O dia é composto por 24 horas e saber como utilizá-las é essencial para organizar a rotina. Segundo o Valor Investe, uma pesquisa feita pela escola de negócios John Molson em conjunto com a Universidade Laval aponta que uma boa gestão de horários leva a uma maior satisfação na vida pessoal. Por isso, é essencial saber organizar o tempo. A seguir, entenda o que é gestão de tempo, qual sua importância e a maneira mais eficaz de organizar seus horários. Confira!
O que é gestão de tempo?
Existe uma crença muito forte de que estar sempre ocupado significa ser produtivo, mas isso, na verdade, reflete uma má gestão de tempo. A pessoa que sabe organizar a rotina consegue separar muito bem o horário de trabalho, estudos e descanso. Ou seja, ela tem hora para ficar ocupada e tempo para espairecer a mente. Por isso, ter muita coisa para fazer nem sempre é um bom sinal.
Gerir o tempo significa organizar suas tarefas do dia a dia, a fim de não atropelar nada e conseguir concluir tudo com qualidade. Por isso, você não deve pensar em arrumar seus horários apenas quando as coisas já estão totalmente fora de controle, fazer isso em qualquer circunstância pode trazer melhoras significativas para sua vida e para os que te rodeiam.
Então, gestão de tempo consiste na adoção de um conjunto de técnicas e ferramentas para ajudar na melhora da produtividade, a fim de que o indivíduo consiga cumprir todas as suas tarefas com competência e dentro do prazo.
Também, é importante destacar que isso não significa se transformar em um robô e fazer tudo em seu devido horário, sem qualquer variação. Mas sim otimizar a rotina diária, a fim de evitar o cansaço resultante da falta de organização.
Qual a importância de organizar o tempo?
A gestão do tempo é importante para qualquer área da vida, tendo em vista que ajuda na preservação da saúde mental. Isso acontece porque ao organizar o calendário, o estresse, assim como a ansiedade de ter tarefas acumuladas, diminuem.
Então, ao organizar a rotina, consequentemente, sua produtividade aumenta. Além disso, esse ato faz com que você não seja refém das urgências. Ou seja, não trabalhe em função do que precisa fazer no momento, e sim pensando no todo.
Portanto, ao gerir seu tempo, você está cuidando da sua saúde mental e traçando o caminho para alcançar seus objetivos, pois a falta de organização dos horários, má distribuição de atividades e procrastinação são coisas que afetam seu bem-estar na mesma medida em que prejudicam seu crescimento profissional.
Como organizar bem os horários?
Organizar o tempo nem sempre é uma tarefa fácil, pois exige paciência, dedicação e força de vontade para fazer mudanças significativas. Mas os resultados fazem todo o esforço valer a pena. Então, pensando em te ajudar nessa, separamos algumas dicas para uma excelente gestão de tempo. Veja a seguir!
Planeje o que precisa ser feito
Antes de tudo, planejar o que precisa ser feito é um passo essencial para fazer a gestão funcionar. Afinal, se você não souber quantas e quais tarefas precisa realizar, vai ficar difícil colocar as coisas em ordem, o que pode fazer com que assuma mais responsabilidades do que pode lidar.
Por isso, liste todos os seus afazeres em um software de organização, planilha ou, se preferir, em um caderno específico para isso. O importante é estar em um local de fácil visualização e manipulação. Então, coloque prazos nessas tarefas e, na medida que for cumprindo cada uma delas, deixe um sinal de “check” ou destaque de uma cor que for de sua preferência.
Defina metas
Definir metas motiva, e isso já é justificativa suficiente para seguir essa dica. Em qualquer âmbito da vida, traçar metas empurra as pessoas na direção de seus objetivos. Quando você sabe aonde quer chegar, fica muito mais fácil planejar o caminho até lá.
Com a organização, isso não é diferente, se você quer organizar as horas do seu dia, crie metas para serem alcançadas. Mas é importante que sejam objetivos reais, não adianta fixar coisas inalcançáveis, isso só vai te desmotivar.
Trabalhe com prazos
É impossível viver sem datas e horários para cumprir, isso é um fato. Por isso, você precisa se acostumar com a ideia de ter prazos para cumprir suas demandas, abraçar isso só vai te ajudar ainda mais na organização de rotinas.
