Atualmente, organização e produtividade são palavras-chave durante o trabalho e, para garanti-las, a gestão de tarefas pode ser a solução. Isso porque é a partir da organização de suas tarefas diárias, seja fora ou dentro de seu trabalho, colaboram para que você realize todas as tarefas da melhor forma possível. Mas, afinal, o que é gestão de tarefas?
Pensando nisso, explicamos, a seguir, o que é a gestão de tarefas, como fazer e qual a melhor ferramenta de gestão de tarefas.
O que são tarefas?
Antes de explicar o que é a gestão de tarefas, devemos nos perguntar, você sabe o que é uma tarefa? Segundo o dicionário, uma tarefa é um trabalho; qualquer atividade ou trabalho feito de maneira manual ou não, de forma voluntária ou não. Além disso, uma tarefa pode ser uma etapa de algo, que deve ser feito para alcançar algo.
A definição de tarefa para a gestão de tarefas, contudo, pode ser a seguinte: uma tarefa é uma atividade que deve ser realizada por uma determinada pessoa, em um determinado período (muitas vezes estipulado) e com um objetivo específico. Um projeto é formado por várias tarefas, ou seja, etapas, que quando realizadas formam algo.
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas, ou organizador de tarefas, é algo muito utilizado por equipes de marketing. Esse recurso, entretanto, pode ser utilizado em outras profissões e, até mesmo, em suas tarefas diárias. Isso porque a gestão de tarefas é um meio de garantir organização de tarefas e colaborar com sua produtividade. Por meio de processos, a pessoa realiza cada atividade que possui em sua lista de tarefas, dentro de um prazo determinado, além de garantir a qualidade do que está sendo feito.
Podemos estabelecer passos que devemos seguir corretamente e com atenção, para que cada tarefa seja feita, garantindo a gestão delas. Para que isso ocorra, podemos considerar os princípios das tarefas a realizar, que são:
- O prazo, ou seja, o tempo que a pessoa possui para realizar aquela atividade, considerando quantas outras atividades terão que ser feitas e em que momento é necessário entregar o projeto finalizado;
- Esforço, que é a dificuldade da tarefa, o que será executado nela, o que será necessário para executar, entre outros aspectos;
- O objetivo, que é aquilo que se deseja alcançar com aquela tarefa.
Sendo assim, é possível definir a gestão de tarefas como um processo, realizado em etapas, que possuem como objetivo a organização de seu dia, garantindo que a pessoa cumpra os prazos estabelecidos, aumente sua produtividade e assegure qualidade nas tarefas que serão feitas.
Para que serve a gestão de tarefas?
A gestão de tarefas serve para a organização de atividades, que muitas vezes exigem a realização de diversas etapas, ou seja, tarefas. É um processo que possui diversas etapas, que garantem que cada detalhe será feito, priorizando a organização, o tempo e permitindo a produtividade das pessoas.
Por isso, a gestão pode ser aplicada em diversos meios, seja o profissional, por equipes de criação, ou até mesmo individual, por alguém que queira garantir que irá realizar tudo o que é necessário e em pouco tempo. E pode ser feito em nossas vidas individuais, por exemplo, para a organização de sua rotina, como arrumar a casa, ir ao mercado ou outras atividades.
É comum, contudo, observar a gestão de tarefas dentro dos ambientes de trabalho, principalmente em trabalhos em equipe, pois são muitas atividades a serem feitas, projetos grandes e que exigem muita organização, além de muitas pessoas realizando diversas tarefas e, em alguns casos, a mesma tarefa.
Como funciona a gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é feita em etapas, ou seja, é um processo que possui diversas partes, mas que juntas auxiliam na organização das atividades de seu projeto, trabalho e, até mesmo, tarefas pessoais. Existem 4 etapas que devem ser realizadas para criar sua gestão de tarefas, que irão lhe auxiliar no processo de criação de sua gestão e que exemplificam como funciona a gestão de tarefas.
As 4 etapas são:
1. Crie uma lista com todas as tarefas que você precisa realizar
Inicialmente é necessário criar uma lista com as tarefas que devem ser feitas no dia. Isso irá garantir que nada fique de fora de seus afazeres ou que ocorram atrasos devido a uma tarefa inesperada. Após listar todas as tarefas, o próximo passo é categorizar as tarefas, nas seguintes categorias: emergentes, urgentes, no prazo e planejadas.
2. Organize e estabeleça os prazos
Em seguida, é preciso estabelecer os prazos para a realização de cada tarefa, que podem ser horas, dias ou semanas, dependendo do que será feito. Além disso, você pode dividir tarefas muito extensas em outras pequenas tarefas, facilitando em sua organização e na realização dela.
3. Comunique sua equipe
Mesmo que esteja trabalhando individualmente, existem pessoas que aguardam por seu trabalho ou necessitam dele para realizar o seu, por isso explique sempre o que está sendo feito, como está sendo organizado e quais etapas irá seguir.
4. Escolha um sistema para realizar sua gestão de tarefas
Escolha sistemas que auxiliem a organização e a gestão de suas atividades, como planilhas, ferramentas de gestão de tarefas, metodologias, entre outros.
5 dicas na gestão de tarefas
1. Defina suas metas
É preciso definir suas metas para que possa se organizar e garantir uma boa gestão de tarefas. Isso porque os objetivos tornam tudo mais fácil, pois uma vez que sabemos o que queremos com aquela determinada tarefa, podemos organizar nosso trabalho para que isso aconteça.
Além disso, o objetivo pode envolver uma relação de tempo, pois determinar um prazo pode servir como incentivo para a realização de suas tarefas.
2. Planeje seu dia
Organize tudo o que você precisa fazer em seu dia, ou seja, todas as suas tarefas devem estar em sua lista, todas categorizadas, com prazos determinados, além de um pequeno planejamento de como você irá realizar tais atividades. Planejar é fundamental para organização e para a garantia da produtividade de seu dia.
3. Ferramentas
Organizar todas as tarefas, sejam individuais ou em equipe, é um grande trabalho e muitas vezes deixamos escapar alguns detalhes. Por isso, muitas ferramentas estão sendo criadas para facilitar a gestão de tarefas de empresas e pessoas. Uma delas, o Asana, está entre as ferramentas mais populares, pela quantidade de recursos, pela facilidade da plataforma e pela eficácia em seu trabalho.
A melhor ferramenta de gestão de negócios é aquela que lhe proporciona todos os meios para gerir suas atividades. Por isso, compreenda suas necessidades, saiba o que você e sua equipe precisam, quais pontos precisam de apoio, entre outros detalhes.
4. Reuniões
Reunir-se com sua equipe para compreender como estão sendo feitas as atividades, se estão feitas a tempo, se existem dificuldades, entre outros pontos que auxiliam na compreensão do projeto. Então, o contato com sua equipe é muito importante, além do mais, essas pessoas podem oferecer assistência durante o trabalho.
5. Sistemas tecnológicos
Por fim, além das ferramentas, que ajudam na gestão de tarefas, existem outros softwares e ferramentas tecnológicas que ajudam na execução das tarefas. Isso porque, para garantir que você conseguirá fazer tudo, é preciso auxílio nas execuções, que você precisa fazer de forma rápida, porém, bem trabalhadas.
Para uma boa gestão de tarefas, é preciso organização, paciência, ferramentas e tecnologia, além de um bom trabalho em equipe.
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