É hora de aplicar o Método GTD.
Notebook aberto com um relógio digital na tela.

É final de tarde. Você chegou do seu trabalho, tomou banho, sentou na cama e abriu o notebook para escrever seu artigo do mestrado.

É quarta-feira, você firmou o compromisso consigo mesmo de finalizar mais três páginas esta semana, com prazo até sexta. Você abre o arquivo e vê: ainda não há nem meia página pronta. Ah, e você acaba de lembrar que ainda tem que escrever um relatório para amanhã.

Você fica nervoso, pois surge o e-mail de um cliente e você precisa responder imediatamente. As tarefas são uma bola de neve, mas o Método GTD pode derretê-la.

“Get Things Done”, ou “tenha as coisas prontas”, em uma tradução mais livre, é um método que aumenta a sua produtividade e ainda lhe livra do estresse de tantas tarefas a serem executadas.

O Método GTD possui duas características básicas: reorganizar de maneira eficiente as suas tarefas e tirar da sua cabeça a responsabilidade de carregar a lista de afazeres. Você decide os seus passos considerando o que você realmente pode, deve ou precisa fazer no momento.

O Método GTD é dividido em 5 passos: coletar, quando iremos retirar da cabeça tudo que precisamos fazer; esclarecer, quando entenderemos as características e necessidades de que cada tarefa; organizar, para poder visualizar bem a sua listas de tarefas a qualquer momento; refletir, quando revisaremos a lista; e, finalmente, engajar, quando colocaremos mãos à obra com foco.

Começando o Método GTD: Colete

Coletando da mente para o Método GTD.
Uma mão colhendo frutinhas.

Pegue um lápis e um papel, uma caneta e um quadro-branco, o aplicativo Evernote (sugestão), ou qualquer ferramenta física ou digital de escrita e organização. O que você escolher será a sua cesta onde você colocará todas as tarefas a serem feitas e que você coletar da mente nessa etapa do Método GTD. Escreva todas elas! De passear com o cachorro a terminar o TCC!

Você não deve se preocupar com o nível de importância dessas tarefas, ou de complexidade, o seu tamanho, nada. Seja pessoal, profissional, escolar ou de qualquer outra área. É que nem um brainstorming, não julgue, apenas escreva.

O objetivo dessa etapa do Método GTD é livrar a sua cabeça de tudo que poderá ser um incômodo depois que você começar a trabalhar.

Isso vai lhe ajudar a se livrar de estresse e distração, da culpa de estar ignorando uma tarefa enquanto estiver realizando outra.

Se você apenas cumprir as tarefas conforme lembra e elas surgem, facilmente você sentirá a consciência lhe chamando a atenção para outra coisa que você também devia estar fazendo. Além disso, você esquecerá de fazer muitas coisas.

Trabalhar de cabeça cheia diminui a sua performance. É como nunca limpar o cache da memória RAM de um computador: a capacidade máxima pode ser altíssima, mas se estiver emperrada, não é no tapa que vai funcionar.

Se livre das distrações causadas por outras tarefas nessa etapa do Método GTD.

Esclarecer

Decifre as suas tarefas com o Método GTD!
Um cubo mágico sobre uma mesa.

Essa parte do Método GTD servirá para você entender as suas tarefas.

Você pegará cada uma delas e as separará por categorias conforme nós lhe ensinaremos. Elas servirão para lhe ajudar a se preocupar apenas com que tarefa pode e deve ser realizada e no momento em que pode e deve ser resolvida.

Fazer agora o que tiver de ser feito agora, fazer depois o que tiver de esperar, deixar para o outro o que é do outro.

Assim, vamos começar analisando cada tarefa com a pergunta: existe uma ação a ser tomada em relação a tarefa?

Se a resposta for não, você classifica a tarefa como pertencente a uma de três subcategorias:

  • Descarte: coloque todas as tarefas que você não realizará porque você não faria de qualquer maneira e só coletou porque você estava listando tudo mesmo.

