No artigo anterior apresentamos a solução do Google e as vantagens do G Suite para o seu negócio. Neste artigo, confira como você pode usar o G Suite para aumentar a sua produtividade e a da sua equipe, utilizando os melhores recursos de organização. Assim, trazendo resultados ainda mais positivos para a sua empresa.

O G Suite é um pacote corporativo e integrado de aplicativos seguros, utilizando a inteligência artificial do Google para trazer os melhores recursos de organização e produtividade. Utilizado por mais de 5 milhões de pessoas entre profissionais liberais, pequenas, médias e grandes empresas. A solução é escolhida por ser dinâmica, eficiente e altamente prática, podendo gerenciar projetos em poucos minutos.

Dessa forma, confira nos próximos tópicos o que é produtividade e como usar o G Suite para aumentá-la, com dicas práticas para a sua empresa alcançar ainda mais os resultados que deseja.

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O que é produtividade?

produtividade e G Suite

O aumento da produtividade é algo buscado por milhares de pessoas que lidam com diversas tarefas diariamente. É foco de discussão e pesquisas entre os empresários, pois ser produtivo influencia diretamente nos resultados a curto e a longo prazo.

Afinal, o que é produtividade?

Muitas pessoas erram em acreditar que trabalhar mais significa ser produtivo. Pelo contrário, quando você aumenta a sua carga de trabalho de forma ineficiente você aumenta o cansaço, o estresse e se torna cada vez mais improdutivo.

Produtividade é trabalhar com qualidade, utilizando menos recursos possível para alcançar resultados positivos. Aqui neste caso a regra vale: menos é mais!

Ou seja, isso quer dizer que a produtividade está ligada a qualidade, e muitas vezes, a quantidade de trabalho feito e os recursos e a energia gastos para realizá-lo.

Foco, concentração e estratégias de organização aumentam a produtividade e diminui a energia gasta em cada uma das tarefas.

Logo, confira abaixo 7 dicas de como usar o G Suite para aumentar a produtividade e alcançar os melhores resultados para a sua empresa.

7 dicas de como usar o G Suite para aumentar a produtividade

O G Suite facilita a organização dos projetos da empresa. Além de ser uma solução segura e eficiente para manter todos os seus projetos em um só lugar.

Levando isso em consideração, preparamos 7 dicas de como usar o G Suite para aumentar a sua produtividade e aumentar a produtividade da sua equipe. Confira a seguir.

1. Melhore a comunicação da equipe com o G Suite

como melhorar a comunicação da equipe

Falhas na comunicação de sua equipe pode trazer graves prejuízos para os resultados da sua empresa. Assim, o G Suite facilita em muito o trabalho em equipe e a tomada de decisões, sendo possível realizar reuniões em poucos minutos através de aplicativos e do compartilhamento da agenda.

Utilize os recursos do G Suite para se conectar com a sua equipe em qualquer lugar. Para isso, o G Suite oferece os seguintes aplicativos:

2. Armazene arquivos de forma inteligente

Notas fiscais, contratos, detalhes de projetos, atas de reuniões, documentos de funcionários. São tantos arquivos que às vezes fica difícil de organizar.

Porém, com o G Suite você mantém tudo organizado e ao alcance de suas mãos, e de maneira sincronizada. Ou seja, ao receber aquele arquivo por e-mail de algum cliente, é possível salvar o documento no Drive de maneira prática e eficaz.

Crie uma pasta no Drive para cada cliente e para cada funcionário, dessa forma você consegue localizar tudo de maneira ágil.

Para isso o G Suite disponibiliza um espaço de armazenamento ilimitado ou de 1TB para cada usuário no plano Business. E para quem trabalha com vários projetos, ter a possibilidade de criar diferentes espaços com acesso fácil é essencial para aumentar a produtividade, reduzindo o tempo de procura de arquivos importantes.

Quer conhecer os detalhes que cada plano oferece? Verifique neste artigo.

3. Trabalhe em equipe em tempo real

Em um único projeto, muitas vezes é preciso da colaboração da equipe para que o trabalho fique pronto em tempo hábil para a entrega. Com o G Suite é possível trabalhar em equipe em tempo real.

O que isso quer dizer?

Quer dizer que você, como gestor, consegue trabalhar com mais de um membro da equipe em um único documento. Dessa forma, você verifica as edições de outras pessoas e consegue abrir o chat para fazer perguntas, sugestões ou fazer algum comentário sobre determinada tarefa.

