Você já teve dúvida se o reembolso de despesa que solicitou foi depositado pela empresa? Ou se os recibos que enviou foram todos corretamente aprovados?

Se você é uma pessoa que viaja pela empresa ou que executa serviços externos, sabe da importância de controlar os seus reembolsos. Afinal, por diversas vezes você utiliza o próprio dinheiro para despesas do dia a dia como taxi, refeição, pequenas compras pela empresa, etc.

Se a empresa possuir um sistema de reembolso, melhor, pois poderá acompanhar passo a passo e o estágio de cada reembolso e as aprovações.

Se o processo for manual, vale a pena se organizar para ter o controle e não perder dinheiro.

Já vi casos de perda de recibos durante o processo de reembolso e por conta disso valores não foram reembolsados, o funcionário acabou ficando na pior por falta da nota fiscal de comprovação.

Por isso, ter o controle de tudo é essencial, seja para o seu controle financeiro ou para situações como estas de problemas durante o processo.

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Evernote Reembolso de Despesas de Taxi – Evernote na Prática

Como Organizar o Reembolso

Vou citar 4 dicas de como você pode organizar os seus comprovantes – reembolso:

  1. Tire foto de todos os seus comprovantes e salve em um caderno de comprovantes ou reembolso (apenas um nome de referência) – Você pode utilizar o Scannable se usar um iphone ou ipad, o próprio Evernote na versão Android ou até um scanner de mesa;
  2. Adicione uma etiqueta referente ao projeto deste reembolso ou centro de custo se preferir;
  3. Adicione uma etiqueta de status do reembolso (exemplo: “Recebido”, “Solicitar”, “Em Processamento”)
  4. No título da nota você pode colocar a data do comprovante se preferir. (Ex: 2015_08_19)

Utilizando estes 4 simples passos, você tem diversos controles:

  • Listar os reembolsos que estão marcados para solicitação;
  • Listar os reembolsos que estão em processamento;
  • Listar os reembolsos que já recebeu (você vai marcar como Recebido ao conciliar com o seu financeiro)
  • Listar os reembolsos gerados em um determinado projeto;
  • Vai poder utilizar a pesquisa do Evernote para encontrar um reembolso que precisa. (por exemplo: se recorda apenas do nome do restaurante e quer achar a nota fiscal, digite e encontre o restaurante que deseja)
Evernote Reembolso de Despesas Evernote na Prática
Evernote Reembolso de Despesas Evernote na Pratica

 

Você ainda poderá adicionar seguindo os passos citados acima, as notas fiscais que receber através do email. Use a função de email do Evernote ou o Evernote Webclipper para transferir rapidamente para o Evernote e já classificando com as etiquetas.

Para você que é aluno do Curso Avançado, vai encontrar a vídeo-aula com o passo a passo para configuração disponível na área do aluno.

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Sabia que você pode ser mais produtivo organizando as informações que lida diariamente? Seja na vida pessoal como profissional todos nós precisamos ter mais organização. Oferecemos uma aula totalmente gratuita para você aprender a tirar o máximo do Evernote.

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Mauricio Aizawa

 


Mauricio Aizawa
Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.