Gerenciar tarefas nada mais é do que uma forma de organizar e listar as atividades que você precisa realizar no dia a dia. Trata-se de uma função útil que te ajuda na organização e na produtividade, além de manter uma equipe mais engajada nos propósitos do negócio. Pensando nisso, trouxemos aqui neste artigo algumas dicas e ferramentas essenciais para te ajudar a realizar uma gestão mais eficiente, confira.
Importância em gerenciar tarefas
Na atualidade, todos nós somos multitarefas, pois precisamos trabalhar, estudar, cuidar da casa, entre outros. E só na parte do trabalho, já temos que lidar com muitas tarefas, e fica difícil organizar a vida sem utilizar as ferramentas e recursos de forma adequada.
Em resumo, as tarefas representam as etapas que precisam ser executada para deixar claro quem é responsável pelo quê ou quando. Também representam ideias e itens que são importantes na hora de organizar a rotina. E é justamente para isso que serve essa ferramenta. Sem dúvidas, gerenciar tarefas não é uma atividade fácil de realizar, mas, ela apresenta inúmeros benefícios, tais como:
- deixar as prioridades claras;
- tornar as relações de trabalho mais transparentes e fáceis;
- mensurar o tempo investido em cada projeto ou atividade;
- avaliar o desempenho;
- aumentar a produtividade;
- favorecer o engajamento da equipe, entre outros.
Gerenciar tarefas: dicas e ferramentas para uma gestão eficiente
Quanto maior a carga de tarefas pessoais e profissionais, maior é a necessidade de recorrer a uma ajuda para manter a vida mais organizada e eficiente. Nesse sentido, criar uma lista com todas as tarefas é um ponto fundamental na hora de organizar sua rotina e a rotina da sua equipe.
Ajuda de você mantiver todas elas em um único dispositivo ou aplicativo, assim, evitando a desorganização, ou que você perca um compromisso ou um prazo importante. Algumas dicas e ferramentas podem te ajudar a fazer uma melhor gestão de tempo, organizar as tarefas, melhorar a comunicação com a equipe e ainda aumentar a produtividade. Então, confira a seguir as dicas que preparamos para você:
Por onde eu começo?
Essa é uma questão que todo mundo faz quando decide organizar as tarefas do dia, além disso, causa muita ansiedade. No entanto, para começar a entender quais são as prioridades, é preciso definir todo o processo. Então, defina:
- O que é preciso ser feito?
- Qual é o projeto e quem é o cliente?
- Qual é o prazo
- Em média, quanto tempo esse projeto leva para ser concluído?
- Quão importante esse projeto é?
- Quais atividades fazem parte do projeto?
Com todas essas perguntas respondidas, fica mais fácil estruturar o projeto e gerenciar tarefas necessárias. Afinal, saber a ordem de prioridade das atividades irá ajudar você e a sua equipe a procrastinar menos e a organizar melhor a rotina.
Organize pelo contexto ou por área
Em segundo lugar, criar categorias para as tarefas facilitará na hora de realiza-las. Se uma tarefa exige que você a realize fora do escritório, por exemplo, tente organizá-la próxima de outra que também precisa ser realizada em outro ambiente. Isso evita que você perca tempo se deslocando mais de uma vez ao dia.
Essa também é uma excelente maneira de deixar a sua agenda mais organizada.
Defina prazos
Em suma, trabalhar com prazos é uma técnica excelente de gestão de tempo, e o ajudará a evitar possíveis transtorno. Afinal, as emergências acontecem e, por mais que você tente, é impossível evitá-las.
Portanto, aproveitar as agendas eletrônicas e adicionar lembretes com alarmes para te lembrar dos prazos é uma excelente forma de gerenciar tarefas.
Use a tecnologia a seu favor na hora de gerenciar tarefas
Por fim, aplicativos como Trello, Evernote, Todoist e Asana foram criados para tornar a vida do usuário mais fácil e produtiva com apenas alguns cliques. Eles servem tanto para um trabalho individual, quanto para um trabalho em equipe.
A partir deles você consegue:
- gerenciar tarefas;
- definir prioridades;
- organizar de uma maneira visual para facilitar a compreensão;
- e ainda prevenir falhas nos processos.
Gerenciar tarefas com Asana
Em resumo, com o Asana você consegue acompanhar o status dos seus projetos e atividades cadastrados. Isto é, acompanhar o desenvolvimento e até mesmo quem é responsável por cada atividade.
Com ele você cria a organização da maneira que achar melhor, por exemplo:
- escrever o nome da atividade de forma clara e específica;
- atribuir a tarefa a você ou outro membro da equipe;
- dividir uma tarefa em várias subtarefas, caso mais de uma pessoa esteja contribuindo com o andamento;
- adicionar data de início e conclusão;
- incluir uma descrição nas tarefas para fazer exatamente o que precisa ser realizado;
- anexar arquivos importantes e necessários para ajudar na conclusão da tarefa;
- bem como, definir uma ordem de prioridade e configurar as dependências das tarefas, e muito mais.
Ficou interessado? Então, que tal aprender a organizar as suas tarefas e as tarefas da sua equipe com agilidade? Além disso, é possível aprender a otimizar o fluxo de informações Mesmo que você não seja um expert em tecnologia. Ou nunca tenha utilizado um programa para gerenciar tarefas.
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MATERIAIS DE REFERÊNCIA
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