Sem dúvidas, o Google Drive é uma das soluções da empresa Google mais incríveis no mercado. Ele oferece todas as ferramentas para que você consiga realizar diversos trabalhos. Bem como tornar a sua rotina mais produtiva. Dessa forma, separamos algumas dicas do Google Drive para você que quer ganhar agilidade, produtividade e otimizar o seu dia a dia, confira.
Google Drive é um sistema inteligente que oferece todos os recursos necessários para te ajudar a economizar espaço local. Além disso, conta com os serviços de nuvem para organizar melhor o seu ambiente de trabalho, acadêmico e até mesmo pessoal.
Se você pretende tornar a sua rotina mais prática e produtiva, tanto individualmente quanto em equipe, apostar no Google Drive como uma de suas ferramentas principais de trabalho é uma excelente alternativa.
Documentos, planilhas e apresentação foram aperfeiçoados para oferecer praticidade. E para melhorar o fluxo de trabalho dos seus usuários.
Mas, você sabe exatamente como usar o máximo potencial do Google Drive a seu favor?
Nesse sentido, confira a seguir as melhores dicas do Google Drive que separamos para você. Assim, você consegue aumentar a eficiência no uso da ferramenta. Bem como aumentar a produtividade e trazer mais agilidade para a sua rotina.
1. Dicas do Google Drive: Trabalhe Offine
A primeira dica é a mais importante. Principalmente para aqueles profissionais que precisam se deslocar para reuniões de trabalho com seu computador ou tablet.
Em outras palavras, não deixe que a falta de internet no local te impeça de editar e criar arquivos no Google Docs.
Para ativar esta opção, basta seguir o passo a passo a seguir:
- Adicione a extensão “Google Docs Off-line”.
- Depois disso, é só ir ao documento, acessar a opção “arquivo”, em seguida: “tornar disponível offline”.
- Em terceiro lugar, o documento irá solicitar que você atualize a página, e em segundos o seu arquivo estará disponível para consulta e edição no modo offline.
Confie e adquira mais praticidade a sua rotina.
2. Colaboração eficiente em equipe
Você tem um trabalho na escola ou na faculdade? Precisa compartilhar uma planilha com sua equipe de trabalho? Nesse sentido, o Google Drive te oferece mais esta possibilidade para torna o seu dia a dia ainda mais prático.
Através do sistema, é possível compartilhar um arquivo com até 50 pessoas. Assim, todos conseguem editar ao mesmo tempo.
Chega de perder o arquivo original. E comece a organizar os documentos com a sua equipe para aumentar a produtividade e proporcionar a equipe mais praticidade.
Para fazer isso, basta compartilhar o seu arquivo por e-mail. E para evitar que o arquivo se perca ou seja compartilhado externamente, ao enviar, basta desmarcar a opção “Os editores podem alterar permissões e compartilhar”.
Muito simples, não é mesmo?
Certamente, esta é uma das dicas do Google Drive mais incrível para profissionais que precisam trabalhar constantemente em equipe.
3. Baixe o aplicativo para facilitar sua rotina
Em terceiro lugar, utilizar o aplicativo do Google Drive também é sensacional. Afinal, o app oferece a possibilidade de editar e criar documentos mesmo sem a necessidade de um computador. Este recurso é ideal para editar arquivos com mais rapidez ou compartilhar algum documento com urgência.
Outra função interessante é a possibilidade de tirar a foto de um texto, fazer o upload da foto no Drive, e ele irá transformar as letras na imagem em arquivo de texto.
Geralmente, em dispositivos Android, o aplicativo já vem instalado com o pacote da Google.
Caso não venha instalado, basta procurar na App Store ou na Play Store o aplicativo, e aproveitar mais este recurso para facilitar a sua rotina.
4. Dicas do Google Drive: Fale ao invés de digitar
Já pensou conseguir transcrever uma reunião? Gravar uma aula do seu professor mais importante? Certamente, você fala mais rápido do que digita. Dessa forma, já pensou em utilizar a ferramenta de voz do Google Drive?
Para ativar a função, basta ir em “ferramentas”, depois em “digitação por voz”. Você também consegue escolher o idioma em que você pretende ditar.
Certamente, você irá se surpreender com a qualidade da transcrição.
5. Corte um vídeo dentro de uma apresentação – Google Slides
Tem uma apresentação importante na escola ou no trabalho para fazer?
Nesta apresentação você gostaria de apresentar um vídeo interessante para ilustrar o seu discurso, mas não quer apresentar o vídeo todo? Não se preocupe! Pois, saiba que uma das ferramentas mais surpreendentes do Google Slides é a possibilidade de cortar vídeos do YouTube dentro da apresentação.
Para isso, basta seguir o passo a passo a seguir:
- Adicione o vídeo no slide que você deseja.
- Clique com o botão direito do mouse no vídeo.
- Escolha Opções de Formatação.
- Automaticamente as configurações de Reprodução de vídeos irá aparecer à direita.
- Por fim, coloque o início e o término do trecho que você deseja apresentar.
Em alguns casos, basta clicar no vídeo que consta no slide que as opções de formatação já aparecem.
6. Dicas do Google Drive: Recurso de tradução
Recebeu aquele material incrível em outro idioma? Ou você está fazendo uma busca para um trabalho importante, e encontrou materiais em língua estrangeira? Não se preocupe, esta é uma das dicas do Google Drive mais interessante, principalmente para quem trabalha com conteúdo, ou para estudantes.
Basta salvar o arquivo no Drive, abra o documento, vai até ferramentas, depois é só selecionar “traduzir documento”, e irá aparecer a opção para você criar uma cópia do documento traduzida. Incrível não é mesmo?
7. Crie um portfólio rápido e prático
Você trabalha com a área de marketing ou com projetos aos quais precisam ser organizados em um portfólio? O Google Drive pode ser a ferramenta ideal e rápida para te ajudar a criar a sua lista de trabalhos profissionais.
Para isso, basta criar uma pasta própria para o portfólio dentro do seu Google Drive, e tornar o link compartilhável. Esse link você pode enviar individualmente a cada proposta que você encaminhar para os seus prospects. Ou deixá-lo disponível em seu blog ou website, por exemplo.
E para garantir a segurança dos seus arquivos. Confira a seguir, a última e a dica mais importante sobre compartilhamento de documentos e arquivos no Google Drive.
8. Garanta a segurança ao compartilhar documentos
Em conclusão, esta dica é para profissionais que precisam compartilhar documentos com a equipe ou com clientes e quer garantir a segurança deste documento.
Todo mundo sabe que é possível compartilhar qualquer documento até mesmo uma pasta de documentos através do link compartilhável.
Porém, o que todo mundo sabe também é que através do link, a pessoa que receber o documento consegue não só editar e compartilhar com outras pessoas, como também fazer uma cópia de todo o documento.
Dessa forma, para garantir a segurança do seu documento, Maurício Aizawa traz duas dicas do Google Drive que são incríveis.
Uma de compartilhamento, e outra de prazo para documentos compartilhados. Aprenda no vídeo a seguir, de forma prática.
O CONHECIMENTO NÃO PARA POR AQUI
Em conclusão, toda semana, nós do Organize na Prática investimos em conteúdo de qualidade para trazer conhecimento, bem como dicas para otimizar a sua rotina. Portanto, leia também:
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MATERIAIS DE REFERÊNCIA
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