Você se sente perdido e tem a sensação que vive apagando incêndios na empresa em que trabalha? Quando você tem muita coisa para fazer, é comum essa sensação de que tudo é importante. No entanto, o tempo é um dos recursos mais limitados que temos, principalmente quando falamos de vida profissional. Dessa forma, é preciso selecionar o que deve ser feito primeiro. Para te ajudar a embasar esta tomada de decisão, você pode utilizar uma metodologia altamente eficaz: a matriz de prioridades.
Continue conosco para descobrir o que é, bem como essa metodologia pode te ajudar em sua rotina de trabalho – e até mesmo de estudos!
O que é a Matriz de prioridades?
Em resumo, a matriz de prioridade – ou matriz de priorização como também é conhecida – é uma ferramenta de fácil utilização e de simples entendimento. É essencial para qualquer profissional, pois auxilia no processo de tomada de decisões das atividades ou tarefas que precisam ser resolvidas primeiro.
Ao utilizar a matriz de prioridades de forma correta, ela agiliza não só a tomada de decisões, como também aumentar a produtividade. Afinal, ajuda a definir o nível de importância de cada atividade. Ela pode servir para qualquer profissional ou para qualquer processo que demande priorização ou organização.
Pode ser construída por linhas e colunas, em papel ou em planilhas. Além disso, ajuda os profissionais a visualizar os problemas, bem como as ações para solucioná-los. Não existe forma certa ou errada de construir a sua matriz de prioridades, tudo depende da forma como você prefere visualizar as informações. O seu funcionamento é praticamente o mesmo, o que muda são os critérios a serem considerados em cada análise.
Qual é a importância da matriz de prioridades?
A partir dessa metodologia, os problemas e as atividades a serem realizadas passam a ser classificadas por ordem de importância. Sendo assim, você evita perder prazos ao tentar resolver tudo ao mesmo tempo. Confiras as principais vantagens em utilizar a matriz de prioridades em sua rotina:
- Maior foco na execução: o planejamento admitido pela matriz de priorização ajuda a definir quais tarefas realmente são importantes.
- Agilidade na tomada de decisões: ao utilizar essa metodologia, fica muito mais fácil e rápido analisar as prioridades do seu dia a dia. Assim, podendo resolver problemas com maior eficiência e assertividade.
- Reduzir os riscos: como consequência, fica muito mais fácil prever situações de riscos, podendo evitá-los ou ao menos promover ações para reduzir os danos.
- Integração e engajamento da equipe: caso você trabalhe em equipe, a sua matriz de prioridades precisa ser desenvolvida com os membros da equipe, assim, estimulando o engajamento. Além disso, é preciso garantir que todos saibam quais são as prioridades dos projetos.
- Melhoria no controle sobre os processos e os projetos: por fim, a partir da matriz de prioridades também é possível avaliar os custos e prazos de um determinado projeto. Assim, evitando despesas desnecessárias, desperdícios de recursos e tempo. Como consequência se uma matriz bem feita, é possível definir um cronograma, essencial em qualquer projeto.
Principais modelos de matriz de prioridades
Agora que você já entendeu o que é, e quais são as principais vantagens em utilizar a matriz de prioridades em sua rotina, que tal conferir alguns modelos? Continue lendo para conferir!
01. Matriz de prioridades GUT
Em resumo, trata-se de uma das matrizes mais utilizadas. A matriz de prioridades GUT consiste em classificar as demandas em níveis de Gravidade, Urgência e Tendência. Assim, é aplicada uma escala, onde:
- 1 significa sem gravidade, sem urgência e sem tendência de piorar e;
- 5 significa extremamente grave, extremamente urgente, agravar rápido.
Além disso, tais termos significam:
- Gravidades (G): o impacto do problema a ser resolvido;
- Urgência (U): o prazo ou o tempo disponível para a definição do problema, ou seja, isso pode esperar?
- Tendência (T): a probabilidade que o problema tem de crescer se não for resolvido. Isto é, se eu não fizer isso hoje, quanto o problema vai piorar?
Para facilitar ainda mais o seu entendimento, confira a imagem abaixo:
02. Matriz de prioridades BASICO
Em segundo lugar, a matriz de prioridades BASICO, considera seis categorias:
- B: benefícios da organização;
- A: abrangência de resultados;
- S: satisfação do cliente interno;
- I: investimento necessário para o projeto;
- C: cliente externo está satisfeito;
- O: operacionalidade é simples.
Cada uma dessas classificações é pontuada de 1 (significando o pior cenário) a 5 (melhor cenário). Para entender quais atividades, projetos ou cenários devem ser priorizados, é preciso somar os valores atribuídos a cada item. Simples, não é mesmo?
03. Custo X Benefício
Essa matriz de prioridades é muito simples de entender: quanto custará e qual é o resultado que terá a partir do processo? Veja como funciona essa matriz na imagem a seguir:
Ao observar a matriz de prioridades acima, tenha em mente que:
- vermelho: simboliza as ações indesejáveis, ou seja, alto custo e os priores benefícios;
- amarelo: significa uma opção intermediária de alto custo com bons benefícios;
- verde: trata-se de uma opção também intermediário, porém de baixo custo, e piores benefícios;
- azul: por fim, essa simboliza as melhores opções, isto é, projetos e atividades que trazem os melhores resultados e os mais baixos custos.
04. Urgência x Importância
Deseja saber se uma atividade é urgente ou importante? Então, você precisa entender qual é a diferença entre os dois termos. Urgência tem a ver com o tempo, e a Importância significa o impacto da tarefa/projeto. Além disso, a matriz de prioridades envolvendo a Urgência X Importância é bem simples de entender.
Para isso, considere que a nota 1 possui maior prioridade, e a nota 4 tem prioridade mais baixa. Para entender quais são as prioridades, faça as perguntas:
- Esse problema precisa de resolução imediata? Se sim, trata-se de algo urgente e importante? Então, faça agora!
- O problema é relevante, porém, não precisa de uma resolução imediata? Se sim, a tomada de decisão é importante, mas não é urgente. Pode esperar!
- O problema não é relevante, mas precisa de resolução imediata? Se sim, então é algo urgente, mas não é importante. Consegue delegar!
- Por fim, o problema não é relevante e também não precisa de ação imediata? Se sim, trata-se de algo sem importância e sem urgência. Elimine a tarefa!
05. Esforço x Impacto
Por último, a matriz de prioridades Esforço X Impacto é bem similar a matriz de Urgência X Importância. A diferença é que a ordenação acontece de acordo com o esforço gasto em cada atividade, bem como o impacto que essa atividade representa no projeto ou no objetivo.
Para utilizar essa matriz, primeiramente, é necessário fazer o levantamento das atividades a serem executadas. Em seguida, é preciso distribuí-las considerando a energia e o esforço necessário, e o resultado ou impacto apresentado para cada ação:
- Ações com baixo esforço e alto impacto: tendem a ser mais produtivas;
- Ações com alto esforço e alto impacto: trazem resultados importantes, mas são difíceis;
- Já as ações com baixo esforço e baixo impacto: cabe perguntar se a ação é realmente necessária, se sim, ela pode ser delegada ou não requer ações urgentes;
- Então, as ações com alto esforço e baixo impacto: não são nem um pouco atrativas, podendo ser eliminadas.
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