Kanban é um nome bastante familiar para os profissionais da área de gestão de processos. Afinal, trata-se de um método ágil que oferece inúmeros benefícios. Ainda assim, muitas pessoas desconhecem o que é o Kanban e como ele funciona, consequentemente perdem a oportunidade de agilizar a realização de suas tarefas.
Se você é uma dessas pessoas que não faz ideia do que este termo japonês significa, não se preocupe. Você não precisa pesquisar “Kanban o que é” no Google, pois, neste artigo, vamos te explicar tudo. Então, confira como este método pode ser útil para colocar as suas tarefas pessoais e laborais em dia.
O que é um sistema Kanban?
Em resumo, o Kanban é um sistema de gestão de processos, pautado pela promoção da agilidade e da eficiência na hora de executar as tarefas. Atualmente é bastante utilizado nas empresas dos mais variados setores para organizar e direcionar as suas equipes na priorização de processos.
Mas, ao contrário do que muitos podem pensar, o Kanban não é um método novo. A origem do método está no Japão dos anos 1940. Quem criou o método foi o engenheiro japonês Taiichi Ohno, o mesmo idealizador do Método Toyota de Produção.
A ideia era organizar o estoque e o uso de materiais na linha de produção, evitando que se produzisse de maneira exacerbada ou insuficiente. A inspiração de Ohno para elaboração do método Kanban foram os supermercados. Ou seja, a forma como eles mantêm as prateleiras sempre abastecidas.
Dentro da Toyota, o método funcionava através da transmissão em tempo real das informações sobre a quantidade de materiais por meio de Kanbans (cartões). Os funcionários da montadora que trabalhavam na linha de produção informam quando os estoques estão vazios.
Eles enviavam um Kanban para o depósito, área responsável pelo abastecimento com novos materiais. A partir da sinalização feita pela linha de produção, o depósito entrava em contato com os fornecedores para que eles abastecessem novamente o estoque.
O uso do Kanban foi considerado um sucesso. Dessa forma, logo foi implementado por empresas de outros ramos, a exemplo do desenvolvimento de software. Hoje já é possível ver diversos segmentos utilizando o método, tais como:
- agências de marketing;
- jornais;
- e-commerces e outras organizações.
Os benefícios do método Kanban
Como já falamos, uma ideia que começou em uma montadora de automóveis hoje já é aplicada em diversas outras empresas. A popularização do uso do Kanban não se deu por acaso. Pelo contrário, ele traz inúmeras vantagens na execução das tarefas. Veja a seguir algumas delas:
Evita a ociosidade
Este é um problema muito comum em todas as empresas e o Kanban pode ser uma das soluções. Pois, este método se fundamenta na circulação de informações entre as equipes. Dessa forma, todos os colaboradores sabem as tarefas que devem executar, o que diminui a ociosidade. Assim, também facilitando a produção.
Agiliza a execução de tarefas
Justamente por deixar evidente o que deve ser realizado e quais as prioridades de cada equipe, o método Kanban estimula a conclusão das tarefas. Nos cartões utilizados para organizar os processos estarão sempre disponíveis os prazos de entrega. Assim, fazendo com que os colaboradores se esforcem para cumpri-los.
Fácil de ser aplicado
Começar a usar o Kanban na sua empresa não requer um grande investimento inicial. Na verdade, mais adiante iremos explicar como o método funciona. Dessa forma, você verá que é bastante simples de implementá-lo. Portanto, é rápido e prático usufruir dos seus benefícios.
O Kanban na vida pessoal
Geralmente quando ouvimos falar sobre o método Kanban somos apresentados a seus usos na indústria e nas empresas. No entanto, o método é igualmente eficaz na gestão de tarefas pessoais, bem como no aumento de sua agilidade e conclusão.
O Kanban oferece a oportunidade de conseguir manter a sua vida organizada. Todos os benefícios que já citamos anteriormente se aplicam nesta situação também. O método pode ser utilizado na administração de tarefas domésticas, acadêmicas, entre outras. Entenda como funciona!
Como funciona o método Kanban?
Essa é a hora de te explicar como o método Kanban funciona. Ele sofreu algumas modificações desde a concepção inicial de Taiichi Ohno, porém mantém-se bastante eficiente na agilização de processos e não perdeu muitas de suas características iniciais.
O método Kanban é altamente visual, fator que auxilia na rápida visualização do que deve ser feito pelas suas equipes. Essa exposição das prioridades e das informações mais relevantes sobre as tarefas permite também uma melhoria na comunicação entre os seus colaboradores.
