Quem faz parte do mundo dos negócios ou ingressou no mercado de trabalho há algum tempo, certamente já ouviu falar sobre a pauta para reunião. Isso porque este é um documento fundamental, que irá ditar o que será dito em uma reunião e irá definir os passos de cada funcionário após ela. Poucos, entretanto, conhecem os detalhes desse documento e, aqueles que ingressaram agora nesse meio, podem nem estar familiarizados com o termo.
Elas podem evitar que a reunião se torne maçante, ineficaz em propor soluções ou que trate de assuntos inoportunos. O objetivo é traçar o que será dito e feito durante o encontro, como ele será conduzido, por quem será conduzido, entre outros detalhes. Uma reunião sem pauta, por exemplo, pode ser confusa e não surtir resultado algum para a empresa. Ao passo que uma reunião pautada poderá definir o que será feito ao longo do mês, poderá ajudar a serem criados projetos, entre outros detalhes.
Dito isso, a seguir, explicamos o que é uma pauta de reunião, qual sua importância, o passo a passo para fazer uma pauta de reunião, entre outras coisas. Além disso, traremos uma solução fácil para aqueles que precisam de uma pauta, mas estão sem tempo: a pauta de reunião rápida!
Ademais, sabemos como é complicado organizar uma reunião rápida que pode ocorrer em qualquer lugar e momento. Por isso, para te ajudar, mais ao fim do texto te daremos dicas práticas de como elaborar uma pauta para uma reunião com pouco tempo.
O que é uma pauta de reunião?
Uma empresa precisa realizar diversas reuniões para definir e coordenar as ações a serem tomadas, visualizar resultados, entre outras situações. Contudo, quem está imerso nesse universo sabe que muitas delas poderiam ser melhor aproveitadas.
Isso porque é muito comum que se perca o objetivo central ou que sequer seja repassado o objetivo daquela reunião. Uma forma de evitar essa desastrosa situação é a criação de uma pauta de reunião, que deve ser distribuída antes do encontro para a equipe.
A pauta nada mais é que o conjunto esquematizado dos principais pontos e temas que devem ser abordados por aquela reunião em especial. Portanto, serve como um guia sobre o direcionamento dos debates e do diálogo entre os participantes.
A importância da pauta de reunião
Como já deve ter ficado evidente pelos parágrafos anteriores, a pauta é muito importante para a otimização das reuniões. No entanto, muitos gestores insistem em tratar a pauta apenas como uma formalidade e não como uma necessidade. Esse é um pensamento errôneo e que deve ser evitado.
Afinal, ao se distribuir antecipadamente um documento revelando os objetivos e a necessidade da reunião, evita-se as fugas ao tema. Obviamente, é importante que o mediador da reunião também se comprometa a cumprir as diretrizes da pauta.
A pauta permite a antecipação dos membros da equipe, que podem reunir todas as informações necessárias e pensar na forma de apresentá-las. Assim, facilita uma conversa objetiva e não redundante, além de não abrir espaço para pontos paralelos.
Pense que é muito mais produtivo que sua equipe esteja trabalhando do que se reunindo. Os encontros para acertar os pontos devem ocorrer, mas devem ser os mais objetivos e concisos possíveis. Reuniões desnecessárias podem apenas atrapalhar o andamento dos trabalhos, além de serem tediosas.
É neste aspecto que está a principal vantagem de se criar uma pauta para as reuniões. O planejamento prévio permite uma maior organização do evento, além de assegurar o comprometimento com o debate dos pontos citados no documento.
Como fazer uma pauta para reunião
Ao contrário do que muitos podem pensar, a elaboração de uma pauta de reunião não é algo complicado. Isso porque basta seguir apenas alguns passos e responder perguntas simples, que irão lhe orientar durante a construção do documento. Então, se você não tem o costume de fazê-la na sua empresa, vamos te dizer quais as informações que não podem faltar no documento.
Por que você está convocando a reunião?
A pergunta deve ser respondida e sua resposta deve constar na pauta. Dessa forma, seus colaboradores saberão sobre o que se trata o encontro. Cabe ressaltar que essa pergunta deve ser a primeira respondida pelo gestor e devem ser analisadas se não existem outras possibilidades. Existem pontos que podem ser discutidos individualmente ou sem a necessidade de uma reunião, saiba reconhecer a real importância daquele encontro.
