Um departamento nunca trabalha sozinho, ele demanda ações de outros departamentos para que os processos sejam efetivamente realizados. Mas, você sabe como escolher um sistema ideal que irá atender todas as demandas da sua empresa de forma correta? É basicamente isto que trouxemos no artigo de hoje. Portanto, entenda isso antes de escolher um sistema para a sua empresa, e aumente os seus resultados.

Ter um sistema que consegue não só integrar todos os departamentos, como também fazer uma boa gestão de informações, irá te ajudar a ter bons resultados além de aumentar a produtividade da sua empresa.

Em resumo, os sistemas de gestão são implantados a fim de organizar todas as tarefas de todos os processos da empresa, por isso, ele é uma excelente estratégia para otimizar o tempo e também para te ajudar a fazer um bom uso de recursos.

Conheça os tipos para escolher um sistema eficiente para sua empresa

tipos de sistema de gestão

Certamente, a rotina de uma empresa não é nada fácil, e independe de seu ramo de atuação. Pois, essa rotina envolve diferentes processos que devem ser controlados e devidamente executados para que os objetivos da empresa sejam alcançados.

Esses processos envolvem detalhes relativos ao financeiro da empresa, contas, envio de documentos, estoque, atendimento e suporte ao cliente, gerar e analisar relatórios, contratos de prestação de serviços, emissão de notas, entre outras. E são atividades que tomam tempo e demandam atenção de quem as realiza.

Mas, se todos os processos pudessem ser automatizados e todas as informações fossem centralizadas em um só lugar?

É disso que se trata um sistema de gestão eficiente. Este é capaz de reduzir o número de tarefas burocráticas e manuais, e oferecer mais tempo para que os colaboradores possam gastar em ações estratégicas e analíticas necessárias da empresa.

Tendo isto em mente, para te ajudar na escolha do sistema de gestão que irá facilitar os processos da sua empresa, confira a seguir quais são os três principais tipos de sistema de gestão.

Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP

Este é um dos sistemas mais utilizados pelas empresas e é muito útil para o setor financeiro. Além disso, gerencia muito bem o controle do estoque, auxiliando em emissão de relatórios práticos. Também garante um controle fiscal, financeiro e contábil mais eficiente.

Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM

O Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio, auxilia na sistematização de processos da empresa através da coleta e organização de informações. Também centraliza todas as informações da empresa em um só lugar. Este sistema de gestão é ideal para monitorar o fluxo de trabalho.

Gestão de Relacionamento com o Cliente – CRM

Por fim, provavelmente você já ouviu falar muito do sistema CRM. Este é focado nos dados dos clientes da empresa, facilitando o processo de vendas e suporte ao cliente. Além disso, ao reunir todas as informações do cliente em um só ambiente, a empresa tem mais autonomia e segurança para criar estratégias de atração e retenção.

Entenda isso antes de escolher um sistema para sua empresa

entendendo como escolher um sistema de gestão

Quando você foca em um sistema onde você consegue visualizar todo o processo em sua totalidade, e não apenas um departamento, você tem uma visão mais ampla dos processos e uma tomada de decisão muito mais ágil.

Isto é, quando você consegue visualizar e avaliar melhor um processo, e escolhe uma plataforma que suporte a integração entre os departamentos, você ganha agilidade e evita os retrabalhos e a redigitação.

Além disso, você também evita que os clientes fiquem insatisfeitos com resoluções baixas e demoradas das suas solicitações, e ganha uma equipe mais focada e determinada em atingir os objetivos comuns da empresa.

Muito bem! Eu entendi todos os meus ganhos, mas o que eu preciso saber e fazer para escolher um sistema para minha empresa?

Para que você tenha mais eficiência, garanta um fluxo contínuo de informações e otimize os processos, você precisa considerar alguns pontos. Tais como:

Pense na necessidade da empresa antes de escolher um sistema

Antes de escolher um sistema de gestão que funcione para a sua empresa, você precisa entender quais são as necessidades da mesma.

Não adianta começar a focar em um sistema CRM, se o foco principal e o maior desafio da empresa atual é no setor financeiro.

