Você sente muita dificuldade em lidar com rotinas e planejamento de atividades e prioridades? Você acredita que ser “multitarefas” irá agregar mais agilidade a sua rotina? Ou ainda, você perde o foco com bastante frequência? Se você respondeu de forma positiva para todas essas perguntas, então você está no lugar certo. Neste artigo preparamos algumas estratégias rápidas e práticas para te ajudar em como ter uma rotina mais produtiva. Confira.

Como ter uma rotina mais produtiva? 4 dicas essenciais.

Muitas pessoas sentem dificuldades em lidar com rotinas organizadas e um planejamento adequado de atividades. Bem como, com a definição de prioridades. Há também quem não consiga lidar com prazos curtos por conta das primeiras situações.

Todos esses comportamentos tornam a rotina de trabalho ainda mais difícil, demandando ainda mais energia. Consequentemente, ao final do dia essas pessoas se sentem exaustas e frustradas.

Em contrapartida, quando você investe em uma rotina mais organizada, em um fluxo de trabalho mais adequado para sua rotina profissional, tudo flui melhor e você consegue adquirir mais praticidade e, consequentemente, se torna mais produtivo e satisfeito com o seu trabalho.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar a conseguir se organizar e ter uma rotina mais produtiva. Boa leitura!

1. Faça uma lista de tarefas e uma lista de prioridades

O primeiro passo para você que pretende definir uma rotina mais produtiva é se concentrar na questão da organização. Ou seja, fazer uma lista de tarefas em ordem de prioridades é uma excelente estratégia para lembrar das tarefas que precisam ser realizadas.

Para ficar mais fácil, delimite apenas três tarefas prioritárias e que precisam ser feitas no dia. Isto é, aquelas três tarefas urgentes que não podem ser adiadas.

Depois liste as tarefas menos urgentes que podem ser feitas em outro momento. Delimite também uma carga horária específica, ou analise quanto tempo você precisa para realizar estas tarefas prioritárias.

Caso você consiga resolver tudo no período da manhã, e ainda tem a tarde inteira de trabalho pela frente, comece então a resolver as atividades da sua lista que não são tão prioritárias, mas também são importantes.

A ideia é criar listas possíveis de serem realizadas. Listas longas não são possíveis e causam ainda mais ansiedade. Portanto, defina metas reais para conseguir dar conta das atividades.

Contar com a tecnologia neste processo é altamente eficaz. Dessa forma, vamos de apresentar o Todoist. Confira um pouco a mais sobre o aplicativo a seguir.

Todoist para gerenciamento de tarefas

Todoist é uma ferramenta prática e fácil de usar. Com esta ferramenta você consegue planejar o seu dia todo de trabalho, analisar as atividades que você precisa fazer. Bem como delimitar aquelas atividades com urgência, conforme explicamos acima. Além disso, também é possível traçar planos de ação para que você consiga entregar tudo dentro dos prazos definidos.

Com este aplicativo, certamente você irá adquirir mais agilidade em seus afazeres, e ainda aumentar a produtividade, entregar seu trabalho com qualidade, e ter mais foco para eliminar aqueles sentimentos ruins de ansiedade que sempre cercam o ambiente corporativo.

Este aplicativo também é ideal para organizar a rotina pessoal e acadêmica.

Em resumo, para usar o Todoist é muito simples. Você precisa primeiro adicionar todas as tarefas, em seguida basta incluir suas prioridades. Veja o passo a passo a seguir:

  1. Crie uma conta gratuita no Todoist.
  2. Abra a versão web. Clique no botão para criar uma nova tarefa.
  3. Defina um nome e uma data para sua atividade. Em seguida clique em “adicionar tarefa”.

4. Para definir prioridades, escolha a tarefa, ao passar o cursor do mouse em cima da tarefa, no canto direito irá aparecer 3 pontos.

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5. Clique nos três pontos, e irá aparecer algumas opções, entre elas o ícone de prioridade. É só clicar na bandeirinha que melhor se aplica, ou seja, de acordo com a prioridade.

6. Por fim, automaticamente irá mudar de cor as suas atividades. Como na imagem a seguir:

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Muito simples! Agora é só se organizar.

Com essa ferramenta você consegue tornar a sua rotina mais produtiva, manter um maior controle sobre suas tarefas, mudar e transformar processos ineficientes em processos mais ágeis e eficientes, bem como alcançar seus resultados mais rapidamente.

2. Não caia na ilusão de que ser multitarefas é legal

Mito em ser multitarefas e como ter uma rotina mais produtiva

Sabe todas aquelas vezes que você leu que há benefícios incríveis em ser multitarefa? Pois é, todos esses benefícios são mitos e podem te prejudicar em sua rotina.

O cérebro, ao entender que você está realizando duas ou até mais de duas tarefas ao mesmo tempo, pode perder o foco rapidamente. E se a ideia em como ter uma rotina mais produtiva é manter o foco, então não preciso dizer muito mais.

Afinal, ao perder o foco, o seu cérebro automaticamente diminui a concentração, aumenta as chances de erros. Consequentemente, você terá que fazer um retrabalho, e levará muito mais tempo para realizar uma única atividade.

Portanto, foque, se concentre e realize uma atividade por vez. De acordo com aquela lista de prioridades e afazeres que você construiu.

E se ainda assim eu não te convenci, então faça um teste. Coloque o cronometro e verifique em quanto tempo você realiza uma atividade x, enquanto está prestando atenção em outros afazeres.

Depois faça esse mesmo teste, porém tente se concentrar em apenas uma tarefa – ou seja, a principal.

Tenho certeza que você vai se surpreender com o resultado.

Só tome cuidado para não se sobrecarregar, e faça algumas pausas durante o dia para tomar uma água. Olhar a rede social nesta pausa é permitido. Quando você trabalha sem pausas, o seu cérebro também perde o foco.

Leia também: Otimize e aumente sua produtividade com a técnica Pomodoro – Passo a passo!

3. Organize informações e documentos de maneira adequada

Quando você cria um sistema de organização e sabe onde estão arquivados os seus documentos e informações mais importantes, automaticamente a sua rotina se torna mais prática.

Hoje, você consegue encontrar as informações que você precisa de forma ágil? Quanto tempo você demora para encontrar aquele e-mail do cliente? Quão ágil você consegue organizar os conteúdos do curso, por exemplo?

Se você não sabe como responder a essas perguntas. Ou ainda, se frustra ao perceber que a sua rotina é totalmente ineficiente ou desorganizada, então temos um conteúdo riquíssimo para você no tópico seguinte.

Leia também: Evernote: encontre e-mails rapidamente

Aprenda na prática

Que tal aprender como ter uma rotina mais produtiva, na prática?

E ainda, que tal aprender a se organizar de maneira adequada, e trazer mais eficiência para sua rotina?

Dessa forma, Mauricio Aizawa, especialista em produtividade, preparou um vídeo incrível. A ideia é te ajudar em como tornar a sua rotina mais produtiva com algumas estratégias de organização usando o Evernote. Confira a seguir.

Quer aprender hoje mesmo a organizar toda a sua vida em um passo a passo que irá ajudá-lo a produzir mais sem precisar trabalhar mais? 

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA   

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