais extras, e se sim, quais são.
Passo 3: Determine um tempo de duração
Em terceiro lugar, seja honesto ao colocar o tempo de duração na pauta, dessa forma, todos os participantes poderão se organizar previamente. Separe bem o tempo que cada assunto tomará e priorize os mais importantes.
Passo 4: Fale antes com os participantes
Envie a pauta para os participantes com pelo menos um dia de antecedência. Assim, permitindo que cada um se organize da maneira que precisar, evitando inconveniências.
Passo 5: Peça ajuda
Por fim, você pode sempre pedir ajuda aos seus colaboradores durante a elaboração da pauta de reunião, assim todos poderão participar ativamente da escolha de assuntos para a discussão, podendo chegar a uma pauta de reunião pronta, feita com a colaboração de todos.
Gostou de aprender sobre pauta de reunião? Seguindo esses passos você fará um exemplo de pauta de reunião, de forma simples!
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