A pauta de reunião é um documento muito importante na hora de realizar encontros entre a equipe para acertar pontos específicos de um projeto. Elas podem evitar que a reunião se torne maçante, ineficaz em propor soluções ou que trate de assuntos inoportunos. Então, veja como criar uma pauta para otimizar as reuniões da sua empresa.
Ademais, sabemos como é complicado organizar uma reunião rápida que pode ocorrer em qualquer lugar e momento. Por isso, para te ajudar, mais ao fim do texto te daremos dicas práticas de como elaborar uma pauta para uma reunião com pouco tempo.
O que é uma pauta de reunião?
Uma empresa precisa realizar diversas reuniões para definir e coordenar as ações a serem tomadas, visualizar resultados, entre outras situações. Contudo, quem está imerso nesse universo sabe que muitas delas poderiam ser melhor aproveitadas.
Isso porque é muito comum que se perca o objetivo central ou que sequer seja repassado o objetivo daquela reunião. Uma forma de evitar essa desastrosa situação é a criação de uma pauta de reunião, que deve ser distribuída antes do encontro para a equipe.
A pauta nada mais é que o conjunto esquematizado dos principais pontos e temas que devem ser abordados por aquela reunião em especial. Portanto, serve como um guia sobre o direcionamento dos debates e do diálogo entre os participantes.
A importância da pauta de reunião
Como já deve ter ficado evidente pelos parágrafos anteriores, a pauta é muito importante para a otimização das reuniões. No entanto, muitos gestores insistem em tratar a pauta apenas como uma formalidade e não como uma necessidade. Esse é um pensamento errôneo e que deve ser evitado.
Afinal, ao se distribuir antecipadamente um documento revelando os objetivos e a necessidade da reunião, evita-se as fugas ao tema. Obviamente, é importante que o mediador da reunião também se comprometa a cumprir as diretrizes da pauta.
A pauta permite a antecipação dos membros da equipe, que podem reunir todas as informações necessárias e pensar na forma de apresentá-las. Assim, facilita uma conversa objetiva e não redundante, além de não abrir espaço para pontos paralelos.
Pense que é muito mais produtivo que sua equipe esteja trabalhando do que se reunindo. Os encontros para acertar os pontos devem ocorrer, mas devem ser os mais objetivos e concisos possíveis. Reuniões desnecessárias podem apenas atrapalhar o andamento dos trabalhos, além de serem tediosas.
É neste aspecto que está a principal vantagem de se criar uma pauta para as reuniões. O planejamento prévio permite uma maior organização do evento, além de assegurar o comprometimento com o debate dos pontos citados no documento.
Como fazer uma pauta para reunião
Ao contrário do que muitos podem pensar, a elaboração de uma pauta de reunião não é algo complicado. Se você não tem o costume de fazê-la na sua empresa, vamos te dizer quais as informações que não podem faltar no documento:
Por que você está convocando a reunião?
A pergunta deve ser respondida e sua resposta deve constar na pauta. Dessa forma, seus colaboradores saberão sobre o que se trata o encontro. Cabe ressaltar que essa pergunta deve ser a primeira respondida pelo gestor e devem ser analisadas se não existem outras possibilidades. Existem pontos que podem ser discutidos individualmente ou sem a necessidade de uma reunião, saiba reconhecer a real importância daquele encontro.
Quais os objetivos da reunião?
Este é um ponto essencial a constar na pauta. Pode parecer redundante em relação ao tópico anterior, mas não é. O porquê da reunião é mais amplo, enquanto que os objetivos são mais restritos. Eles podem ser a resolução de alguns problemas, o acompanhamento de um projeto da empresa ou a demonstração e análise de resultados.
Qual será o horário, a data e o local da reunião?
De nada adianta listar os objetivos de uma reunião e não citar o momento para a realização da mesma. Portanto, esta é uma informação relevante que deve constar na sua pauta. Uma dica importante para otimizar a reunião é no documento constar também a hora prevista para o término do encontro. Assim, é possível se esforçar para abordar todos os pontos no tempo determinado.
O que a equipe deve apresentar na reunião?
É natural que as reuniões exijam a apresentação de certas informações, dados ou métricas. Contudo, nem sempre as equipes as possuem com fácil acesso ou de maneira organizada. A elaboração de uma pauta deve conter o que se espera que seja apresentado. Dessa forma, a equipe tem tempo para recolher as informações pertinentes e mostrá-las.
A ata da reunião
Tão importante quanto a pauta da reunião é a ata da mesma. Este é o documento feito após o encerramento de uma reunião. Nele constarão as principais informações sobre ela e que todos podem consultar posteriormente.
Assim como a pauta da reunião, a ata costuma ser ignorada pelas empresas, ainda que seja de suma importância para o cumprimento do que foi decidido no encontro da equipe. Portanto, vamos te dizer que informações devem constar na ata de uma reunião:
Qual o motivo da reunião?
Assim como na pauta, deve-se fazer um resumo dos motivos que levaram à realização daquela reunião na ata também. Ademais, é necessário que os objetivos estejam expostos. Dessa forma, pode-se inclusive fazer uma análise se foi possível alcançá-los com o diálogo.
Quais foram as soluções propostas?
Esta talvez seja a informação mais importante de constar na ata de uma reunião. Afinal, a equipe se encontrou para debater um ponto específico e no meio do diálogo podem propor soluções, novas abordagens ou procedimentos. Todos esses pontos precisam ser organizados e expostos na ata da reunião.
Quem serão os responsáveis por realizar as novas soluções?
Não basta propor uma solução para determinado problema, é preciso designar responsabilidades. Isso torna o acompanhamento dos trabalhos mais fácil. Afinal, você saberá a quem recorrer para se informar sobre a implementação das soluções e a equipe designada saberá quais resultados deve entregar.