Uma forma eficiente de encontrar a resposta para essa questão é o gestor se perguntar: o que eu queria dizer quando pensei em fazer essa reunião? A partir desse questionamento, ele irá retomar o ponto que o levou a cogitar o encontro. Esse ponto, por sua vez, será o tema principal da reunião e ficará marcado na pauta.
Quais os objetivos da reunião?
Este é um ponto essencial a constar na pauta. Pode parecer redundante em relação ao tópico anterior, mas não é. O porquê da reunião é mais amplo, enquanto os objetivos são mais restritos. Eles podem ser a resolução de alguns problemas, o acompanhamento de um projeto da empresa ou a demonstração e análise de resultados.
Além disso, é possível pontuar nos objetivos o que se espera que seja feito após a reunião. Por exemplo, o objetivo é criar um novo projeto, que será feito por determinado número de funcionários, que será idealizada para tal coisa.
Qual será o horário, a data e o local da reunião?
De nada adianta listar os objetivos de uma reunião e não citar o momento para a realização dela. Portanto, esta é uma informação relevante que deve constar na sua pauta. Uma dica importante para otimizar a reunião é no documento constar também a hora prevista para o término do encontro. Assim, é possível se esforçar para abordar todos os pontos no tempo determinado.
O que a equipe deve apresentar na reunião?
É natural que as reuniões exijam a apresentação de certas informações, dados ou métricas. Contudo, nem sempre as equipes as possuem com fácil acesso ou de maneira organizada. A elaboração de uma pauta deve conter o que se espera que seja apresentado. Dessa forma, a equipe tem tempo para recolher as informações pertinentes e mostrá-las. O objetivo é facilitar o serviço do funcionário, por isso, deixem explícito o que é preciso apresentar, como deve ser apresentado e, se possível, caminhos que ele possa seguir para apresentar. Lembre-se que aquelas informações são importantes para o desenvolvimento da reunião e, por isso, quem irá apresentá-las não pode ter qualquer dúvida.
A ata da reunião
Tão importante quanto a pauta da reunião é a ata dela. Este é o documento feito após o encerramento de uma reunião. Nele constarão as principais informações sobre ela e que todos podem consultar posteriormente.
Assim como a pauta da reunião, a ata costuma ser ignorada pelas empresas, ainda que seja de suma importância para o cumprimento do que foi decidido no encontro da equipe. Portanto, vamos te dizer que informações devem constar na ata de uma reunião:
Qual o motivo da reunião?
Assim como na pauta, deve-se fazer um resumo dos motivos que levaram à realização daquela reunião na ata também. Ademais, é necessário que os objetivos estejam expostos. Dessa forma, pode-se inclusive fazer uma análise se foi possível alcançá-los com o diálogo.
Quais foram as soluções propostas?
Esta talvez seja a informação mais importante de constar na ata de uma reunião. Afinal, a equipe se encontrou para debater um ponto específico e no meio do diálogo podem propor soluções, novas abordagens ou procedimentos. Todos esses pontos precisam ser organizados e expostos na ata da reunião.
Quem serão os responsáveis por realizar as novas soluções?
Não basta propor uma solução para determinado problema, é preciso designar responsabilidades. Isso torna o acompanhamento dos trabalhos mais fácil. Afinal, você saberá a quem recorrer para se informar sobre a implementação das soluções e a equipe designada saberá quais resultados deve entregar.
Quais serão os prazos de execução?
Além de distribuir as tarefas relacionadas às soluções propostas nas reuniões, é importante definir um prazo de execução. Isso torna o processo de acompanhamento dos trabalhos mais transparente e é possível reconhecer gargalos na entrega dos resultados.
Por fim, cabe ressaltar que a ata de reunião não deve ser um documento particular do gestor. É interessante que cópias da ata sejam entregues às equipes. Assim, é possível manter todos alinhados no alcance dos resultados esperados.
Como fazer uma pauta para reunião rápida
Nem sempre é possível fazer uma reunião em uma sala preparada, com tela para exibir slides e espaço para todos. Por isso, muitas conversas importantes são feitas em cafés, restaurantes ou até no corredor da empresa. Mas a informalidade desses papos não é desculpa para você não se preparar. Assim, para ajudá-lo nessas ocasiões, vou mostrar hoje como fazer uma pauta para reunião rápida com ajuda do Evernote.