Atualmente, a forma mais comum de aplicação do Kanban nas empresas é utilizando um quadro branco. Nestes quadros, que ficam em áreas privilegiadas da organização, são colados cartões coloridos (post-its) com as informações sobre o andamento das tarefas.
Apesar de o quadro branco ter se tornado sinônimo do Kanban, com o avanço das tecnologias muitas empresas o digitalizaram. Hoje, existem ferramentas digitais baseadas no método que criam “quadro virtuais” e oferecem funções não disponíveis na forma tradicional.
Como podemos definir o sistema Kanban?
Podemos definir o Kanban em dois modelos básicos. Cada um possui suas particularidades que costumam servir em situações diferentes dentro da gestão de tarefas. São eles: o Kanban de movimentação e o Kanban de produção. Conheça agora:
O Kanban de movimentação
Em primeiro lugar, esse é o tipo de Kanban mais utilizado nas indústrias. Bastante similar a ideia de Taiichi, ele tem por objetivo fazer o controle de entradas e saídas no estoque. Aqui os cartões servem para indicar a necessidade de abastecer os estoques, por exemplo.
O Kanban de produção
Em segundo lugar, este tipo é mais comum nas equipes de desenvolvimento de software, serviços e marketing. O foco de sua utilização é realmente a gestão de tarefas. Bem como, a sinalização das prioridades para as equipes das empresas. Ele se divide em três fases:
- To do: tarefas a serem feitas;
- Doing: tarefas em andamento;
- Done: tarefas concluídas.
Quais são as práticas recomendadas pelo método Kanban?
Está pensando em aplicar o método Kanban na sua empresa ou na sua vida pessoal? Como já mostramos aqui, existem inúmeros benefícios em se fazer isso. Contudo, para garantir os resultados na otimização de tarefas é preciso se atentar para as práticas recomendadas do Kanban. Veja quais são elas.
Prepare sua equipe
Se sua equipe ainda não trabalha com o método, é importante prepará-la. Portanto, demonstre os benefícios do uso e ressalte a importância na manutenção da produtividade dos seus colaboradores. E esse é só o primeiro passo!
Outro ponto relacionado a esta preparação é a identificação da forma de aplicação do método na sua empresa. Analise bem as tarefas executadas por suas equipes. Além disso, reconheça se o Kanban é o método mais adequado para agilizar as coisas, às vezes é melhor optar por outros. Ou seja, veja quão útil esse método pode ser para a sua empresa. E ainda, como pode melhorar os processos.
Saiba definir prioridades
Uma das vantagens do Kanban é a otimização do tempo na execução de tarefas e na entrega de resultados. Entretanto, para que isso aconteça, é necessária a correta definição das prioridades, para que o foco esteja na resolução delas.
Tão importante quanto a definição de prioridades, a sinalização para as equipes também é essencial. Deve-se deixar claro para todos quais são as tarefas prioritárias. Para isso, pode-se usar cartões de uma determinada cor. Além, é claro, da definição de um prazo padrão de entrega para processos tidos como urgentes. Dessa forma, todo podem trabalhar com foco em um mesmo objetivo.
Limite a quantidade de tarefas ocorrendo em paralelo
É muito comum que equipes passem a trabalhar em outras tarefas sem que as anteriores estejam completamente concluídas. No entanto, isso pode gerar gargalos e dificuldades na entrega dos resultados dentro do prazo estipulado.
Nesse sentido, o Kanban preza pela produção puxada. Ou seja, só se passa adiante quando se termina a etapa anterior. Portanto, é importante se atentar para a quantidade de trabalho sendo executado em paralelo. Afinal, isso pode atrapalhar a produtividade da equipe, e não é esse o foco do Kanban.
Analise e mensure os processos
Por fim, não podemos esquecer da análise e da mensuração dos resultados. Sempre é possível agilizar as nossas tarefas, mas, para isso, é importante identificar os gargalos no processo. Ao utilizar o esquema visual do quadro Kanban, você possui um cenário objetivo de tudo que está acontecendo.
Assim, torna-se mais fácil reconhecer pontos críticos na execução das suas tarefas. Bem como corrigi-los de forma efetiva. Para isso, de tempos em tempos, deve-se mensurar a entrega de resultados e buscar entender porque existem gargalos. Com essas informações, é possível propor soluções e agilizar o processo.
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