Existem muitas alternativas conhecidas sobre gestão de tempo e que auxiliam a organizar a vida. Uma delas é o método Kanban, originário do Japão e que apresenta uma estratégia de estoque para o planejamento de sua vida pessoal ou profissional. Esse é um sistema que tem o objetivo de aumentar a produção de empresas e gerar mais eficiência no trabalho. Sendo assim neste artigo, saiba como funciona o quadro Kanban e como ele pode ser útil para o seu negócio. Confira!
O que é o método Kanban
Criado pela Toyota em meados da década de 50, o método Kanban é um sistema de organização que envolve cartões coloridos para a sinalização visual das tarefas. Aliás, “kanban” pode ser traduzido do japonês como “cartão” ou “sinal”. Ele foi desenvolvido a fim de gerenciar os fluxos de processo de trabalho, utilizando marcações do tipo “realizado”, “a ser feito” e “em desenvolvimento”. Assim, as cores dos bilhetes eram atribuídas a cada tarefa e colocadas em uma coluna das marcações citadas.
Essa é uma técnica que se baseia na gestão visual dos cartões. Bem como, na disposição que eles têm em um quadro de tarefas, atrelando essas funções a um produto ou processo específico em uma empresa. Além disso, é possível realizar o quadro Kanban em um mural físico, com demarcações escritas e com o uso de post-it para sua evolução. Ou em uma planilha on-line, ao utilizar uma plataforma para definir essas divisões.
Como utilizar o método Kanban
O método Kanban pode ser utilizado de diversas formas para o benefício da empresa. Tais como:
Acompanhar o fluxo de trabalho
Quando o quadro é montado com as disposições das tarefas que estão em andamento, no começo ou finalizadas. Essa é uma maneira de acompanhar como andam os fluxos de trabalho da sua empresa e identificar quais deles podem precisar de mais atenção, melhorias ou se as atividades estão fluindo normalmente. Assim, você consegue otimizar esses processos e investir em mudanças quando necessário, cortando gastos ou modificando setores.
Definir o progresso do trabalho
Com o acompanhamento do progresso de cada atividade em execução, você consegue estabelecer metas de acordo com o rendimento de cada área da empresa. Dessa forma, evita-se o congestionamento de tarefas e atrasos de resultados. Além disso, com a programação das atividades, você estabelece prazos de acordo com o tempo que o trabalho precisa para apresentar qualidade.
Utilizar outros indicadores
Você também pode complementar o seu quadro Kanban com outros indicadores para identificar, com mais precisão, o processo das atividades. Por exemplo, adicionar uma coluna que diz “faltam materiais”. Isso já indica que é preciso investir em outras ferramentas para adiantar uma tarefa específica. É viável acrescentar quantas marcações serão necessárias para a produtividade da empresa.
Ter um feedback das equipes
Toda questão que for incrementada em uma empresa exige comunicação entre as equipes. Por isso, é importante anotar os comentários e ter um retorno do método Kanban: se ele precisa de melhorias ou se está funcionando para todos. Defina um período (mensal ou quinzenal, por exemplo) para ter essa conversa e veja se essa técnica ainda é benéfica para o rendimento da firma.
Benefícios do método Kanban
O objetivo de aderir ao método Kanban é perceber as vantagens que ele proporciona aos processos empresariais de um negócio. E até mesmo na hora de organizar a sua vida pessoal. Portanto, alguns motivos positivos para utilizar esse esquema são:
- Aumento de produtividade com a visualização do progresso de cada tarefa;
- Redução do tempo gasto com a finalização de uma tarefa;
- Eliminação de atividades que não demonstram rendimentos;
- Entendimento dos gastos e materiais que estão em falta ou podem ser dispensáveis para a empresa;
- Facilidade de aplicação, com pouco investimento para a execução.
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