Mas lembre-se, ao fazer isso, nunca subestime a duração de uma tarefa, uma vez que é melhor errar por excesso de tempo do que pela falta dele. Por isso, estabeleça prazos confortáveis para você, de modo que consiga cumpri-los da maneira mais tranquila possível.
Estabeleça prioridades
Ninguém consegue fazer tudo ao mesmo tempo. Por isso, é importante separar as tarefas que são prioridade, a fim de cumpri-las primeiro. Uma dica interessante é separar as demandas por ordem de importância e urgência.
Faça primeiro as mais urgentes e importantes. Depois, cumpra as que são importantes, mas não tão urgentes assim. Em seguida, faça as que não têm tanta importância. E, por fim, faça as que não são nem urgentes, nem importantes, ou, dependendo da sua avaliação, simplesmente descarte-as.
Pare de procrastinar
A procrastinação é um hábito ruim que prejudica qualquer rotina. Por isso, se você costuma deixar para amanhã o que pode fazer hoje, pare imediatamente. Também evite distrações, como mensagens de texto, televisão ligada e notificações de redes sociais. Se for preciso, desligue seu celular, a fim de dedicar total atenção ao trabalho.
Outra dica para parar de adiar as coisas é criar recompensas por tarefas cumpridas. Ao fazer isso, você entende que será recompensado após o esforço. Então, irá se esforçar mais para cumprir as demandas o mais rápido possível.
Faça agendamentos
Nem sempre a memória é um bom lugar para guardar informações, principalmente se elas forem importantes. Por isso, lembre-se de sempre anotar seus compromissos, seja no papel, computador ou celular, o importante é ter tudo registrado, de forma que dê para acompanhar seu devido progresso e prazo de entrega. Assim, o ato de organizar processos fica mais fácil para você.
Programe pausas
É importante fazer pausas estratégicas durante sua rotina, com o objetivo de recuperar suas energias e descansar seu cérebro. Pois, desta forma, é muito mais fácil manter o foco em suas tarefas e conseguir disposição para realizá-las.
Por isso, quando sentir que não consegue concluir determinada atividade, não force. Levante-se, ande um pouco e tome uma água. Manter-se sentado e forçar o cérebro a trabalhar só vai fazer você perder seu tempo, ao invés de economizá-lo.
Evite fazer várias coisas ao mesmo tempo
Como já foi dito neste artigo, ninguém consegue fazer várias coisas ao mesmo tempo, muito menos com qualidade. Por isso, coloque em prática as dicas já dadas até aqui sobre estabelecer prioridades e fazer agendamentos. Para que, dessa forma, cada tarefa seja realizada no seu tempo e você não se afunde no acúmulo de atividades.
Utilize ferramentas para te ajudar na organização
Existem diversas ferramentas que auxiliam na organização. É claro que o lápis e papel sempre estarão lá, mas não tem nada de errado em investir em alguns softwares e/ou aplicativos que facilitem esse trabalho.
Algumas ferramentas que podem ajudar na gestão de tempo são:
- Google Agenda;
- Trello;
- Evernote.
O Google Agenda é um serviço do Google que funciona como um calendário on-line, em que é possível agendar compromissos e até marcar reuniões por meio do Google Meet.
Já o Trello é indicado para trabalhos mais extensos, uma vez que é possível dividir as tarefas em etapas e fazer o acompanhamento de sua evolução.
O Evernote, por sua vez, auxilia na organização de ideias, tarefas e documentos, fazendo com que você não perca tempo procurando uma anotação solta ou um documento perdido em algum lugar da casa. O software possui várias funcionalidades que o destacam dos outros em sua categoria, por isso vale a pena conhecê-lo.
E, se você achar que ainda precisa de ajuda, mesmo depois de ler as dicas e adotar uma ferramenta para auxiliar na gestão do seu tempo, busque um curso de organização pessoal. Assim, você aprenderá conceitos e métodos que te ajudarão a colocar, de uma vez por todas, sua vida nos eixos.
Quais as vantagens da gestão de tempo no trabalho?
Você já sabe que a má gestão de tempo, além de prejudicar seu bem-estar, atrapalha seu crescimento profissional. E, é claro que existem muitos outros problemas causados pela falta de organização. Entretanto, também são muitos os ganhos de alguém que resolve organizar o calendário.
