Representação da Técnica Pomodoro através de um despertador em formato de tomate.

Saiba como resolver dois dos maiores obstáculos para a produtividade na era moderna: concentração e trabalho excessivo.

Com a Técnica Pomodoro, você conseguirá lidar com distrações e amenizar a sobrecarga de trabalho.

Aprenda as vantagens dessa técnica e como aplicá-la de maneira efetiva.

Esse método de administração de tempo foi desenvolvida por Francesco Cirillo, durante seu tempo de estudante universitário.

Essa técnica foi batizada assim por causa do despertador de cozinha em formato de tomate que Cirillo utilizava. Para quem não sabe, pomodoro significa tomate em italiano.

A Técnica Pomodoro aumenta a produtividade ao intercalar tempos de trabalho ou estudo e tempos de pausa, de maneira tática.

Essa intercalação te mantém sempre produzindo, mas também descansando para não enlouquecer.

Para sermos mais específicos, o método do tomate consiste em trabalhar ou estudar durante 25 minutos, sem parar, sem fazer mais nada.

Quando esse período terminar, você deverá fazer uma pausa curta de 5 minutos, mas deve esquecer completamente o trabalho.

Após quatro períodos de produção, você deverá fazer uma pausa longa.

Essa pausa deverá demorar de dez a trinta minutos, ou o que você achar que é o suficiente para descansar bem e voltar para mais quatro seções.

Só seja honesto consigo mesmo e se dê o tempo que você precisa de verdade. Dê uma volta, passeie com o cachorro, bata um papo com os colegas ou tire uma pestana.

Esse momento é seu!

Preparando os tomates

1. Defina qual a tarefa que será executada.

Escrever o próximo capítulo da dissertação, pesquisar referências para um artigo, responder e-mails de clientes ou terminar de preencher uma tabela. Seja qual for a tarefa que você irá realizar, ela deverá ser decidida antes de você começar.

Se você achar que falta pouco para finalizar a tarefa, você pode definir uma segunda tarefa a ser iniciada em seguida.

O importante é ter um objetivo e ir até o fim. Não tente ser uma pessoa multitarefa.

Tentar lidar com muitas tarefas ao mesmo tempo e não fazer nada pode significar a mesma coisa.

2. Prepare-se para trabalhar.

Faça tudo o que precisa ser feito antes de iniciar. Vá ao banheiro, prepare o café, separe o material de trabalho e estudo.

Lembre-se: você ficará 25 minutos sem fazer nada além de executar a tarefa e, quando parar, só terá 5 minutos para descansar.

Não conte com ficar levantando para fazer algo que esqueceu de preparar de antemão ou perderá tempo precioso. Cabe dizer que, se você tiver que pausar sua tarefa, deverá pausar o relógio.

É importante nesse momento ajeitar para que o ambiente esteja confortável para trabalhar. Uma cadeira muito dura ou um local inadequado vão dificultar a concentração e a produtividade.

Sente-se de maneira ergonômica ou você começará a cansar e sentirá dores antes mesmo de terminar o primeiro tempo de trabalho.

Por último, pegue uma caneta e um caderno ou um pedaço de papel. Para cada período de 25 minutos de trabalho, também chamados de pomodoros, você fará uma marca nesse papel.

Para cada quatro marcas, isso é, quatro pomodoros, você deverá fazer uma pausa longa.

3. Livre-se de todas as distrações.

Feche as redes sociais e avise seus colegas de trabalho ou familiares que você irá se concentrar e não poderá se comunicar por um bom tempo.

Coloque os gatos para fora do quarto e o cachorro para dormir. Resolva esses e outras possíveis inconveniências que podem lhe incomodar quando você menos esperar e interferir na sua produtividade.

Uma boa ferramenta que ajuda a evitar distrações é a extensão de navegador “Block Site”.

Ela foi feita justamente para auxiliar pessoas que deixam as redes sociais interferirem na produtividade. Com ela, você pode listar sites a serem bloqueados em períodos pré definidos ou até mesmo sem fim previsto.

Você também pode colocar um horário de intervalo. Caso você tente acessar os sites que listar, aparecerá um lembrete de que você deve voltar às tarefas. É ideal para evitar o Facebook, o Twitter e o Whatsapp Web.