Para ter sucesso em conversas rápidas, dois fatores são fundamentais: mobilidade e preparação. Explicando o primeiro ponto: geralmente esse tipo de conversa ocorre em locais informais. Assim, pense em ambientes como um café. Nem sempre é possível (ou confortável) puxar seu notebook para exibir alguma coisa – em algumas circunstâncias, nem é possível pegar uma mesa para apoiar o computador.
Preparação para reunião
Logo, a primeira premissa da nossa pauta para reunião rápida é: preciso ter tudo na palma da mão, no seu smartphone. Pelo celular, é possível exibir o que se deseja com rapidez, além de fazer anotações breves.
O segundo ponto é talvez o mais importante. Por mais rápida e informal que seja a reunião, é fundamental que você faça uma preparação. Logo, pense que você terá pouco tempo (em relação a uma reunião normal) – assim, é preciso correr atrás dos objetivos da conversa. Desta forma, uma pauta para reunião rápida deve conter:
- Objetivos da conversa (ou a pauta propriamente dita);
- Os slides, diagramas e ilustrações;
- Espaço para anotar as saídas e encaminhamentos da reunião.
Lembrando sempre que as informações gráficas (slides, diagramas e ilustrações) devem ser compatíveis com smartphones, já que este provavelmente será seu primeiro artifício. Dessa forma, com ajuda da mobilidade e com uma pauta bem preparada, suas conversas rápidas serão tão efetivas quanto uma reunião formal.
Como estruturar sua pauta antes da reunião no Evernote para desktop
Você sabe que o Evernote pode ser um aliado na elaboração de pautas para reuniões. Por isso, vamos te ensinar como usá-lo no desktop. Além disso, mais adiante, vamos mostrar como apresentá-la no Evernote para Android. Mas não se preocupe, o funcionamento é muito similar ao iPhone também. Vamos lá?
Elaborando a pauta rápida no Evernote para desktop
O primeiro passo de uma conversa rápida e eficaz é a preparação. Por isso, pense que a pauta será similar a uma reunião regular, mas com menos tempo (e com menos estrutura para exibir slides ou diagramas).
Se você não tem um modelo de ata de reunião, dê uma olhada nos modelos que temos prontos na Organize na Prática. São gratuitos para baixar!
Estrutura da sua pauta rápida
Você pode criar uma nota com a estrutura que sugerimos acima:
Os objetivos da conversa
Primeiro, lembre-se que você terá menos tempo e estrutura em relação a uma reunião normal. Logo, trabalhe para contemplar os tópicos mais importantes. Assim, coloque esses assuntos principais primeiro na sua lista.
Os slides que você precisa exibir
Coloque em formato de imagem ou PDF, para facilitar a visualização. Você mostrará essas informações na tela de um celular, então evite textos pequenos ou de difícil leitura.
E um espaço ao final para compilar as saídas da reunião
Deixe essa parte pronta, para não esquecer de registrar os encaminhamentos da conversa.
Com a pauta organizada, chegou a hora de colocá-la nos seus atalhos. Isso vai te ajudar na hora da reunião para encontrar o arquivo com mais facilidade. Colocar uma nota no atalho é bem simples: basta clicar em cima do nome da nota e arrastar para a parte dos atalhos do Evernote. Veja como funciona:
Por fim, uma dica adicional importantíssima: acesso off-line. Nem sempre você terá um wi-fi funcionando por perto. E, em muitas situações, nem o 4G do celular ajuda! Além disso, algumas imagens podem demorar para carregar. Por isso, é importante manter essa pauta para reunião rápida entre os seus arquivos off-line no Evernote. Por exemplo, é possível ter um caderno só para esse tipo de anotação:
No GIF abaixo, dê uma olhada no modelo que costumo usar nas minhas reuniões:
Apresentando a pauta rápida no Android
Você preparou a pauta e colocou os principais tópicos. Então, chegou a hora da ação: como usar essa nota na prática?
O primeiro passo é encontrar a nota no seu celular. No GIF abaixo, simulamos essa situação em um celular Android. Porém, lembra que colocamos nossa nota nos atalhos? Assim, é só abrir o Evernote e acessá-la no menu principal, na parte de atalhos.
