Com tantas obrigações e compromissos, sejam eles pessoais ou com o trabalho, a frase “não tenho tempo” tem se encaixado cada vez mais na rotina de várias pessoas. Mas, as ferramentas que melhoram a gestão de tempo chegaram para facilitar sua rotina.
Não ter tempo para algumas atividades se torna comum, quando você considera as responsabilidades do trabalho, pessoais ou até estudos. A sensação é de que as 24 horas existentes por dia, não são o suficiente para dar conta de todas as tarefas.
Sendo assim, para um maior controle sobre suas atividades, as ferramentas de gestão de tempo vieram para organizar sua vida de uma maneira mais prática. Ao longo da matéria, abordaremos o que é gestão de tempo, qual a importância da gestão de tempo. Além disso, quais são as ferramentas que prometem melhorar sua gestão de tempo. Continue lendo!
O que é a gestão de tempo?
A gestão de tempo é uma metodologia utilizada para a organização e planejamento de uma rotina atarefada. Trata-se de um processo de elaboração de um plano e execução do controle entre tempo e atividade. Ela possibilita uma melhor organização do seu tempo disponível, garantindo esforços mais eficientes e divisões de períodos mais convenientes.
Vale ressaltar que realizar a gestão de tempo, não significa trabalhar em dobro, mas sim aproveitar ao máximo sua disponibilidade, a fim de criar um ótimo desempenho em todas as etapas de uma rotina diária.
Ao colocar em prática as ferramentas da gestão de tempo (que citaremos mais para frente quais são), suas atividades poderão ser executadas em um curto espaço de tempo. Assim, elevando a produtividade e gestão do tempo, alcançando cada vez mais resultados melhores.
É importante ter em mente que algumas dessas ferramentas oferecem o suporte necessário durante esse período.
Qual a importância da gestão do tempo?
A gestão de tempo não possui uma área específica em que você pode aplicá-la, pois ela é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida. Ainda que seja mais comum existir esse acúmulo de tarefas durante o trabalho, essa preocupação também se aplica a uma rotina pessoal.
Só é possível aumentar sua produtividade e rendimento, com uma melhor administração do seu tempo – o que contribui para a elevação do bem-estar e garante uma proximidade com a paz.
Muitas das vezes, uma atividade pode levar o dia todo para ser cumprida, mas que só ocorreu pela falta de organização, distração ou imprevistos.
Com a gestão de tempo, você se compromete em realizar uma determinada atividade dentro de um prazo e se esforça para segui-lo. Isso garante o aumento de uma boa produtividade, à medida que sua mente compreende a prática como um hábito.
Em um campo corporativo, os benefícios da gestão de tempo podem ser sentidos através dos resultados da empresa, como no alcance de metas e a percepção de um clima organizacional mais leve. Com o auxílio das ferramentas de gestão de tempo, você consegue ter uma melhor percepção de como funcionam seus dias, ao invés de simplesmente deixá-los passar.
Assim, você modifica o que não está dando muito certo e encaixa as atividades que vão aparecendo ao longo do caminho. Essa organização te levará para cenários além da vida profissional – bem como a pessoal.
Quando o tempo aparece apertado e você não vê saída para organizar suas tarefas, a desmotivação aparece e se torna natural. A gestão de tempo mostra que é possível conciliar todas as atividades, tornando o desafio mais positivo.
Como melhorar minha gestão de tempo?
Confira algumas das principais ferramentas digitais para uma gestão de tempo eficiente, a fim de melhorar a rotina do seu trabalho:
1. Todoist
O Todoist serve para facilitar na montagem de uma lista com todas as tarefas do dia, para que você não deixe nenhuma de fora e dê a atenção necessária que elas merecem.
Em grandes projetos, é possível dividi-lo em menores atividades, avaliando o cumprimento ou não das metas e de seu desempenho.
2. Trello
Em segundo lugar, o Trello é uma plataforma em que você pode:
- listar todas as atividades;
- impor prazos;
- inserir imagens ou arquivos;
- criar lembretes;
- além disso, é possível até fazer comentários.
As tarefas podem ser organizadas em categorias, como “em andamento” ou “finalizadas”. Sua maior vantagem é que pode ser utilizado tanto sozinho, quanto em equipe.
3. Google Keep
Em seguida, temos o Google Keep, que funciona como um substituto dos post-its para as anotações. Isto é, ao invés de gastar tempo procurando uma folha, basta digitar e fixar onde quiser – sendo possível atribuir cores e criar notificações. Além disso, o app é intuitivo e muito fácil de usar, servindo a vários propósitos.
4. Rescue Time
Para acabar com a demora nas visitas pelas plataformas, redes sociais e páginas da internet, o Rescue Time monitora o tempo em que você passa em cada plataforma ou site, oferecendo um relatório completo. Assim, é possível se livrar das distrações e aumentar sua produtividade.
5. Método GTD
A metodologia Getting Things Done (GTD) é composta por cinco etapas que precisam ser adotadas em sua rotina, a fim de priorizar o planejamento de tarefas, sendo elas:
- Coleta: lista de tarefas a serem realizadas;
- Processamento: analisar e avaliar tarefas conforme suas demandas;
- Organização: organização das tarefas e definição dos prazos de conclusão, conforme suas prioridades;
- Execução: cumprir as atividades previstas;
- Revisão: revisão das estratégias adotadas para o aperfeiçoamento dos processos, quando necessários.
6. Gestão de tempo com Evernote
Em resumo, o Evernote é um aplicativo voltado para aumentar seu foco e rendimento, através do gerenciamento de projetos para a organização do seu trabalho. Ele funciona como um bloco de notas para registrar as tarefas em andamento, lembretes, checklists e até digitalizar documentos.
7. Toggl
Por fim, essa ferramenta é responsável por permitir o monitoramento do tempo e o rastreamento de serviços e relatórios através do site e aplicativos móveis. O Toggl possibilita a divisão e avaliação das horas, de acordo com as tarefas nas quais você manteve a dedicação.
Além de ser uma perspectiva mais visível em relação à gestão de tempo que cada tarefa leva a ser concluída, é possível monitorar o rendimento para quantificar os resultados do trabalho, de forma muito simples.
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