O plano de ação é algo crucial para o funcionamento de uma empresa. Para que se possa fazer a realização de qualquer projeto nas empresas, é necessário que todas as ideias e atividades programadas fiquem estruturadas de uma forma que seja compreensível para todas as pessoas envolvidas.
Por esse motivo, o plano de ação é algo fundamental dentro da elaboração de planejamentos, agindo como se fosse um guia que pode orientar o caminho das atividades e possibilita a visão como um todo.
Quer saber mais sobre o modelo de plano de ação e como fazer um plano de ação? Confira aqui!
O que é um plano de ação?
O plano de ação é responsável por estruturar as demandas e ideias que sua equipe estabeleceu durante uma reunião de planejamento. Da mesma forma como temos o costume de colocar as informações importantes em um papel ou um bloco de notas, para que seja possível executar em algum momento do futuro.
O plano de ação cumpre a função de um roteiro. Ou seja, ele mostra a direção que a empresa deve tomar com detalhes, além de fazer as fases previstas para o projeto. Assim, atribuindo as responsabilidades e garantindo que sua equipe não acabe esquecendo nenhuma tarefa durante o momento em que essas atividades estão sendo realizadas.
Quando o plano de ação tem uma estrutura simples e que sua equipe pode incorporá-la aos softwares de gestão facilmente, o plano de ação acaba sendo o método que será responsável por tornar os seus objetivos e metas cada vez mais tangíveis. Dessa forma, fazendo com que outras técnicas sejam agregadas e mais ferramentas de planejamento sejam utilizadas dentro da gestão de projetos, como os cronogramas e as checklists.
O plano de ação acaba sendo o responsável por toda a organização e alinhamento de soluções para os desafios organizacionais, o que acaba proporcionando uma visibilidade completa do que acontece em cada etapa prevista.
É necessário fazer?
Pense no seguinte exemplo: imagine que você queira realizar uma viagem, mas acabou não consultando quais são os pontos turísticos do seu destino. É possível realizar algo assim, mas acaba sendo muito arriscada e fadada a imprevistos que poderiam ter sido evitados.
Essa mesma correlação ocorre quando o objetivo é fazer com que um projeto se concretize na sua empresa.
Com a ausência da descrição desses processos, a gestão dessas atividades acaba se tornando complexa. Afinal, não existe algum parâmetro que possa ser utilizado como um manual ou como guia. Por esse motivo, ter um plano de ação é um elemento que sua empresa não deve descartar logo nas primeiras etapas de planejamento.
O plano de ação ajuda a definir as prioridades e também os responsáveis pela execução dos procedimentos, fazendo com que essa realização de atividades se torne ainda mais produtiva.
Passo a passo de um plano de ação
Existem cinco etapas principais no plano de ação: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento. Confira:
1. Iniciação
A iniciação é a primeira parte dentro do plano de ação. E o seu intuito é fazer com que os objetivos principais do projeto sejam ainda mais nítidos. Assim, os integrantes do time responsável por ele saibam as demandas dessa meta. Dessa forma, caso um dos propósitos descritos no planejamento estratégico seja garantir uma melhora nos canais de comunicação com os consumidores, é necessário que os profissionais conduzam suas atividades em direção a essa finalidade.
Com isso em mente, o plano de ação acaba detalhando o que cada funcionário pode fazer periodicamente para atingir os seus objetivos. Além disso, para que o seu alinhamento seja preciso e para você poder avaliar os resultados, a fase de iniciação também é a responsável por abordar a mensuração das metas por meio de alguns indicadores.
Você pode usar metodologias para esse tipo de atividade, já que os objetivos principais já são conhecidos por todos os setores das empresas. O que também ajuda a estimular um maior engajamento por parte dos colaboradores.
2. Planejamento
O segundo passo do plano de ação é o planejamento e nele você deve voltar as suas atenções para a parte de alocação de recursos necessários (sejam eles materiais, financeiros ou humanos), para que seja possível efetivar essas tarefas.
A criação de checklists é um procedimento muito aconselhado nessa etapa, para organizar as atividades prioritárias.
3. Execução
A execução é o terceiro passo do plano de ação e é nela que ele começa a estabelecer datas e prazos para a realização das tarefas que existem dentro do projeto. A empresa irá alocar esses prazos e marcos de projeto dentro de um cronograma, que vai ajudar na hora da orientação e conferência das atividades que a equipe for efetuar naquele momento.
4. Monitoramento
O monitoramento é o quarto passo do plano de ação. Ele mostra a necessidade de ter mecanismos e ferramentas que possam acompanhar todo o progresso do projeto, ainda mais quando se quer manter todos os colaboradores informados sobre o progresso do projeto. Por isso, o seu plano de ação também deve ter uma descrição de como será o acompanhamento.
Além de um cronograma, as estratégias de monitoramento acabam envolvendo também a realização de relatórios que são personalizados e reuniões periódicas, que atuam como um instrumento de validação para essas ações em andamento, ou até mesmo para reajustes pontuais quando são necessários.
5. Encerramento
O encerramento é o quinto e último passo para montar o seu plano de ação. O passo final tem como papel revisar e avaliar cada procedimento realizado. Além de garantir que a empresa seguiu à risca todo o script previsto.
Essa parte final não procura o que deu errado. Mas, tenta entender quais foram as mudanças que acabaram sendo realizadas por meio de cada uma retrospectiva. Dessa forma, é possível ter uma compreensão mais clara das atividades que a empresa concretizou e também daquelas que devem ser revistas e melhoradas em projetos que serão feitos no futuro.
Quer saber mais sobre plano de ação e como a organização pode ajudar na sua empresa? Confira os cursos da Organize na Prática!
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar melhor com a ajuda do app Evernote. Tudo isso de forma prática e rápida!
- Que tal aprender a gerenciar os processos, na prática? Então, confira o curso gestão de processos!
- Curso de Organização: aprenda a se organizar melhor. E ainda, como render até 2 vezes mais no seu trabalho.
- Se precisar de uma ajuda, fale com a nossa equipe de consultoria.