Por fim, sua pauta para reunião rápida precisa de encaminhamentos. Você pode registrar as saídas no próprio celular, na área que criamos anteriormente. Entretanto, não será possível escrever textos muito extensos no celular – por isso, seja breve e assertivo. Veja como fica no nosso modelo:
Pauta de reunião profissional: 5 elementos que não podem faltar
Se mesmo com o passo a passo de como criar sua pauta de reunião, feito a partir de questões, você ainda está em dúvida do que deve conter, separamos 5 elementos que não podem faltar em uma pauta de reunião profissional.
1. O tema da reunião
Como foi dito, um dos pontos que deve constar no passo a passo e deve estar entre os elementos mais importantes é o tema de sua reunião. Ou seja, qual será o tema de sua pauta? Ou melhor, sobre o que se tratará a reunião? Esse é o ponto mais importante, que deve estar presente em qualquer tipo de pauta de reunião, sem exceções. Uma pauta sem tema de nada servirá, isso porque as pessoas que a receberem não irão compreender do que irá se tratar o encontro e não poderão se preparar, seja montando apresentações ou até mesmo refletindo sobre o que será tratado. Sendo assim, se deseja que sua pauta de reunião seja profissional, coloque o tema e deixe ele bem explícito.
Lembre-se, esse tópico deve ser o primeiro a constar, para que seja a primeira informação que a pessoa tenha.
2. Lista
Outro elemento fundamental para sua pauta de reunião profissional são as listas. Isso porque pautar as informações dessa maneira torna tudo mais fácil, além de facilitar que as pessoas encontrem o que precisam dentro da pauta. Por isso, recomenda-se que cada resposta para as perguntas principais (qual o tema, quais os objetivos, qual a data e hora, entre outras) estejam disponibilizadas em uma lista, na ordem de importância.
Não se prenda, contudo, aquela velha lista, tópico por tópico. É possível criar pequenos esquemas, que podem facilitar também a leitura da pauta.
3. Prioridades primeiro
Mais que um elemento, esse é um detalhe que deve ser seguido em uma pauta de reunião profissional. Durante a construção de sua pauta de reunião, com os tópicos dispostos em lista, priorize as informações mais importantes. Por exemplo, a informação mais importante é o tema dessa reunião, por isso, coloque como o primeiro tópico. Em seguida, são os objetivos, que são uma “continuidade” do tema.
É preciso frisar, no entanto, que cada reunião terá o seu tópico mais importante e isso irá depender do tema central e do que é pretendido alcançar com ela.
4. Informações claras e específicas
Um dos elementos que não podem faltar em uma pauta de reunião profissional são as informações da reunião, como um todo. Cada detalhe importante deve estar presente e de forma clara e específica. Por exemplo, se durante a reunião determinados funcionários forem realizar apresentações, é preciso que esteja explícito quais os funcionários devem se preparar e quais os dados e informações que devem ser apresentados.
Exemplo, uma reunião para falar dos gastos mensais da empresa. A apresentação será de responsabilidade do chefe do financeiro e ele deve apresentar dados referentes aos gastos de todo o mês e de todos os setores.
5. Responsabilidade
Outro elemento que deve constar na pauta de reunião é a responsabilidade de cada participante. Ou seja, é preciso explicar o que cada um fará no dia da reunião. Por exemplo, alguns serão apenas espectadores, que irão escutar, tomar nota e tomar decisões futuras sobre o que ouviu. Outros devem apresentar informações específicas sobre a empresa ou sobre o setor que trabalham. Outro deverá tomar nota de tudo o que for dito, entre outras funções.
Como se preparar para reuniões profissionais?
Reuniões profissionais são extremamente importantes, isso porque é a partir delas que se discute os negócios da empresa e se tomam decisões importantes. É por isso que criar uma pauta de reunião é fundamental, pois a partir dela é possível organizar tal encontro e garantir que tudo saia como o planejado.
Mas mais importante que as pautas de reunião é se preparar para tais encontros. Isso porque o objetivo é reunir, trocar informações, trocar ideias, organizar novos projetos, entre outros pontos. Por isso, qualquer funcionário que for participar deve estar preparado para cumprir seu papel na reunião e colaborar com a empresa.
Existem diversas formas de se preparar para uma reunião profissional. Antes de mais nada, contudo, é preciso saber seu papel nessa reunião, saber todos os detalhes que envolvem tal encontro e estar a par dos assuntos de sua empresa.
