Saber como definir quais são as suas prioridades no trabalho – e até mesmo na vida pessoal – é uma preocupação de todos. Afinal, estamos constantemente tentando dar conta de tudo ao mesmo tempo. Quem atua no meio corporativo sabe que tempo, recursos humanos e financeiros são limitados, exigindo do profissional o estabelecimento de prioridades para um bom desempenho das funções. Pensando nisso, preparamos este artigo para te ensinar como usar a matriz de prioridades em 6 passos essenciais. Então, continue conosco até o fim!
Matriz de prioridades em 6 passos
Em suma, as empresas costumam ter altas demandas, e a grande quantidade de atividades e processos realizados podem ser mal gerenciados, se não tiverem a devida atenção da equipe. Assim, para melhorar a qualidade desses processos e até mesmo como forma de aumentar a produtividade, você pode contar com ferramentas que ajudam em como organizar os processos. Entre elas está a matriz de prioridades, que facilita a resolução de problemas que surgem em sua rotina.
A forma de funcionamento de uma matriz de prioridades é, em sua maioria, sempre a mesma. O que muda são os critérios considerados em cada análise de um processo, por exemplo. Dessa forma, preparamos um passo a passo de como usar a matriz de prioridades. Confira:
1. Faça uma lista das atividades que sua equipe precisa priorizar
Em primeiro lugar, a organização é o ponto-chave para você que deseja saber como utilizar a matriz de prioridades. Ou seja, você precisa definir aquilo que você deseja priorizar. Estes são processos, projetos, atividades específicas ou outro item?
Se forem muitos projetos, quais atividades ou ações devem entrar na sua lista de prioridades?
Sem dúvidas, esse é o primeiro passo, pois, ao criar a sua lista, você já estará pré-selecionando o trabalho. Dessa forma, irá facilitar os próximos passos, principalmente se você tiver um grande volume de coisas para realizar.
2. Defina e enumere os critérios
Em segundo lugar, é preciso estabelecer os critérios de priorização. Ou seja, quais condições você irá considerar na hora de selecionar as demandas? Você pode usar critérios de:
- gravidade;
- urgência;
- tendência;
- abrangência;
- benefício;
- satisfação do cliente;
- investimento;
- operação;
- probabilidade de sucesso, entre outros.
A escolha desses critérios irá depender dos processos que sua equipe executa no dia a dia da sua empresa. Se um dos focos é a satisfação do cliente, este pode ser o critério principal. Além disso, saiba que é possível eleger mais de um critério ao realizar a matriz de prioridades.
3. Crie uma pontuação adequada para cada critério
O terceiro passo trata-se de criar uma pontuação que seja eficaz para cada critério que você estabeleceu na segunda etapa. Por exemplo, se você está usando o critério de urgência e/ou tendência, você pode usar uma escala que vai de um a cinco.
Dar exemplos práticos que representem cada uma das notas, irá ajudar a sua equipe a pontuar cada item da lista para chegar na prioridade. Não se esqueça de envolver a sua equipe no processo de priorização das demandas, dessa forma, a chance de sucesso é muito maior.
4. Matriz de prioridades: crie uma tabela com todas as informações
Em resumo, uma matriz de prioridades nada mais é do que uma tabela que te ajudará a identificar quais problemas você está enfrentando nos processos, bem como quais ações devem ser priorizadas.
Sendo assim, com todas as informações que você coletou nas etapas anteriores, é hora de criar uma tabela. Para criar uma matriz personalizada para o seu negócio, basta colocar nas linhas todos os problemas que precisam ser resolvidos. Como: cancelamentos de clientes, baixos índices de fidelização, custos elevados, desperdícios de recursos, entre outros. Nas colunas você poderá inserir quais aspectos serão avaliados nos problemas. Tais como: o impacto no negócio, ou a urgência, por exemplo. Não se esqueça de incluir também as pontuações que serão utilizadas para cada critério.
Essa organização visual facilita os próximos passos, a tomada de decisão e te ajuda a realizar uma melhor gestão dos processos.
5. Aprenda a calcular as pontuações de cada demanda
Com todas as notas atribuídas, e com todas as informações dispostas em uma tabela, é hora de somar, multiplicar, e até dividir a pontuação de cada demanda. Para montar a sua matriz de prioridades, é preciso associar as pontuações e isso irá depender do método utilizado por você.
Por exemplo, se você estiver usando a matriz GUT, você precisará multiplicar os números. Em seguida, você terá um único número atribuído para cada demanda, o que te levará para o próximo – e último – passo de como usar a matriz de prioridades.
6. Matriz de prioridades: monte o seu ranking
Por fim, com todas as notas já atribuídas a cada problema que precisa ser solucionado, o último passo diz respeito a organização do maior para o menor. No topo estarão os problemas/demandas com maior pontuação, ou seja, aqueles que deverão ser priorizados.
No caso de duas demandas ficarem com a mesma pontuação, por exemplo, você precisará avaliar outros critérios que são relacionados ao processo para conseguir definir o de maior prioridade. Além disso, algumas matrizes não trabalham com ranking, mas, sim, com sugestões de ações que podem ser feitos a depender da demanda. Você precisa avaliar tudo isso antes de colocar a mão na massa.
Agora que você já sabe o que é uma matriz de prioridades, bem como usá-la, a Organize na Prática pode continuar te ajudando. Afinal, nós oferecemos os melhores treinamentos para te ajudar a organizar e otimizar a sua rotina profissional e pessoal. Então, que tal investir em um curso de organização para render até 2x mais?
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