Aumento de produtividade
Quando você faz uma boa gestão de tempo, consequentemente, ganha produtividade. Pois, com as tarefas organizadas em seus devidos horários, fica muito mais fácil cumpri-las sem se sobrecarregar com isso e, portanto, ser mais produtivo.
Mais tempo livre
Como foi dito no início do artigo, vida agitada nem sempre é um bom sinal. A gestão de tempo bem-feita garante as horas necessárias para o descanso. Isso quer dizer que, quando você organiza bem seu tempo, o trabalho, estudo e ocupações domésticas deixam de ocupar todo o seu dia e passam a fazer parte apenas de uma fração dele.
Lembre-se que “fazer nada” também é importante. Não é necessário manter-se ocupado o tempo todo para mostrar-se produtivo. Uma pessoa competente e comprometida com sua saúde sabe a hora de descansar.
Disciplina e pontualidade
A gestão de tempo também auxilia na disciplina e pontualidade. Ou seja, quanto melhor gerir seu tempo, mais pontual e disciplinado você mostrará ser. Dessa forma, suas tarefas serão entregues no prazo e sem comprometer a qualidade.
Menos estresse e mais motivação
Bagunça deixa qualquer um estressado, seja no ambiente de trabalho, nos horários ou na vida. Quando sua agenda está organizada, o trabalho flui melhor, com mais motivação, menos estresse e menos ansiedade.
Como o hábito da leitura pode ajudar a gestão de tempo?
Exercitar a leitura traz muitos benefícios para o dia a dia, entre eles:
- Fortalecimento da memória;
- Melhora na capacidade de concentração;
- Aprimoração do comprometimento;
- Aumento da criatividade;
- Ampliação de horizontes;
- Distração mental.
Todos esses ganhos contribuem também para a gestão do seu tempo, uma vez que com mais comprometimento, concentração, criatividade e a mente distraída, é possível cumprir demandas com muito mais eficiência. O que torna mais fácil a tarefa de organizar o dia.
A leitura muda o leitor para melhor e apresenta a ele diversos universos desconhecidos. Por isso, ler com frequência é um excelente exercício para o cérebro. Portanto, veja a seguir algumas dicas para desenvolver o hábito da leitura.
Comece devagar
Se você não tem o costume de ler livros grandes, ou qualquer livro, independente do tamanho, não adianta querer começar lendo Guerra e Paz, de Tolstoi. O ideal é iniciar com leituras leves e dos gêneros que te agradam. A leitura que beneficia não é só a dos clássicos. Ler não deve, em hipótese alguma, ser uma atividade chata. Por isso, comece com leituras que te agradem.
Não se cobre tanto
Um hábito não é adquirido da noite para o dia, é algo que se constrói. Por isso, não espere que será fácil se acostumar a ler com mais frequência. A leitura pode e deve se tornar uma atividade prazerosa, mas nem sempre será assim no início.
Entretanto, se o livro que você escolheu para começar se mostrar muito maçante e desinteressante, não insista nele. Pois isso pode fazer com que você perca o interesse em ler qualquer outra coisa. Em vez disso, procure publicações que te motivem a terminá-las.
Evite distrações
Durante a leitura, principalmente quando você está começando a criar esse hábito, é comum que diversas coisas compitam por sua atenção. Por isso, tente ao máximo ficar longe de seu celular e, se for preciso, desligue-o, para que não caia na tentação de ficar checando as redes sociais a cada minuto. Se for ler no computador, feche todas as janelas que não tiverem a ver com a leitura.
Seguindo essas dicas, seu hábito de leitura melhorará e, consequentemente, sua gestão de tempo será afetada de maneira positiva em suas rotinas. Ainda, se você combinar a leitura com todos os outros conselhos dados neste artigo, como organizar o dia e organizar o calendário, sua produtividade terá tudo para crescer.
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar com o Evernote!
- Aprenda como organizar sua vida pessoal e profissional com o Evernote.
- Quer aprender a organizar as tarefas da equipe? Então, acesse o curso gestão de projetos com Asana. Aprenda a otimizar as etapas do processo em poucas horas.
- Está com dificuldades para organizar sua agenda? Não se preocupe! Pois, nós temos o treinamento ideal para você.
- Curso de organização: aprenda as melhores práticas para render até 2x mais.