Todas as pessoas têm as mesmas 24 horas no dia para realizar todas as atividades desejadas. E saber como organizar seu tempo está diretamente relacionado com a sua produtividade diária. Pensando nisso, separamos nesse artigo 06 dicas que irão te ajudar a melhorar a sua vida e a forma como você organiza o seu tempo e a sua rotina. Então, boa leitura!
01. Como organizar seu tempo: estabeleça uma rotina
É impossível falarmos em uma rotina fixa e inflexível sabendo que muitos de nós temos atividades muito específicas, necessidades pessoais e até mesmo relógios biológicos diferentes. E estabelecer uma rotina tem muito a ver com isso mesmo: saber e conhecer essas questões profissionais e pessoais para que tudo caiba em um período de 24 horas, e que você ainda tenha uma boa noite de sono, e qualidade de vida, podendo curtir momentos de lazer, por exemplo.
Para tanto, existem técnicas, ferramentas e metodologias que podem te ajudar na gestão de tempo, bem como aumentar a sua produtividade.
A nossa primeira dica envolve justamente estabelecer uma rotina que funcione bem para você, utilizando dessas técnicas e ferramentas para facilitar e organizar sua vida. Isso envolve:
- ter horário fixo para acordar e dormir, bem como para iniciar a jornada de trabalho e terminar;
- fazer pausas regulares para almoço e lanche;
- conseguir fazer uma atividade física, fazendo a manutenção física e da saúde;
- organizar as atividades para evitar estresse e ansiedade, e para orientá-lo ao decorrer do dia;
- além disso, separar momentos semanais de lazer.
Entre as ferramentas que podem te ajudar na rotina, podemos destacar:
- uma agenda, para evitar que você tente gravar todas as suas tarefas e compromissos na cabeça;
- técnicas de aproveitamento do tempo, como a técnica Pomodoro, por exemplo;
- to do list (lista de tarefas) para de ajudar com a organização de tarefas por prioridade, entre outras.
02. Separe o urgente do importante – aprenda a definir níveis de prioridade
Em segundo lugar, é importante saber como priorizar tarefas. Isto é, você precisa determinar dentre as coisas da sua lista de tarefas, o que é urgente e o que é prioridade. Essa palavra significa o que vem primeiro, o que não pode esperar. Para te ajudar a definir quais são as suas prioridades, você pode utilizar a matriz de prioridades. Confira como esse método funciona na imagem a seguir:
Dessa forma, você consegue organizar melhor o seu tempo, e até mesmo desenvolver as suas atividades com o máximo de calma e qualidade possível. Ademais, ao organizar o seu tempo e as suas atividades com a ajuda da matriz de prioridades, você consegue cumprir os seus prazos com mais facilidade.
03. Identifique se você realmente está controlando seu tempo
O que isso significa? Muitas vezes nós pensamos que controlamos todas as horas que usamos para trabalhar. Mas, ao final do dia, percebemos que deixamos acumular algumas atividades, seja por falta de organização da rotina, ou por inabilidade na hora de organizar seu tempo.
Sendo assim, nossa terceira dica envolve avaliar se você realmente está controlando o seu tempo. Para isso, você pode definir algumas regras, por exemplo:
- Se você sabe que demora 30 minutos para ler e responder e-mails, já especifique na agenda em qual parte do dia você fará isso.
- Trabalhando em casa ou no modelo home office, você precisa definir um horário de início e término, e tentar cumprir essa jornada todos os dias, sem levar trabalho extra para casa.
- Garanta que está usando o período de descanso com você e com a sua família, esqueça o trabalho nesses momentos. Nada de responder um e-mail rápido enquanto janta, ou ler uma mensagem de fornecedor enquanto está brincando com o seu filho, por exemplo.
Quem não consegue organizar bem a sua rotina, normalmente perde tempo se concentrando em apenas um, ou às vezes duas tarefas de forma simultânea. E acaba por acreditar que não tem tempo para realizar outras atividades.
04. Como organizar seu tempo: cuidado com o exagero na quantidade de atividades
Quantas vezes você já criou listas imensas de afazeres e terminou o dia com aquela sensação de que não fez quase nada? Isso acontece por causa do exagero de atividades. É muito comum acreditarmos que damos conta de fazer tudo. Mas, é importante reforçar que só temos 24 horas no dia para trabalhar, ter momentos de lazer, descansar, dormir e se alimentar. Portanto, quando for criar a sua lista de tarefas, lembre-se:
- Coloque apenas um número real de tarefas que você consegue realizar em um dia.
- Saiba contabilizar o tempo que você gasta em cada atividade, assim, você poderá determinar o número correto de afazeres para um dia de trabalho.
- Siga a regra dos três: liste três atividades indispensáveis para fazer no primeiro bloco de horário, por exemplo: das 08h às 12h. Na parte da tarde, deixe para atividades menos urgentes, ou para concluir as atividades que você iniciou no primeiro bloco. E por aí vai…
05. Relaxe, e respeite os seus limites
Já falamos sobre a importância do descanso e de respeitar os seus limites, mas é sempre importante reforçar. Então:
- nada de pular o horário de almoço;
- nem mesmo ficar até tarde com frequência;
- ou ainda, esquece essa “mania” de levar trabalho extra para casa.
Respeitar os seus limites físicos e emocionais pode influenciar na forma como você organiza o seu tempo. Essa cobrança em sempre ser produtivo, em cumprir os prazos antes do tempo, são ações que acabam se tornando um círculo vicioso, e gerando uma sobrecarga.
Portanto, faça somente o que for possível dentro da sua jornada de trabalho, aquela que você estabeleceu lá na primeira dica, lembra? Não renuncie o seu momento de descanso, de aprendizado ou de vínculo social. Tenha certeza que o descanso adequado, aliado as outras dicas vão te ajudar em como organizar seu tempo da melhor forma possível. E siga para a nossa última dica e uma das mais importantes…
06. Como organizar seu tempo: conte com a ajuda da tecnologia
Por fim, a tecnologia veio para somar, e nos ajudar quando o assunto é como organizar seu tempo. Contar com ferramentas tecnológicas e online irá te ajudar não só a organizar seu tempo, como também facilitar processos. Através de ferramentas e aplicativos, você vai conseguir:
- criar sua lista de tarefas;
- bem como gerenciar as tarefas de maneira apropriada;
- organizar cronogramas;
- gerenciar seus projetos;
- identificar e eliminar tarefas desnecessárias;
- realizar sua organização mental, entre outros.
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