O Google Drive já é uma realidade para muitas empresas. Mas, infelizmente, nem todos sabem usar todo o seu potencial, especialmente quando se trata do Google Drive para os negócios. E ainda, muitas pessoas acreditam que suas ferramentas se restringem apenas para uso pessoal ou acadêmico.

Dessa forma, neste artigo nós vamos listar três dicas rápidas e práticas de como você pode utilizar o Google Drive para os negócios e otimizar sua rotina profissional.

O Google certamente tem diversas ferramentas fáceis e úteis para o seu negócio e para te ajudar com sua rotina, e o Google Drive é uma delas. Além do recurso de armazenamento em nuvem que é o que todos conhecem, também é possível compartilhar e facilitar o trabalho em equipe.

O Google Drive também se integra com os programas de computador e outros softwares de produtividade, fazendo com que todas as informações e arquivos estejam sempre sincronizados e disponíveis para consulta em poucos minutos.

Além disso, o Google Drive oferece configurações de segurança no momento em que você precisa compartilhar os arquivos e, muito outros recursos incríveis.

Tendo isso em mente, separamos três dicas para te ajudar. A última delas é a mais incrível. Continue lendo para descobrir.

Principais funcionalidades disponíveis no Google Drive para os negócios

Google Drive para os negócios - funcionalidades

Antes de conferir as dicas que separamos para você, confira a lista das principais funcionalidades que estão disponíveis no Google Drive, para que você consiga se organizar e passe a utilizar o sistema a seu favor. Confira:

Google Agenda: com este recurso você consegue organizar seus compromissos, configurar para que os seus clientes agendem horários com você de forma automática. E ainda, organizar suas tarefas diárias. Para conhecer todos os benefícios do Google Agenda, e para utilizar todos os recursos a favor do seu negócio clique aqui.

Contatos: através do Drive você consegue armazenar e organizar toda a sua lista de contatos e e-mails corporativos ou pessoais, economizando espaço local, e contando com a segurança da Google.

Drive: este recurso todos conhecem e fazem uso do armazenamento em nuvem.

Google Docs: editor de texto similar ao Microsoft Word. Com esta ferramenta você consegue fazer upload de artigos e até mesmo traduzi-los de forma rápida. Além disso, também é possível utilizar o recurso de voz para economizar tempo e facilitar a captação de informações em uma reunião, por exemplo.

Google Slides: ferramenta para criar e editar apresentações, similar ao Power Point.

Planilhas ou Google Sheets: similar ao Microsoft Excel, crie e edite planilhas e colabore. É possível compartilhar com até 50 pessoas editando ao mesmo tempo. Ideal para facilitar o trabalho em equipe.

Google Hangouts – ferramenta própria para chat, videoconferência e compartilhamento de tela.

Leia também: Aplicativos de videoconferência: conheça os 3 melhores de 2020

Agora que você já conheceu as principais funcionalidades do Google Drive para os negócios, confira a seguir as três dicas que preparamos para você.

1. Histórico de revisões

Você tem o costume de utilizar o Google Drive para facilitar a colaboração e o trabalho em equipe? Já sentiu a necessidade de ter um controle maior sobre as edições que são feitas pela sua equipe?

Não se preocupe! Pois, saiba que é possível acessar o histórico de revisões e edições nos arquivos que são compartilhados entre a equipe no Google Drive.

Além disso, também é possível reverter o documento para a última versão. 

Para ter acesso à revisão, basta seguir os três passos a seguir:

  1. Assim que você abre o seu documento, irá aparecer na barra superior quando foi realizada a última revisão. Por exemplo: “última revisão foi feita há 7 dias”.
  2. Em seguida, basta clicar nesta informação, e automaticamente, o histórico de revisões irá aparecer do lado direito da tela.
  3. Ao clicar nos “três pontinhos”, você consegue fazer uma cópia da versão anterior de forma simples e rápida.
Google Drive - histórico de revisões

Simples, não é mesmo? 

Leia também: Dicas do Google Drive para tornar a sua vida mais prática

2. Formulário sincronizados com planilhas

Certamente, você já conhece o Google Formulários. Mas, você sabia que é possível gerar uma planilha com todos os dados solicitados pelos seus clientes ou funcionários?

Em suma, quem trabalha com pesquisas e mensuração de dados pode formular um questionário usando o Google Forms. Dessa forma, para facilitar, todos os dados já ficarão disponíveis em uma planilha que você pode baixar em poucos segundos. Para aprender este recurso, siga o passo a passo a seguir:

  1. Abra o arquivo que você deseja extrair os dados no Google Forms.
  2. No canto superior esquerdo, clique em “Respostas”, depois em “Resumo”.
  3. Em seguida, no canto superior direito clique em “Mais”, depois em “Selecionar destino da resposta”.
  4. Depois é só clique em “criar uma nova planilha: criar uma planilha para resposta no Planilhas Google”. Por fim, clique em criar ou selecionar. Em segundos a sua planilha com todas as respostas do seu questionário será criada.

3. Extraia textos de imagem e arquivo pdf

Por último, este recurso é interessante para você que recebe documentos escaneados ou em PDF e precisa transferir algumas informações para um sistema ou uma planilha.

O Google Drive permite que você faça inclua o artigo na nuvem e converta em formato word, por exemplo. Veja como é simples em apenas dois passos:

  1. Faça o upload do arquivo que você deseja converter em texto.
  2. Clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “Abrir com”, depois em “documentos Google”, e em segundo o seu arquivo irá abrir em forma de texto para que você possa copiar apenas as informações que você precisa.

Este recurso é possível com documentos em pdf e até mesmo imagens escaneadas.

Em conclusão, para aprender este recurso incrível, na prática, Maurício Aizawa preparou um vídeo incrível para você. Assista logo abaixo:

Além de todas essas funcionalidades apresentadas, uma das principais vantagens do Google Drive, com toda a certeza, é a segurança. Ou seja, o armazenamento na nuvem é prático, fácil de usar e tem todo o sistema de segurança que a Google oferece.

E ao adquirir um dos planos pagos – que têm preços muito justos em relação à quantidade de funcionalidades oferecidas – a segurança passa a ser ainda maior.

O conhecimento não para por aqui

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

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  2. Organize a rotina usando o Google Agenda – Clique aqui para aprender o passo a passo
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