O controle de requisições e demandas não é uma tarefa simples. Assim, analisar os diversos dados e informações que chegam ao escritório exige a aplicação de algumas estratégias visando facilitar essa organização. Nesse sentido, a automação das atividades já está se tornando parte do dia a dia de muitas empresas. Então, está contribuindo para unificação dessas solicitações, aumento da produtividade, entre outras melhorias. Entenda agora sobre essas maneiras de controle. Boa leitura!
O que é uma gestão de demanda?
A gestão de demanda é o processo que visa à priorização, organização, controle e realização das atividades diárias da empresa. Desse modo, as demandas interagem com as questões internas da companhia, que acompanham a parte operacional dos procedimentos diários dos clientes e do mercado. Por exemplo, as decisões sobre modernização de uma ferramenta, novo treinamento comercial e contratação de colaboradores para a equipe de vendas são demandas internas da empresa.
Por outro lado, a capacidade de aumentar a produção, identificação de necessidades dos clientes e a criação de serviços e produtos são demandas externas. Assim, ao invés de receber uma surpresa com uma tarefa, a equipe de vendas consegue absorver essas requisições e demandas. Isto é, sem prejudicar a rotina de trabalho.
Controlador de demanda
O controlador de demanda é essencial para o crescimento empresarial. Isto porque ajuda no desenvolvimento de um planejamento de trabalho organizado, como evitar, por exemplo, situação em que é necessário mais tempo para a realização de determinada atividade que foi esquecida, portanto, tornou-se urgente.
Esses acontecimentos são gerados quando os responsáveis pelas equipes de vendas não planejam as requisições e demandas para o seu time. A longo prazo, esse erro estratégico pode levar à perda de excelentes colaboradores, prejudicando o rendimento da empresa.
Além disso, esses procedimentos conseguem cobrir as necessidades dos clientes internos e externos, portanto, a equipe apresenta um desempenho melhor, sem estresse por causa de demandas atrasadas e, consequentemente, produzindo mais qualidade. Esse cenário, ainda permite a organização e controle das requisições e demandas, antecipando esses processos para sua execução.
Com esse clima organizacional positivo, a empresa consegue tempo para se manter ativa e buscar inovações no mercado.
Assim, realizar a gestão de requisições e demandas oferece diversas vantagens, por exemplo:
- Melhora nas tomadas de decisão;
- Eliminação de erros no atendimento ao cliente;
- Menor ocorrência de retrabalhos;
- Tarefas cumpridas no prazo;
- Aumento na qualidade de execução das tarefas;
- Maior aproveitamento para o planejamento de estratégias inovadoras de vendas;
- Elevação da capacidade produtividade do time comercial;
- Satisfação do cliente e;
- Equipe mais integrada e colaborativa.
O que é uma requisição de serviço?
As requisições de serviço são solicitações realizadas por pessoas à organização ou central de serviços, por exemplo, recarga de cartuchos de tinta ou troca de senhas, essas demandas costumam ser simples e geralmente envolvem mudanças previamente autorizadas.
Por isso, é importante ter um processo de controle para lidar com requisições de serviço, pois ajudam para que essas solicitações não prejudiquem o gerenciamento dos incidentes e problemas. Desse modo, a automatização dessas requisições pode aumentar a satisfação dos usuários, liberando a central de serviços para focar mais no tratamento de incidentes na empresa.
Qual a utilidade da gestão de requisições e demandas?
A importância do processo de requisições está na organização e controle das demandas, ou seja, o objetivo desse método é desenvolver um canal de comunicação entre o colaborador e a central de serviço. Assim, nessa ferramenta é possível ter acesso aos catálogos de atendimento, visando conseguir informações mais detalhadas sobre as requisições.
Portanto, a central de serviços fornece dados sobre a disponibilidade de cada atendimento, como também indicam novos processos que podem ser úteis para a solução dos problemas do usuário. A inclusão de e-mail em uma lista de distribuição, por exemplo, é um dos exemplos de requisições disponíveis.
Em síntese, o gerenciamento de requisições consiste em certificar que as demandas solicitadas estão sendo executadas com eficiência, buscando maior satisfação dos colaboradores. No entanto, esse processo deve ser separado dos outros, como gestão de incidentes e gestão de eventos, porque a realização de maneira integrada dessas áreas pode causar impactos no negócio.
Além disso, como essas requisições são constantes, já devem ser feitos planejamento para criação de padrões que possam atender todas essas demandas.
Como fazer o controle de requisições e demandas?
1. Identifique as necessidades do negócio
Para melhor controle de demanda excel e organização das requisições é fundamental saber quais são as tarefas diárias da equipe, porém o recomendado é buscar a antecipação dessas tarefas. As ferramentas para previsão de tendências, são exemplos de gestão de demandas importantes para o sistema de vendas, assim, por meio dos feedbacks dos clientes, a empresa consegue verificar e analisar se as medidas adotadas estão sendo eficientes.
2. Use o fluxograma de processos
Uma maneira segura de eliminar esquecimentos e erros é o fluxograma de processos na organização e controle dessas atividades. Em outras palavras, esse processo consiste na representação visual dos procedimentos do trabalho. Desse modo, a equipe comercial, por exemplo, consegue determinar quanto tempo será necessário para retornar o contato com o cliente.
3. Liste tarefas por prioridade
Listar as tarefas por prioridade também é essencial para ajudar na empresa na organização e controle das requisições, além de saber como e quando executar as atividades. A lista compartilhada é outro exemplo, ou seja, realizar reuniões rápidas com a equipe diariamente para serem alinhados aos objetivos do dia.
Os benefícios do controle de requisições e demandas
São diversos os benefícios que a organização e o controle de requisições e demandas podem proporcionar para a empresa, como já citados no textos, algumas vantagens oferecidas por esse processo: melhora nas tomadas de decisão, eliminação de erros no atendimento ao cliente, menor ocorrência de retrabalhos, tarefas cumpridas no prazo, aumento na qualidade de execução das tarefas, maior aproveitamento para o planejamento de estratégias inovadoras de vendas, elevação da capacidade produtividade do time comercial, satisfação do cliente e equipe mais integrada e colaborativa.
Por outro lado, existem algumas desvantagens que devem ser informadas, como falta de flexibilidade dos gestores, determinação apertada para prazos, como também as falhas no planejamento podem gerar falta de engajamento da equipe.
Para alcançar resultados positivos com o controle de requisições e demandas é importante realizar pesquisas para verificar as necessidades da empresa, assim, facilita o desenvolvimento de treinamentos e estratégias para aperfeiçoamento da produtividade e qualidade dos colaboradores.
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