O Google Drive já é uma realidade para muitas empresas. Mas, infelizmente, nem todos sabem usar todo o seu potencial, especialmente quando se trata do Google Drive para os negócios. E ainda, muitas pessoas acreditam que suas ferramentas se restringem apenas para uso pessoal ou acadêmico.
Dessa forma, neste artigo nós vamos listar três dicas rápidas e práticas de como você pode utilizar o Google Drive para os negócios e otimizar sua rotina profissional.
O Google certamente tem diversas ferramentas fáceis e úteis para o seu negócio e para te ajudar com sua rotina, e o Google Drive é uma delas. Além do recurso de armazenamento em nuvem que é o que todos conhecem, também é possível compartilhar e facilitar o trabalho em equipe.
O Google Drive também se integra com os programas de computador e outros softwares de produtividade, fazendo com que todas as informações e arquivos estejam sempre sincronizados e disponíveis para consulta em poucos minutos.
Além disso, o Google Drive oferece configurações de segurança no momento em que você precisa compartilhar os arquivos e, muito outros recursos incríveis.
Tendo isso em mente, separamos três dicas para te ajudar. A última delas é a mais incrível. Continue lendo para descobrir.
Principais funcionalidades disponíveis no Google Drive para os negócios
Antes de conferir as dicas que separamos para você, confira a lista das principais funcionalidades que estão disponíveis no Google Drive, para que você consiga se organizar e passe a utilizar o sistema a seu favor. Confira:
Google Agenda: com este recurso você consegue organizar seus compromissos, configurar para que os seus clientes agendem horários com você de forma automática. E ainda, organizar suas tarefas diárias. Para conhecer todos os benefícios do Google Agenda, e para utilizar todos os recursos a favor do seu negócio clique aqui.
Contatos: através do Drive você consegue armazenar e organizar toda a sua lista de contatos e e-mails corporativos ou pessoais, economizando espaço local, e contando com a segurança da Google.
Drive: este recurso todos conhecem e fazem uso do armazenamento em nuvem.
Google Docs: editor de texto similar ao Microsoft Word. Com esta ferramenta você consegue fazer upload de artigos e até mesmo traduzi-los de forma rápida. Além disso, também é possível utilizar o recurso de voz para economizar tempo e facilitar a captação de informações em uma reunião, por exemplo.
Google Slides: ferramenta para criar e editar apresentações, similar ao Power Point.
Planilhas ou Google Sheets: similar ao Microsoft Excel, crie e edite planilhas e colabore. É possível compartilhar com até 50 pessoas editando ao mesmo tempo. Ideal para facilitar o trabalho em equipe.
Google Hangouts – ferramenta própria para chat, videoconferência e compartilhamento de tela.
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Agora que você já conheceu as principais funcionalidades do Google Drive para os negócios, confira a seguir as três dicas que preparamos para você.
1. Histórico de revisões
Você tem o costume de utilizar o Google Drive para facilitar a colaboração e o trabalho em equipe? Já sentiu a necessidade de ter um controle maior sobre as edições que são feitas pela sua equipe?
Não se preocupe! Pois, saiba que é possível acessar o histórico de revisões e edições nos arquivos que são compartilhados entre a equipe no Google Drive.
Além disso, também é possível reverter o documento para a última versão.
Para ter acesso à revisão, basta seguir os três passos a seguir:
- Assim que você abre o seu documento, irá aparecer na barra superior quando foi realizada a última revisão. Por exemplo: “última revisão foi feita há 7 dias”.
- Em seguida, basta clicar nesta informação, e automaticamente, o histórico de revisões irá aparecer do lado direito da tela.
- Ao clicar nos “três pontinhos”, você consegue fazer uma cópia da versão anterior de forma simples e rápida.
Simples, não é mesmo?
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2. Formulário sincronizados com planilhas
Certamente, você já conhece o Google Formulários. Mas, você sabia que é possível gerar uma planilha com todos os dados solicitados pelos seus clientes ou funcionários?
Em suma, quem trabalha com pesquisas e mensuração de dados pode formular um questionário usando o Google Forms. Dessa forma, para facilitar, todos os dados já ficarão disponíveis em uma planilha que você pode baixar em poucos segundos. Para aprender este recurso, siga o passo a passo a seguir:
- Abra o arquivo que você deseja extrair os dados no Google Forms.
- No canto superior esquerdo, clique em “Respostas”, depois em “Resumo”.
- Em seguida, no canto superior direito clique em “Mais”, depois em “Selecionar destino da resposta”.
- Depois é só clique em “criar uma nova planilha: criar uma planilha para resposta no Planilhas Google”. Por fim, clique em criar ou selecionar. Em segundos a sua planilha com todas as respostas do seu questionário será criada.
3. Extraia textos de imagem e arquivo pdf
Por último, este recurso é interessante para você que recebe documentos escaneados ou em PDF e precisa transferir algumas informações para um sistema ou uma planilha.
O Google Drive permite que você faça inclua o artigo na nuvem e converta em formato word, por exemplo. Veja como é simples em apenas dois passos:
- Faça o upload do arquivo que você deseja converter em texto.
- Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “Abrir com”, depois em “documentos Google”, e em segundo o seu arquivo irá abrir em forma de texto para que você possa copiar apenas as informações que você precisa.
Este recurso é possível com documentos em pdf e até mesmo imagens escaneadas.
Em conclusão, para aprender este recurso incrível, na prática, Maurício Aizawa preparou um vídeo incrível para você. Assista logo abaixo:
Além de todas essas funcionalidades apresentadas, uma das principais vantagens do Google Drive, com toda a certeza, é a segurança. Ou seja, o armazenamento na nuvem é prático, fácil de usar e tem todo o sistema de segurança que a Google oferece.
E ao adquirir um dos planos pagos – que têm preços muito justos em relação à quantidade de funcionalidades oferecidas – a segurança passa a ser ainda maior.
O conhecimento não para por aqui
Que tal aprender a organizar a agenda de forma prática, rápida e efetiva usando o Google Agenda? As rotinas que você irá aprender irão garantir mais previsibilidade, assertividade e paz mental para os seus dias.
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MATERIAIS DE REFERÊNCIA
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