Portanto, reúna a sua equipe ou os principais gestores e analisem juntos: qual é seu maior desafio? Por quais processos você deve iniciar a otimização?

Faça um levantamento de dados baseado na rotina da equipe, pense quais setores são eficientes e não precisam, neste primeiro momento, de estratégias de otimização?

A ideia é conhecer o sistema, começar a implementar as mudanças, para então conseguir modificar toda a empresa e depois realizar uma padronização dos processos para que as informações entre os departamentos possam fluir de forma automática.

Pesquise muito bem

como escolher o melhor sistema para minha empresa

Antes de escolher um sistema de gestão, pesquisa muito bem e alinhe as funcionalidades do sistema com as necessidades da empresa.

Se possível, escolha um sistema que oferece a possibilidade de integração com outros sistemas ou aplicativos para que você consiga manter todas as informações em um só ambiente.

E, antes de decidir, apresente as soluções para sua equipe para que eles possam, junto com você, escolher aquele que irá atender à todas as demandas da empresa.

Aposte na praticidade

Além de pesquisar bem, o sistema deve apresentar uma interface fácil e intuitiva para que todos da equipe possam utilizá-lo sem maiores problemas.

Portanto, aposte na praticidade e escolha um sistema simples. Afinal, o objetivo principal da escolha de um sistema é agilizar os processos e facilitar a rotina da empresa.

Avalie a mobilidade do sistema

Com o avanço da tecnologia e o aumento do uso da internet, as empresas precisam expandir suas operações para fora da empresa. E um bom sistema de gestão deve acompanhar esses avanços, possibilitando mobilidade.

Ao escolher um sistema, avalie se ele funciona em dispositivos móveis e se consegue integrar as informações em tempo real. Isso irá facilitar não só a tomada de decisões, como também facilita negociações.

Verifique o suporte

Assim como em qualquer tecnologia, falhas podem acontecer em seu sistema.

Por isso, é essencial avaliar se o sistema oferece um bom suporte para os momentos de necessidade. Assim, evitando afetar os processos da empresa.

Realize testes antes de começar a usar o sistema

benefícios da otimização de processos

Realizar testes no sistema antes mesmo de começar a usar na empresa irá permitir que você tenha um parâmetro sobre as funcionalidades, quais podem funcionar positivamente e quais não serão utilizadas na empresa, bem como ele poderá ser útil na rotina da organização.

Através do teste do sistema escolhido, você será capaz de medir suas funções principais, tais como: tempo gasto com tarefas básicas, redução de custos, redução de retrabalhos, aumento da eficiência no atendimento ao cliente e aumento da produtividade da equipe.

Por fim, ao considerar estes pontos, você poderá tomar uma decisão mais assertiva sobre qual como escolher um sistema que irá atender as demandas da sua empresa de forma mais eficiente.

Confira também: Otimização de Processos: Dicas que você não pode perder

Escolher um sistema: aprenda, na prática, como funciona

Para complementar o seu entendimento, assista o vídeo abaixo e aprenda, na prática, como funciona a escolha de um sistema inteligente para organizar e otimizar os processos e a rotina da sua empresa.

Gostou do sistema apresentado na vídeo-aula prática? Dessa forma, faça o cadastro gratuitamente na mesma plataforma que nos auxilia em todos os processos da empresa.

Por fim, o que você achou deste artigo? Deixe um comentário e compartilhe esse conteúdo em suas redes sociais.  

Aproveite para seguir o Organize na Prática no Instagram e acompanhar vídeos incríveis no YouTube

MATERIAIS DE REFERÊNCIA 

  1. Cadastro na Plataforma de Processos – Clique aqui e faça o cadastro gratuito
  2. Organize as Tarefas da Equipe com Agilidade – Clique aqui para otimizar o fluxo de informações
  3. Otimize os Processos da Empresa – Clique aqui para triplicar a eficiência
  4. Organize os Processos na Prática – Clique aqui para melhorar os resultados da sua empresa.
  5. Organize e Crie novas Rotinas – Clique aqui para ter acesso a nossa Página de treinamentos