A tecnologia mostra-se bastante aliada à organização. Hoje, por meio de um organizador de documentos, é possível organizar documentos e outros materiais para ler depois. Assim, sem ocupar a memória do seu celular e/ou computador e sem a necessidade de armazenar papéis em casa. Existem diversos aplicativos muito úteis e você conhecerá um dos melhores. Então, continue a leitura!
Pois, a seguir, você aprenderá qual a melhor maneira de organizar os documentos, sejam eles pessoais ou não. Bem como arquivar os documentos em casa. Com certeza, a sua rotina será muito simplificada dessa forma. E, se você deseja aprender outras técnicas para organizar a sua rotina, não deixe de conhecer o Curso de Organização Pessoal da Organize na Prática. Além disso, outros cursos para organizar a vida estão disponíveis no site, confira clicando em: Curso de Organização.
Qual a melhor maneira de organizar documentos?
Hoje, muitos sites e aplicativos têm a função de arquivar e armazenar documentos de diferentes origens. Um deles é o Evernote, útil também para a otimização de outros processos de rotina. Com ele, você poderá organizar os seus afazeres por meio de prioridades, criar listas, ter um bloco de notas disponível e, o que mais interessa, organizar documentos. Muito além de saber como organizar a vida, é poder contar com as ferramentas certas para isso.
O Evernote Business é um facilitador para a gestão de documentos. Pois, com ele você poderá organizar as informações da sua empresa, fazer a transferência de documentos físicos para o ambiente digital e ter um arquivo na “nuvem” para acessar de onde estiver.
Transferência de arquivos para o ambiente digital
A melhor maneira de arquivar documentos em casa é transferi-los para o ambiente digital. Assim, você abre espaço para outros objetos ou móveis. Além de contribuir para a reciclagem de materiais, o que é uma atitude muito sustentável.
Como foi abordado, usar a solução digital reduz a necessidade de armazenamento físico de documentos em pastas e caixas. Além disso, você melhora a segurança, organização e recuperação após imprevistos, como acidentes com o encanamento, incêndios ou outros problemas. Nesse cenário, um bom sistema de gestão de documentos (DMS) inclui os seguintes recursos:
Suporte para diferentes tipos de documentos
Em primeiro lugar, esses documentos podem ser arquivos de:
- processamento de palavras e design;
- planilhas;
- e-mails
- PDFs;
- imagens;
- blocos de notas digitais;
- gravações de áudio, entre outros.
Além disso, um DMS eficiente captura, armazena e organiza todos esses tipos de documentos de maneira integrada.
Organização lógica
Em segundo lugar, a gestão de documentos depende de organizar arquivos com lógica. Ou seja, por meio de hierarquias e agrupamentos, etiquetas e datas. Bem como, de alguns protocolos de exclusão para materiais ultrapassados.
Pesquisa e recuperação de documentos
Por meio da gestão de documentos digitais, você não precisa mais perder tempo procurando papéis perdidos. A estrutura de arquivos de um DMS possibilita a recuperação rápida de arquivos. Assim, por meio de uma pesquisa avançada, você poderá encontrar o que precisa por:
- nome;
- palavras-chave;
- classificações;
- etiquetas;
- e até mesmo datas de criação e modificações.
Permissões de segurança e arquivos
Existem certos documentos que não podem ser vistos ou acessados por qualquer pessoa. Dessa forma, um sistema de permissões e de controle de acesso torna-se muito útil. Seus terceirizados devem ter permissões diferentes do seu CEO, por exemplo. E as equipes podem necessitar de permissões que se modifiquem com o passar do tempo.
Ferramentas de monitoramento
Um DMS permite que os administradores monitorem a atividade dos usuários. Ou seja, o que foi acessado, quem acessou, bem como quando acessou. Essas informações são importantes para questões futuras, sejam elas acontecimentos familiares ou questões laborais.
Controle de versões
Um bom DMS também permite que os usuários façam o rastreamento de mudanças feitas em um documento. Além de uma recuperação rápida de versões antigas do documento, em momentos de necessidade extrema.
Facilidade de compartilhamento
A ferramenta pode ser integrada ao software que você utiliza, seja ele um e-mail ou até sistemas de CRM, em caso de empresas. Afinal, o Evernote pode ser conectado ao seu Gmail ou outros programas usados no dia a dia com mais frequência. Alguns exemplos são:
- Salesforce;
- Slack;
- Outlook;
- Google Chrome;
- Google Calendar, entre outros.
Documentos do trabalho
Em meio a vários documentos antigos e novos, provavelmente você ficará perdido e poderá demorar para encontrar exatamente o que precisa. Assim, com o Evernote Business, você pode centralizar, organizar, e gerenciar documentos, planilhas, arquivos multimídia e e-mails.
É uma maneira flexível de armazenar informações em qualquer formato, de maneira segura e certificar-se de que as pessoas certas conseguem encontrá-las. Spaces e cadernos mantêm tudo em seu devido lugar. Enquanto a gramática e a sintaxe de pesquisa avançadas, por exemplo, auxiliam as equipes a encontrar o que precisam.
Armazenamento na nuvem com um organizador de documentos
Com um sistema de gestão de documentos na nuvem, a sua equipe pode acessar documentos de qualquer lugar e com dispositivos desktops ou mobile. Várias pessoas podem trabalhar no mesmo arquivo, o que minimiza o potencial de duplicações, e melhora a comunicação e o trabalho da equipe. Ainda não há necessidade de fazer backups, já que tudo é salvo automaticamente. Além disso, com um DSM, arquivos grandes podem ser compartilhados com bastante rapidez.
Geralmente, sistemas na nuvem são baseados em assinaturas e eliminam os grandes custos e esforços iniciais necessários para implementar uma solução física. Ou seja, os benefícios incluem a economia em relação aos serviços de Tecnologia da Informação (TI) e à manutenção e atualização daquela solução ao longo do tempo.
Nesse sentido, agora que você já tem bastante noção sobre maneiras para facilitar a realização dos processos e a organização de documentos e papéis, não deixe de colocar tudo em prática. Afinal, materiais pessoais e profissionais merecem o destino adequado na sua casa e/ou no seu trabalho. E tudo isso é possível com um organizador de documentos eficiente e moderno.
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MATERIAIS DE REFERÊNCIA
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