Por isso, recomenda-se a leitura, de forma atenta, da pauta de reunião. Em seguida, uma pesquisa sobre o tema, como as principais informações acerca dele. Exemplo, a reunião irá tratar de novas maneiras de se tornar uma empresa sustentável. Tal funcionário, antes de mais nada, precisa compreender o que é sustentabilidade, o que é uma empresa sustentável, o que está sendo feito por outras empresas, o que pode ser feito por seu setor, entre outros pontos. Não é preciso se tornar um especialista, mas apenas ter os conhecimentos básicos de tal assunto.
Além disso, caso o funcionário esteja responsável por uma apresentação, é preciso recolher as informações necessárias, reuni-las em uma pequena apresentação, que esteja visível para todos, ele deve estar preparado para tirar dúvidas e esclarecer pontos sobre o tema que será apresentado.
Outro ponto é que existem diversos tipos de reuniões profissionais, por isso, é preciso compreender qual o tipo de reunião para poder se adequar a ela.
Tipos de reuniões profissionais
Ao organizar uma reunião profissional é preciso entender qual é o tema dela e qual é seu objetivo. Tendo isso em mente, o gestor poderá organizar uma reunião específica, que irá exigir dos funcionários um determinado tipo de comportamento. Por exemplo, uma reunião para pensar em soluções, no estilo brainstorm, deve exigir que todos discutam e encontrem a melhor solução para um problema. Nesse caso, cada funcionário dará uma ideia e essas ideias serão debatidas.
É possível separar 8 tipos de reuniões profissionais, todas com um objetivo distinto e que devem ser organizadas de formas diferentes. Além disso, para cada uma delas a preparação, seja do gestor ou dos demais funcionários, será diferente.
Os tipos de reunião são:
- Reunião de treinamento: tem por objetivo treinar os funcionários para realizarem uma função específica ou aprenderem a usar novas tecnologias;
- Reunião informativa: tem por objetivo expor as informações gerais da empresa para todos os funcionários. O intuito é que todos estejam a par do que está acontecendo com o negócio;
- Reunião para a definição de diretrizes: têm por objetivo encontrar a solução para determinados problemas na empresa. Pode ser feita com todos os funcionários, com os líderes dos setores, entre outros;
- Reunião de tomada de decisões: tem por objetivo, como o próprio nome indica, tomar uma decisão sobre a empresa. Exemplo, uma reunião para tratar de cortes no orçamento ou sobre novas contratações;
- Reunião criativa: tem por objetivo incentivar os funcionários a terem novas ideias e a saírem de sua zona de confronto. Na maioria das vezes, essas reuniões possuem um tom informal e lúdico;
- Reunião avaliativa: tem por objetivo classificar o trabalho de colaboradores e funcionários, além de se debater sobre o desempenho da empresa;
- Reunião de acompanhamento: tem por objetivo, como o próprio nome indica, acompanhar uma atividade ou projeto que esteja sendo realizado;
- Reunião de desenvolvimento de projetos: tem por objetivo desenvolver novos projetos, com cada um dos colaboradores dando sua visão e construindo algo juntos.
Preparação de reuniões profissionais
Como foi dito, os funcionários que forem participar de uma reunião devem se preparar para que esteja a par do tema, para que tenham ideias em mente e estejam prontos para colaborar. A preparação, contudo, não é apenas daqueles que irão participar, mas também de quem elaborou a reunião.
Existem 12 passos que são necessários seguir para a preparação de uma reunião profissional, que são:
- 1. Convide para a reunião apenas quem for realmente necessário;
- 2. Faça uma preparação prévia da reunião;
- 3. Não marque reuniões fora do horário de trabalho;
- 4. Limite o uso de celulares e outros aparelhos com acesso à Internet;
- 5. Reúna os convidados de pé;
- 6. Dê a voz a todos, mas não sobre tudo e a todo momento;
- 7. Saiba sempre que horas são;
- 8. Alerte para atrasos e pouca participação;
- 9. Relembre o principal motivo da reunião;
- 10. Conclua cada assunto;
- 11. Termine a reunião com um reforço das decisões tomadas;
- 12. Elimine reuniões quando já não houver propósito para realizá-las.
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