É comum as pessoas perderem bastante tempo no trabalho quando não possuem métodos de organização. Por causa disso, o projeto pode demorar ou não sair do lugar. Além disso, pode não ter os itens necessários para ser concluído até o final do dia. Por isso, é essencial conhecer algumas estratégias que facilitam as tarefas, potencializam a produtividade e, além disso, garantem maior controle na gestão do tempo.
Sendo assim, entenda melhor como funciona esse mecanismo. Bem como, confira algumas dicas para implementar imediatamente!
Para que servem os métodos de organização?
Os métodos de organização pessoal são fundamentais para quem busca melhores resultados. Em outras palavras, essas ferramentas conseguem fazer as pessoas fugirem do caos e utilizarem melhor o seu tempo. Logo, é possível realizar mais em menos tempo. Sendo até comum que os praticantes sintam que o dia tem mais de 24 horas.
A maior qualidade de vida também merece destaque. Nesse sentido, organização e felicidade andam lado a lado. Então, a utilização desses métodos, colocando tudo no lugar, facilita obter maior produtividade e, consequentemente, melhorar os resultados. Assim, esse fator é um dos segredos para o sucesso.
Além disso, valoriza a organização, produtividade e eficiência, não apenas o trabalho. É uma maneira de conseguir renda extra para a realização de um curso, intercâmbio ou ajudar nas despesas de casa, por exemplo.
Como realizar esses métodos de organização?
Em primeiro lugar, se você quer saber como organizar tarefas, é importante começar listando os seus deveres. Para isso, crie uma lista com todas as suas obrigações. Procure realizar uma organização que separe as mais simples das mais complexas. Dessa forma, ao ter uma visão ampla de tudo que deve ser concluído, fica mais fácil o planejamento do seu dia.
Em seguida, é necessário saber quais são as prioridades. Por isso, analise as tarefas conforme a importância e urgência. As mais urgentes devem ser realizadas primeiro. No entanto, se alguma das obrigações não forem demoradas, isto é, se for possível realizar em menos de 10 minutos, então é importante concluir imediatamente. Dessa forma, você evita o acúmulo de tarefas.
Por outro lado, não adianta nada ter o roteiro da viagem, se você ficar sempre parando. Por isso, é fundamental evitar a procrastinação. Desse modo, busque métodos que mantenham o seu foco, sem perder tempo com afazeres que não agregam valor. Com esse modelo de organização, você evita atrasos e, assim, favorece o cumprimento do planejamento.
Como aplicar os métodos de organização no ambiente de trabalho?
Os métodos de organização também podem ajudar no sucesso do trabalho. Por isso, é importante otimizar as tarefas, colocando tudo no lugar para explorar todo o seu potencial. Então, ao invés de confiar apenas na sua memória, crie um calendário, agenda ou planner. Coloque todas as datas de entrega, compromissos e atividades. Como também, pode ser interessante compartilhar com os amigos e descobrir quais são as obrigações deles. Assim, você consegue colocar todos os afazeres em dia.
Para facilitar a motivação e melhorar o seu desempenho, é necessário ter metas claras. Por isso, a organização de métodos pode ajudar na elaboração de objetivos para o dia, semana, mês e ano. Sem dúvidas, essa é a melhor maneira de entender o que você faz e o que ainda falta fazer.
Ainda mais, a organização física também é importante. Por isso, não esqueça de estruturar as tarefas e métodos para gerenciar o tempo. Por exemplo, mantenha o ambiente de trabalho sempre preparado para quando você precisar usar. Jogue fora todos os objetos que não são mais necessários. Isto é, deixe o local de trabalho limpo e com mais espaço, isso irá melhorar o conforto e comodidade no seu dia a dia.
Como estruturar as ideias para ajudar nos métodos de organização?
Em alguns casos, é comum que a nossa mente seja a responsável pela bagunça. Com tantas ideias e a dificuldade em acompanhá-las, a instalação do caos é praticamente certa. No entanto, é possível reverter isso com a estruturação das ideias, facilitando a aplicação dos métodos de organização.
Antes de tudo, libere espaço na mente, isso o ajudará a reduzir a confusão. Para auxiliar ainda mais nesse processo, tenha sempre um bloco de notas, smartphone para anotações ou quadro branco. Quando surgirem novas ideias, conceitos e insights, use esses recursos para anotar.
Além disso, existem algumas ferramentas que podem ajudar, principalmente no meio digital, por exemplo, aplicativos, extensões para salvar links e outros mecanismos que são interessantes. Escolha itens para guardar o que for relevante, sem deixar de lado a organização.
As pausas também são métodos válidos, sabemos que uma mente que trabalha o tempo inteiro contribui para a desorganização. Portanto, para que esse cenário não aconteça, realize pequenas pausas ao longo do dia, em casa ou no trabalho. Você ainda pode usar alguns minutos para fazer algo que gosta ou relaxar. Assim, as ideias fluem melhor e os pensamentos ficam em ordem com maior facilidade.
4 métodos de organização
Entendo as formas de se organizar melhor, agora é a hora de conhecer outros métodos e ferramentas para isso. Vejamos quatro deles.
1. Métodos de organização – GTD
O GTD (Getting Things Done), a tradução seria algo parecido com “fazer as coisas”, reúne técnicas para ajudar no controle das tarefas que você deve realizar durante o dia. Tem como finalidade ajudar o indivíduo a esvaziar a mente e, assim, visualizar as tarefas de maneira racional.
2. Métodos de organização – Técnica Pomodoro
É um dos métodos de organização mais eficientes do mercado. A Técnica Pomodoro oferece uma ferramenta que auxilia os usuários a ter total foco em uma ação por pelo menos 25 minutos, logo depois, são necessários 5 minutos de descanso. Com isso, as pessoas conseguem se concentrar no que realmente importa, deixando de lado as distrações, já que é tudo cronometrado.
3. Métodos de organização – Método Ivy Lee
É um dos mecanismos mais antigos. Os métodos de organização Ivy Lee restringem as tarefas que não importam e ajudam a planejar os afazeres importantes conforme o nível de prioridade.
4. Métodos de organização – Trello
É comum em muitas empresas, o Trello é um sistema colaborativo para organizar processos e tarefas. Permitindo que os profissionais organizem as atividades, monitorem os afazeres, as demandas em andamento e os projetos que já foram concluídos.
Essa organização de pessoal funciona assim: quadros com subdivisões de cartões e listas, os quais é possível o preenchimento de maneira simples para organização das tarefas e gerenciamento dos prazos.
Agora que você já tem noção dos métodos de organização, fica mais simples realizar as tarefas diárias e, consequentemente, ser mais produtivo. Garantindo cada vez mais uma rotina ágil, organizada e eficiente. Além disso, é importante ficar sempre atento às novidades do mercado para conseguir otimizar cada vez mais aspectos da sua rotina e obter melhores resultados.
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