Com o avanço e a presença cada vez maior da tecnologia nas atividades das pessoas, manter documentos importantes somente no papel tornou-se inviável. Além da praticidade de ter uma versão digital, possuir só cópias físicas é um risco enorme, já que papéis se perdem com facilidade. Por isso, a busca por como fazer digitalização de documentos cresceu bastante.
Neste artigo, vamos falar tudo sobre digitalização de documentos. Além de explicar seus benefícios, separamos o passo a passo desse processo, que pode ser feito por notebook e também pelo celular. Então, confira!
O que é digitalização de documentos?
Em resumo, a digitalização de documentos é um processo simples que consiste na transformação de um arquivo analógico em digital. Além de ser fácil de ser executada, a digitalização de documentos facilita o gerenciamento e armazenamento de dados pessoais ou profissionais. Esse método de organização e segurança é útil para montar seu acervo digital com documentos importantes ou para enviá-los por e-mail para alguém.
Benefícios de digitalizar documentos
Atualmente, o ambiente digital já atua em diversas frentes, facilitando a vida das pessoas. A digitalização é mais uma das provas dessa inserção cada vez mais presente da modernidade no dia a dia da população.
Para ratificar a importância da digitalização de documentos, podemos tomar como exemplo a exigência que o Sistema Público de Escrituração Digital faz para as empresas. De acordo com a determinação do Sistema, todas as empresas precisam guardar cópias das fotos fiscais emitidas por cinco anos em formato digital.
Sabendo da importância da digitalização de documentos, separamos algumas vantagens desse processo. Então, conheça, a seguir, os principais benefícios desse método simples e rápido:
1. Segurança
Em primeiro lugar, manter um estoque de documentos em papel significa exigir de você mais tempo para achar os arquivos. Além disso, muitos arquivos são importantes ou até mesmo confidenciais, por isso, jogar com a possibilidade de perdê-los não é uma boa ideia. Dessa forma, a partir da digitalização, seus documentos ficam bem mais seguros e você terá mais controle sobre eles.
2. Organização
Outra vantagem da digitalização é a possibilidade de uma maior organização no armazenamento dos documentos. Isto é, com essa técnica, você pode manter os arquivos em seu computador e separá-los por pastas, facilitando a identificação e gestão de documentos digitalizados.
3. Produtividade
Em terceiro lugar, a organização dos documentos gerada a partir da digitalização está diretamente conectada com o aumento da produtividade. Afinal, quando seus arquivos estão seguros e categorizados, você sabe exatamente onde eles estão. Assim, você não desperdiça tempo para encontrá-los e consegue executar de maneira eficiente suas outras tarefas.
4. Redução de papel
Ao implementar a digitalização de documentos em sua rotina, um dos benefícios óbvios, não só para a pessoa, mas também para o ambiente, é a redução de papel. A sustentabilidade é um assunto cada vez mais relevante e discutido em nossa sociedade. Quando falamos sobre a preservação do meio ambiente, simples atitudes podem fazer a diferença.
O consumo exagerado de papel colabora para que o planeta caminhe a passos largos para seu esgotamento. A digitalização de documentos é uma ótima saída para evitarmos o uso de tanto papel. Se cada um fizer sua parte, já ajuda bastante.
Além desse fator ambiental, deve ser levado em conta a parte econômica. Mesmo que uma folha de papel não seja cara, quando você pensa a longo prazo, a quantidade de papel que você usaria por um tempo pode pesar no seu bolso.
5. Economia de espaço
Por fim, como mencionamos, a digitalização de documentos gera redução de papel. Dessa forma, automaticamente, há também uma economia de espaço. Ou seja, com os documentos sendo guardados de forma digital, não são necessárias caixas e espaços nos móveis para manter arquivos em papel.
Passo a passo para digitalização de documentos
Em suma, a digitalização de documentos pode ser feita por meio de diferentes equipamentos. Você pode ter um scanner de mesa, portátil ou investir em uma impressora multifuncional, já que ela apresenta a função de digitalizar. Além disso, é possível ainda realizar esse processo usando a câmera do seu celular e depois armazenar o arquivo no computador. Veja como é o passo a passo de digitalização usando esses aparelhos.
Digitalizando documentos com scanner ou impressora
Passo 1
Primeiramente, posicione o documento com a parte escrita para baixo ou verifique qual lado deve ser colocado na barra de rolamento. Lembre-se de que deve ficar de frente para o sensor. Por exemplo, usaremos a digitalização de um documento por meio do Paint com uma multifuncional. Abra o Paint, clique em “arquivo” e logo depois em “de scanner ou câmera”.
Passo 2
Em seguida, selecione o modelo de item que deseja digitalizar. Aparecerão opções como texto, imagem colorida, em preto e branco, entre outras. Depois, clique em “visualizar” para ter uma prévia de como ficará o documento digitalizado. Caso seja necessário, você pode cortar a imagem. Quando estiver tudo certo, clique em “digitalizar”.
Passo 3
A imagem será mostrada no Paint e você poderá salvar em seu computador. Escolha apenas o nome e o formato do arquivo e a pasta na qual ele ficará. Depois é só clicar em salvar.
Digitalizando documentos pelo celular
Para digitalizar documentos de texto e imagem com o seu celular, você pode utilizar diversos aplicativos fáceis de manusear e de baixar, como o TinyScan, Scanbot e o CamScanner. Por meio desses aplicativos, você pode recortar, ajustar e digitalizar arquivos. Confira o passo a passo:
Passo 1
Usando o CamScanner como exemplo, abra o aplicativo e aponte a câmera do seu celular para o documento. Enquadre-o nas margens que estarão delimitadas na tela e recorte o que não for necessário.
Passo 2
Por fim, clique em "confirmar'' para digitalizar o documento e depois salve em formato PDF ou como uma imagem. Viu como fazer digitalização de documentos é simples? Com nossas dicas, esse processo fica ainda mais prático.
Agora que você já sabe a importância e os benefícios da digitalização, insira esse método no seu dia a dia e armazene seus documentos no seu computador. Caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda para organizar seus arquivos digitais, a Organize na Prática está à sua disposição.
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