Quanto às pessoas que podem vir a lhe distrair, o próprio Francesco Cirillo apresenta uma estratégia para interrompe-las de lhe atrapalhar.

São apenas três passos simples, mas muito efetivos. Ele chama de “informar”, “negociar” e “chamar”:

  • Informe à pessoa que lhe distrai que você está trabalhando ou estudando e não pode dar atenção a ela ou ao que ela estiver pedindo para você fazer.
  • Negocie com ela um momento em que você poderá dar atenção ao assunto ou à tarefa que ela lhe pede para fazer. Você deverá escolher um momento com tempo hábil e que não atrapalhe o resto do seu esquema de trabalho ou estudo. Escreva o que você combinou na sua lista de tarefas e volte ao que estava fazendo.

  • Chame de novo a pessoa quando você estiver na sua pausa longa e diga que você está está disponível para conversar ou fazer o que ela lhe pediu.

Fones de ouvido também podem lhe ajudar a se isolar. Só não se esqueça de não escutar música que lhe faça cantarolar junto ou você terá efeito inverso.

Alguns canais do Youtube possuem músicas ou sons da natureza especialmente para esses momentos de concentração.

Ah, e opte por aqueles que não têm comercial aparecendo e lhe atrapalhando.

Outras possibilidades são escutar ondas binaurais ou até mesmo não escutar nada. Se os fones lhe isolarem dos sons do resto do mundo, eles já terão cumprido o seu papel.

Servindo-se da Técnica Pomodoro

1. Ajuste o despertador para tocar em 25 minutos e comece a trabalhar.

Não confie em ficar olhando o relógio. O sonzinho irritante do despertador é o que lhe colocará nos eixos.

Há sites e aplicativos que são feitos para quem utiliza a Técnica Pomodoro e eles já oferecem os tempos pré-definidos para os períodos de trabalho e pausa.

Não esqueça de que você não poderá fazer qualquer outra coisa enquanto estiver trabalhando. É o momento de foco total.

Sempre que sua mente vagar, rapidamente acorde e volte à tarefa. Qualquer distração deverá ser corrigida imediatamente.

No final dos 25 minutos, faça uma marca em um pedaço de papel para controlar quantos pomodoros você já fez e comece a pausa curta ou longa, conforme o número de pomodoros.

2. Cheque as marcas feitas.

Se você tiver atingido 4 marcas, faça uma pausa longa, que deverá durar de 15 a 30 minutos. Caso contrário, faça uma pausa curta de 5 minutos. 

Na pausa curta, levante-se, se espreguice, vá ao banheiro e sirva-se de mais café, ou requente o que você deixou esfriar. Nesse momento, você não terá muito tempo para nada demorado.

Evite acessar as redes sociais ainda, pois podem ter distrações que durarão mais tempo. Variar o local de trabalho também é uma boa ideia.

Na pausa longa, faça exercícios. Se alongue, dê uma caminhada, saia com o cachorro. Coma algo saudável, beba água.

É o momento, também, de lidar com todas as distrações que apareceram e você deixou pendentes.

O importante, nas duas pausas, é que você deve esquecer totalmente a tarefa.

É o momento em que você deixará sua cabeça esfriar. Muito trabalho seguido lhe fará se sentir sobrecarregado e isso afetará o desempenho, piorando conforme você for se excedendo e diminuindo exponencialmente a sua produtividade.

Produtividade saudável

A Técnica Pomodoro lhe manterá sempre produtivo.

Como você sabe que terá pausas depois, ficará mais fácil de se concentrar e postergar preocupações.

E graças a essas pausas, você não sobre-aquecerá a sua mente, o que diminuiria a sua produtividade e poderia até mesmo causar dores de cabeça.

Mesmo as pessoas com menor disciplina no trabalho  ou estudo podem se utilizar dessa técnica. Aplique a Técnica Pomodoro e você multiplicará o seu potencial produtivo.

Se quiser multiplicar ainda mais, utilize o Evernote, uma ferramenta ótima para organizar suas anotações e documentos. Aprenda como usá-la da forma mais eficiente possível.

Você pode ainda combinar o uso da técnica pomodoro com o Método GTD, que ajudará na organização das tarefas e da rotina.

Confira mais detalhes do Método GTD.