E o melhor: todas as mudanças realizadas em documentos, planilhas e apresentações são salvas em todos os dispositivos de maneira automática.

Perfeito para verificar o andamento do projeto e fazer uma gestão melhor do tempo, sem precisar marcar longas reuniões com a equipe.

Você também consegue fazer um rastreamento de modificações nos documentos por parte da equipe. Verifique como isso é possível no vídeo abaixo.

4. Transforme grandes tarefas em pequenas tarefas com o G suite

É muito comum executar tarefas menores antes de iniciar as mais longas e cansativas. Porém, nem sempre as tarefas menores são as de maior prioridade.

Tendo isso em vista, transforme grandes tarefas em pequenas tarefas, ou seja, fatie o projeto extenso em pequenas tarefas e ficará mais fácil de realizá-las em tempo hábil e com resultados satisfatórios.

Para isso você pode utilizar os documentos ou planilhas, ou você pode usar a agenda.

Crie pequenas tarefas na agenda em forma de evento e então, defina os prazos para a entrega. Dessa forma, você terá uma visão geral de como as tarefas estão sendo executadas por todos e elimina aquele desconforto causado por tarefas longas e que parecem intermináveis.

Veja também: Otimize e Aumente sua Produtividade com a Técnica Pomodoro – Passo a Passo!

5. Registre ideias em qualquer hora e em qualquer lugar

Google Kepp para aumentar a produtividade

Frequentemente surgem novas ideias em momentos inoportunos como antes de dormir, no trajeto para o trabalho ou para a reunião com um cliente. As ideias podem surgir a qualquer momento e em qualquer lugar.

Para registrar esses momentos de inspiração, utilize o Google Keep, um aplicativo de anotações que te permite criar notas, listas, gravar audios, adicionar imagens e até salvar um site.

O aplicativo faz parte do pacote do G Suite e pode ser acessado em diversos dispositivos, bem como compartilhar com toda a equipe.

Registre ideias e aumente a produtividade mantendo tudo organizado.

6. Determine metas com o Google Agenda

Ao determinar uma meta para cada membro da equipe você coloca todos em movimento com o objetivo de realizar tarefas e concluir um projeto importante.

Você pode utilizar o Google Agenda para isso. Com esse aplicativo você compartilha a agenda com toda a equipe, inclui compromissos e tarefas, determina prazos e convida a equipe para reuniões de emergência em poucos minutos.

Tenha tudo ao seu alcance e ainda acompanhe o que a equipe está fazendo de qualquer lugar, e em tempo real.

Aprenda a otimizar processos com o Google Agenda de maneira fácil, clicando aqui.

7. Administre seu tempo com o G Suite

Por fim, com essa solução do Google é possível administrar seu tempo de maneira eficiente. Utilize o Google Agenda para criar eventos, salvar compromissos e criar notificações de tarefas e reuniões importantes e prioritárias.

Em poucos minutos você consegue organizar toda a sua semana para que fique mais fácil realizar as tarefas que você precisa, sem gastar tanta energia.

Além disso, com a agenda você consegue disponibilizar horários para que você seja encontrado por um membro da família, amigos e até mesmo por sua equipe de trabalho. Você ainda consegue configurar quem pode ver as informações de sua agenda, e tudo isso de maneira segura.

Com o G Suite você envia e-mails para seus clientes de forma profissional, pois ele possibilita adicionar o seu domínio. E ainda, mantém toda a equipe informada sobre os processos da empresa com clareza e objetividade.

Em conclusão, o G Suite foi criado visando aumentar a produtividade de seus usuários, além de fazer uma boa gestão do tempo. Trata-se de usar a solução para organizar, planejar, e ainda, controlar a quantidade de tempo gasta em cada tarefa. Com isso, possibilita que mais tarefas sejam executadas em um tempo menor, com foco em resultados e através de uma comunicação eficaz que evite o máximo possível os erros.

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

  1. Produtividade no Trabalho: Dicas Essenciais – https://organizenapratica.com.br/produtividade-no-trabalho/
  2. Google Agenda – https://organizenapratica.com.br/google-agenda
  3. Formulários incríveis com o Google Forms – https://organizenapratica.com.br/googleforms
  4. Página de treinamentos – https://organizenapratica.com.br/treinamentos/
  5. Organize os Processos na Prática –https://organizenapratica.com.br/processos
  6. Teste o GSuite por 14 Dias Grátis
    https://organizenapratica.com.br/gsuite