Cada vez mais empresas vêm adotando a metodologia Kanban, utilizada para organizar a rotina de trabalho no ambiente. A metodologia, que tem resultados bastante rápidos e precisos, tanto para quem se organiza com post-its ou com a boa e velha lousa. Entretanto, quem é mais moderno e utiliza softwares ou aplicativos também é contemplado pelo kanban.
Portanto, veja agora o que é o kanban, quais os benefícios e como ele pode ser útil em seu negócio, para organizar e delegar tarefas com mais facilidade.
O que é a metodologia kanban?
O Kanban veio do Japão, e é um dos pilares da notória organização oriental. Em japonês, Kanban significa cartão ou sinalização. É uma das metodologias ágeis que podem auxiliar na organização de uma empresa, seja com post-its ou anotações no ambiente real, ou com softwares no ambiente virtual, que deixam as tarefas visíveis para todos da empresa em qualquer lugar.
Mas afinal, como funciona essa metodologia ágil? A divisão dessas etapas segue normalmente três etapas em colunas diferentes, geralmente desse modo:
- To do/Para fazer: atividades que os seus funcionários ainda não iniciaram e precisam fazer;
- Doing/em execução: atividades em andamento;
- Done/concluídas: todas as atividades que já foram finalizadas pela equipe.
Além disso, cada empresa pode adaptar essas três colunas para suas necessidades, os que façam mais sentido para cada equipe. Essa metodologia pode ser útil em vários setores, como departamentos de marketing, indústrias no geral, principalmente de varejo, e desenvolvedores. Basta haver o desejo de organizar melhor os processos dentro daquela empresa.
Mas afinal, quais os benefícios do kanban para todo tipo de empresa? Veja, a seguir:
Benefícios de implementar a metodologia kanban
Várias mudanças acontecem ao mesmo tempo, será necessário que toda empresa passe por um processo de transformação digital. Porém, algumas ferramentas podem ser utilizadas para amenizar o processo e o kanban é uma dessas ferramentas.
Na metodologia ágil, o que realmente importa é a verdadeira assimilação do método por todos os envolvidos da empresa. Certamente, isso contará muito nos resultados finais Isso explica muito o motivo de um método que já perdura por mais de meio século continua sendo eficiente
O método Kanban teve origem na fábrica da Toyota no Japão na década de 1940. O objetivo na montadora era controlar o estoque de veículos e materiais para que os produtos não excedessem ou faltassem no estoque. Conseguindo assim equilibrar a linha de produção. E foi sucesso, a Toyota se tornou um dos maiores sucessos mundiais no setor automobilístico. Além disso, descobriu todas as vantagens do método kanban. São eles:
- Evitar procrastinação e tempo ocioso dos colaboradores;
- Economia de tempo;
- É rápido, fácil e prático de implementar;
- Ajuda na hierarquização de tarefas;
- Reduz custos e desperdício;
- Ajuda a mensurar a produtividade;
- Facilita a comunicação entre os funcionários, já que o mapa de atividades separa as tarefas feitas daquelas que ainda serão produzidas.
Como implementar o Kanban na sua empresa?
O kanban pode ser implementado com alguns elementos em papel como o post-it. Porém, como vivemos a era da sustentabilidade, existem formas mais sustentáveis de fazer essa forma de organização de forma virtual. Atualmente existe o e-kanban, que veio para substituir o tanto de papelzinho de post-it. Esse tipo de software de metodologia ágil são úteis pela portabilidade e evita problemas como perdas com o vento, ou envelhecimento da mídia física
Além disso, existem ferramentas que também podem fazer o papel do kanban de forma virtual. Um dos exemplos desse tipo de ferramenta alternativa é o Trello.
O Trello é uma plataforma de gestão de equipes e projetos na web que se torna uma grande solução. Uma grande dica para agilizar as tarefas de seu negócio. O que pouca gente sabe, é que o Trello é completamente baseado na metodologia kanban.
Quais os tipos de método kanban?
A principal diferença entre cada sistema Kanban são os tipos de cartões que cada um tem e que cada sistema utiliza. Já que os processos têm diferentes estágios, temos diferentes tipos de cartões que se assemelham a cada estado do processo. Portanto, vamos agora conferir alguns tipos de kanban e como a sua equipe pode utilizar.
1. Kanban de produção
Esse talvez é o kanban mais comum e básico, vemos esse tipo de cartão em qualquer lugar. O kanban de produção começa com uma lista de todos os itens que os funcionários precisam produzir e os horários que deve ocorrer essa produção.
O cartão Kanban de produção sinaliza o início da produção. Isto é, demonstrando quantidade e qualidade das coisas que precisam ser produzidas.
2. Kanban de estoque
O kanban de estoque é um tipo de kanban bem simples e bastante útil para quem quer fazer o controle e nivelamento de um estoque. Geralmente ele está em mercados e setores com uma alta variabilidade de demanda, tendo período de vendas mais sazonais
Vamos a um exemplo para ficar mais claro o funcionamento. Suponhamos que você trabalhe em um centro de distribuição (CD) de exemplares de livros. A princípio, é difícil controlar a saída e distribuição de 5 mil exemplares. Entretanto, ao implementar o kanban de estoque, ele associa um cartão para cada 20 livros distribuídos. Cada vez que um pacote sai você cola em um quadro referente a isso, quando a quantidade de cartões chegar num nível crítico envie a produção para ordenar a produção de mais livros.
3. Kanban de transporte
Por fim, o sistema Kanban de retirada e transporte está relacionado com os trabalhos que demandam a passagem por várias mãos na empresa. Dependendo do que se produz, é necessário o trabalho de setores e equipes diferentes. Portanto, o cartão kanban é vinculado para alertar as outras equipes o movimento desse produto de um setor para outro. Ou seja, uma parte já terminou e é tarefa de outra equipe.
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