O Evernote, para mim, funciona como um grande banco de dados. Pense em uma pasta arquivo virtual, com tudo catalogado e organizado. Mas como eu faço para jogar documentos físicos dentro desse banco de dados? Aí que entra o tema de hoje: o uso de Evernote + iPhone como scanner de documentos.

scanner de documentos

Eu comecei a falar sobre o assunto em um post sobre Evernote Scanner. Lá, contei como impressionei minha tia usando meu celular para digitalizar um exame. O scanner de documentos do Evernote traz algumas vantagens ao usuário:

  • É uma excelente fonte de backup. Precisa guardar um documento e tem medo de perder em alguma pasta pela casa? Mais uma vantagem do scanner de documentos do Evernote – os dados ficam armazenados na sua conta.
  • Ajuda a encontrar e organizar materiais impressos. Uma vez digitalizado, é possível encontrar trechos do documento pela busca normal do Evernote. Recurso extremamente útil para aqueles papéis que você raramente usa, mas que são importantes. Alguns exemplos: comprovante de residência, cópia da identidade e certidão de nascimento ou casamento.Se você quer saber como esse sistema funciona “por dentro”, recomendo este post do blog técnico do Evernote sobre o recurso de reconhecimento de imagem.

Como usar o scanner de documentos no iPhone?

Existem duas maneiras de usar o scanner de documentos no iPhone. Vou detalhar a principal delas, pelo aplicativo tradicional do Evernote para iPhone (iOS). Vamos lá?

Parte 1: capturar o documento

  • No aplicativo, clique na opção de adicionar nota – aquele botão em formato de + no meio da tela. Depois você deve selecionar a opção foto. Veja no GIF abaixo:

scanner de documentos

  • Com a câmera, mire o documento que você quer digitalizar e tire uma foto. Não se preocupe com ajustes – o Evernote ajuda nessa hora. Perceba como o scanner de documentos reconhece o texto (e o tamanho do documento) de forma automática:

scanner de documentos no iphone

  • Você pode fotografar quantas vezes quiser. Recurso bem útil para documentos com mais de uma página:

scanner de documentos no iphone

Parte 2: ajustar o documento

  • Ao terminar de fotografar, clique em “Salvar”. Agora você precisa dizer ao Evernote que tipo de arquivo estamos trabalhando. Na opção “Salvar como” é possível ver:
    • Nota Post-it. Recurso muito útil para quem trabalha com canvas ou kanban.
    • Cartões de visita. Ajuda a organizar e digitalizar os seus contatos. Recurso importantíssimo para o seu networking.
    • E a opção que queremos: o scanner de documentos

scanner de documentos no iphone

  • >Nessa hora surge uma dúvida comum entre meus leitores. “Como eu uso o scanner de documentos sem deixá-los preto e branco?” O Evernote pode identificar automaticamente e capturar seu documento com cores. Caso isso não ocorra, na opção “Salvar como”, selecione Documento Colorido.

scanner de documentos no iphone

 

  • Outra dica importante: ao usar o scanner de documentos no iPhone, não marque os arquivos como foto. Nessa opção o Evernote não faz os ajustes automáticos, prejudicando a leiturabilidade. No GIF abaixo eu mostro um exemplo.

scanner de documentos no iphone

  • É possível fazer alguns ajustes finos após o uso do scanner de documentos no iPhone. No canto inferior direito há um botão para girar. Útil, caso você tenha digitalizado o papel no sentido errado.

scanner de documentos no iphone

  • Ao lado esquerdo do botão de girar temos outro recurso interessante: cortar. Útil se você quer ajustar melhor o documento. Basta selecionar a área desejada e o Evernote arruma para você:

scanner de documentos no iphone

  • Após os ajustes finos, clique no botão “Salvar” e voilà, terminamos. Ele será salvo como uma nova nota dentro do seu caderno do Evernote.

scanner de documentos no iphone

Nesse tutorial, aprendemos a usar o scanner de documentos pelo aplicativo normal do Evernote. Outra opção interessante para usuários de iOS é o Scannable. Trata-se de um app dedicado para digitalizar documentos. Infelizmente ele ainda não está disponível para Android, mas é uma boa pedida caso você trabalhe com muitos papeis impressos.

Outro recurso interessante do Scannable é a digitalização de cartões de visita. Com ele, é possível salvar as informações diretamente no seu celular, como se você criasse um contato. Ainda vou escrever mais sobre o Scannable em outra oportunidade.

Por que eu devo escanear documentos no iPhone?

O scanner de documentos do Evernote traz possibilidades bem interessantes para quem quer ser mais produtivo. Veja algumas aplicações práticas que eu compartilhei aqui no blog:

  • Organize o Imposto de Renda. Embora muitos documentos do IR sejam digitais, o Evernote quebra um galho para digitalizar documentos impressos necessários para a declaração.

Por fim, um aspecto importante quem busca produtividade e alta performance. Se você acompanha o blog, sabe que eu sou entusiasta da metodologia GTD (Getting Things Done).

Uma das fases mais importantes do GTD é a captura. Nela você deve tirar as ideias e atividades da cabeça e registrá-las em algum lugar. Mas o que isso tem a ver com o scanner de documentos do Evernote?

Esse recurso ajuda você a capturar informações que dificilmente seriam digitalizadas. Pode ser uma lista de tarefas simples, um contrato que precisa da sua revisão. Enfim, documentos que, pelo fato de estarem impressos, por vezes ficam longe da sua lista de tarefas.

Por isso que o Evernote é um aliado. Ao digitalizar, você coloca essas informações na sua “caixa de entrada” para serem processadas depois.

Se você tem interesse no tema, dê uma olhada nos meus outros posts do blog. Lá eu falo um pouco mais sobre organização e vida paperless com ajuda do Evernote. Obrigado pela leitura e até a próxima!

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Crédito da primeira foto: Kārlis Dambrāns / Creative Commons


Mauricio Aizawa
Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.