Se você deseja organizar sua agenda de forma eficiente, mas não sabe por onde começar, atente-se a alguns erros que devem ser evitados ao máximo. Afinal, para ter mais produtividade, ter uma agenda digital é uma excelente opção, mas só isso não resolve. Sendo assim, confira os princípios básicos de uma boa organização.
Para conseguir aproveitar ao máximo o que a agenda proporciona, é necessário fazer uma boa gestão da mesma. Assim, você terá controle das tarefas que necessitam ser realizadas e também das que já foram, logo, poderá organizar a sua vida de forma mais eficiente. Se você trabalha em alguma empresa ou é funcionário autônomo, é comum que tenha atividades rotineiras que demandam bastante tempo. Por isso, é importante administrar cada detalhe, desde o desenrolar do processo até o cumprimento dos prazos estipulados, utilizando bem a agenda.
1. Não determinar prioridades na agenda
O excesso de compromissos somado à falta de prioridades pode ocasionar muita ansiedade. Dessa forma, desenvolver listas que estejam em sintonia com o suas entregas é muito importante.
Para fazer isso, você precisa se conhecer melhor. É por isso que o terceiro item fala sobre “autoconhecimento”. Antes de chegar até lá e entender um pouco mais sobre o assunto, pense em definir suas atividades do dia de acordo com a importância de cada uma. Ou seja, de acordo com o prazo que você tem para finalizá-las.
Você pode organizar a sua rotina por semana, ou até mesmo no dia anterior. É preciso testar para entender qual maneira combina mais com o seu perfil de “levar a vida”.
Uma opção é fazer um “esboço” semanal e ir acrescentando os compromissos aos poucos, à medida que forem surgindo. Assim, você se organiza, mas ainda está livre para outras programações.
Além disso, priorize no seu dia aquelas atividades mais difíceis e que demandam mais tempo. Pois, no caso de imprevistos, pode ser que elas já estejam prontas. Dessa forma, você não deixa de cumprir o que se propôs a fazer.
2. Não definir meta
Definir metas permite que você alcance objetivos que antes pareciam muito distantes da sua realidade. Todos os sonhos existem para que possam ser realizados, mas você precisa trabalhar para isso. Ou seja, com o planejamento certo, será mais fácil conseguir sucesso pessoal e profissional. E, de quebra, melhorar sua saúde mental.
Primeiro, pense e divida suas metas em curto e longo prazo. Para definir metas a longo prazo, pense nas metas a curto prazo que precisam ser realizadas. Exemplo:
- Meta a longo prazo: comprar uma passagem de R$ 2000;
- Meta a curto prazo: economizar R$ 20 por dia, durante 100 dias.
Não importa a área em que suas metas estão, tente alcançá-las com pequenas e constantes ações diárias. Em questões de qualidade de vida e produtividade, é muito mais fácil se exigir pouco, todos os dias, do que muito, em um dia só. E aos poucos você vai criando novos hábitos.
3. Ignorar o autoconhecimento
Definir prioridades é um passo fundamental para organizar a sua agenda. Entretanto, isso não é tão fácil quanto parece. Pois, não se trata simplesmente de anotar uma ordem aleatória para as tarefas que você julga serem mais importantes. Nesse cenário, você precisa entender quais atividades demandam mais tempo e maior dedicação. Mas como?
- Cronometre suas tarefas, ou seja, quanto tempo gasta para determinada obrigação do trabalho, quanto tempo precisa para comer com calma durante o intervalo de almoço, quanto tempo necessita de sono para acordar com disposição, entre outras;
- Anote, ao lado de cada tarefa, quanto tempo foi gasto para realizá-la;
- A partir desses dados, coloque as que demandam mais tempo e que exigem mais atenção e cuidado como prioritárias;
- Por fim, organize a sua lista de afazeres com base nessas informações.
4. Não manter o foco ao organizar a agenda
Em conclusão, ter distrações é normal, mas você não pode deixar que elas diminuam a sua produtividade durante o dia. De acordo com uma entrevista publicada pelo Jornal da USP, a produtividade média de um brasileiro típico se mantém muito baixa há duas ou três décadas: ” (…) um trabalhador brasileiro leva uma hora para fazer o mesmo produto ou serviço que um norte-americano faz em 15 minutos e um alemão ou coreano, em 20 minutos”.
Ao manter o foco, uma atividade da sua agenda que levaria, por exemplo, 2 horas, pode chegar a gastar menos de 1h. Fique atento ao que “chama a sua atenção”: controle o tempo gasto em redes sociais e evite ambientes barulhentos e ruídos de fundo, como rádios ou televisores ligados.
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