Quais serão os prazos de execução?
Além de distribuir as tarefas relacionadas às soluções propostas nas reuniões, é importante definir um prazo de execução. Isso torna o processo de acompanhamento dos trabalhos mais transparente e é possível reconhecer gargalos na entrega dos resultados.
Por fim, cabe ressaltar que a ata de reunião não deve ser um documento particular do gestor. É interessante que cópias da ata sejam entregues às equipes. Assim, é possível manter todos alinhados no alcance dos resultados esperados.
Como fazer uma pauta para reunião rápida
Nem sempre é possível fazer uma reunião em uma sala preparada, com tela para exibir slides e espaço para todos. Por isso, muitas conversas importantes são feitas em cafés, restaurantes ou até no corredor da empresa. Mas a informalidade desses papos não é desculpa para você não se preparar. Assim, para ajudá-lo nessas ocasiões, vou mostrar hoje como fazer uma pauta para reunião rápida com ajuda do Evernote.
Para ter sucesso em conversas rápidas, dois fatores são fundamentais: mobilidade e preparação. Explicando o primeiro ponto: geralmente esse tipo de conversa ocorre em locais informais. Assim, pense em ambientes como um café. Nem sempre é possível (ou confortável) puxar seu notebook para exibir alguma coisa – em algumas circunstâncias, nem é possível pegar uma mesa para apoiar o computador.
Preparação para reunião
Logo, a primeira premissa da nossa pauta para reunião rápida é: preciso ter tudo na palma da mão, no seu smartphone. Pelo celular, é possível exibir o que se deseja com rapidez, além de fazer anotações breves.
O segundo ponto é talvez o mais importante. Por mais rápida e informal que seja a reunião, é fundamental que você faça uma preparação. Logo, pense que você terá pouco tempo (em relação a uma reunião normal) – assim, é preciso correr atrás dos objetivos da conversa. Desta forma, uma pauta para reunião rápida deve conter:
- Objetivos da conversa (ou a pauta propriamente dita);
- Os slides, diagramas e ilustrações;
- Espaço para anotar as saídas e encaminhamentos da reunião.
Lembrando sempre que as informações gráficas (slides, diagramas e ilustrações) devem ser compatíveis com smartphones, já que este provavelmente será seu primeiro artifício. Dessa forma, com ajuda da mobilidade e com uma pauta bem preparada, suas conversas rápidas serão tão efetivas quanto uma reunião formal.
Como estruturar sua pauta antes da reunião no Evernote para desktop
Você sabe que o Evernote pode ser um aliado na elaboração de pautas para reuniões. Por isso, vamos te ensinar como usá-lo no desktop. Além disso, mais adiante, vamos mostrar como apresentá-la no Evernote para Android. Mas não se preocupe, o funcionamento é muito similar no iPhone também. Vamos lá?
Elaborando a pauta rápida no Evernote para desktop
O primeiro passo de uma conversa rápida e eficaz é a preparação. Por isso, pense que a pauta será similar a uma reunião regular, mas com menos tempo (e com menos estrutura para exibir slides ou diagramas).
Se você não tem um modelo de ata de reunião, dê uma olhada nos modelos que temos prontos na Organize na Prática. São gratuitos para baixar!
Estrutura da sua pauta rápida
Você pode criar uma nota com a estrutura que sugerimos acima:
- Os objetivos da conversa: primeiro, lembre-se que você terá menos tempo e estrutura em relação a uma reunião normal. Logo, trabalhe para contemplar os tópicos mais importantes. Assim, coloque esses assuntos principais primeiro na sua lista.
- Os slides que você precisa exibir: coloque em formato de imagem ou PDF, para facilitar a visualização. Você mostrará essas informações na tela de um celular, então evite textos pequenos ou de difícil leitura.
- E um espaço ao final para compilar as saídas da reunião: deixe essa parte pronta, para não esquecer de registrar os encaminhamentos da conversa.
No GIF abaixo, dê uma olhada no modelo que costumo usar nas minhas reuniões:
Com a pauta organizada, chegou a hora de colocá-la nos seus atalhos. Isso vai te ajudar na hora da reunião para encontrar o arquivo com mais facilidade. Colocar uma nota no atalho é bem simples: basta clicar em cima do nome da nota e arrastar para a parte dos atalhos do Evernote. Veja como funciona:
Simples, não?
Por fim, uma dica adicional importantíssima: acesso off-line. Nem sempre você terá um wi-fi funcionando por perto. E, em muitas situações, nem o 4G do celular ajuda! Além disso, algumas imagens podem demorar para carregar. Por isso, é importante manter essa pauta para reunião rápida entre os seus arquivos off-line no Evernote. Por exemplo, é possível ter um caderno só para esse tipo de anotação:
Apresentando a pauta rápida no Android
Você preparou a pauta e colocou os principais tópicos. Então, chegou a hora da ação: como usar essa nota na prática?
O primeiro passo é encontrar a nota no seu celular. No GIF abaixo, simulamos essa situação em um celular Android. Porém, lembra que colocamos nossa nota nos atalhos? Assim, é só abrir o Evernote e acessá-la no menu principal, na parte de atalhos:
Agora, vamos para a exibição das imagens. Colocamos um slide na nota, só para simular. Desta forma, veja como é fácil exibi-lo durante a conversa. Basta clicar na imagem e girar o celular:
Por fim, sua pauta para reunião rápida precisa de encaminhamentos. Você pode registrar as saídas no próprio celular, na área que criamos anteriormente. Entretanto, não será possível escrever textos muito extensos no celular – por isso, seja breve e assertivo. Veja como fica no nosso modelo:
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