  • Stand by: tudo que você pretende fazer em algum momento no futuro, mas não tem prazo ou data definidos, como fazer um curso de espanhol ou aprender a tocar violão.

  • Lista de referências: filmes e séries a assistir, livros a ler, todo e qualquer material que lhe inspire e você tiver pretensão de consumir.

Se a resposta for sim, se pergunte: você pode resolvê-la em menos de dois minutos? Se puder, faça agora! Se não puder, então classifique como:

  • Próximo: tarefas que só estão esperando para ser executadas. Faça em sequência, uma após a outra, encadeadas. Observe a prioridade!

  • Agendar: quando só for possível realizar a tarefa em dia e data específicos.

  • Delegar: se não for de sua responsabilidade fazer. Passe para quem tiver de passar e monitore a sua execução.

  • Projetos: caso seja muito grande e com muitos passos. Você deve, então, colocar os passos do projeto como tarefas e reavaliá-los conforme essas categorias.

Organize

Organize suas tarefas com o Método GTD.
Quadro branco com diversas notas de tarefas e post-its.

Agora você deve pegar as listas que fez e reorganizar conforme a qual a categoria elas pertencem (profissional, educacional etc) e a prioridade.

Os critérios de prioridade serão definidos pelo contexto e pelo prazo. Se não houver prazo pré-definido, estipule você mesmo um. Ao averiguar a ordem de prioridade, você também deve avaliar quais delas geram mais valor para você. 

Junte as tarefas que podem ou devem ser realizadas juntas. Dessa forma, você otimiza seu tempo.

Baixar aqueles anexos com as referências que o cliente quer para o cartão de visitas pode ser feito junto com o momento que você seleciona fontes para utilizar.

Ainda, você deverá respeitar a preocupação conforme o contexto de cada tarefa. Organizando por natureza profissional, pessoal, etc, lhe ajuda a focar no presente.

Reflita

Reflita sobre suas listas de tarefas como parte do Método GTD. 
Um homem parado perante um quadro e o avaliando.

Pegue todas essas listas. Releia-as, repense. Garanta que você não esqueceu de nada. Reflita sobre as áreas da sua vida, promessas de tarefas, pagamentos de contas, demandas do trabalho, matéria de prova para estudar.

Após ter conferido, coloque também como uma de suas tarefas refletir sobre a sua lista.

Com alguma frequência, seja diária, semanal, ou no seu tempo próprio, você deve atualizar a lista de tarefas. Não fique deixando para depois. Sempre que você pegar a lista para saber o que você deveria estar fazendo agora, já considere alimentá-la com o que surgiu depois.

Engaje na tarefa: o segredo do Método GTD

Não fique parado. O Método GTD não trabalhará por você. 
Mesa com diversos objetos e um livro cuja capa diz "Don't Just Stand There".

Esse é o momento em que você colocará em prática as tarefas.

Por você já ter a ordem de execução pronta, você não irá mais perder tempo com distrações de compromissos.

Em vez de sair com o cachorro pensando no relatório, desenhar uma planta pensando no cinema com a namorada ou jantar com os amigos pensando em varrer a casa, você focará no presente.

Faça uma coisa por vez, pensando só no que você está fazendo.

Caso você tenha problemas de foco na atividade, é possível aliar outras estratégias ao Método GTD.

Você pode, por exemplo, aplicar a Técnica Pomodoro, que intercala trabalhos e pausas de maneira que evita que a sua mente se sobreaqueça.

É uma técnica simples e fácil de se aliar com a etapa de engajamento.

Outro aliado forte na aplicação do Método GTD é o aplicativo Evernote, que é uma plataforma de notas e textos. Você pode baixá-lo em dispositivos mobile e monitorar suas tarefas. Os seus usos básicos são simples de se usar e você dominará a plataforma rapidinho com o nosso e-Book.

Se você quiser aprender mais sobre como otimizar e potencializar a sua produtividade usando o Evernote, confira o nosso curso, no qual ensinaremos métodos de como organizar a sua vida e tarefas.

Para entender melhor sobre o Método GTD e ter um roteiro completo de como impementar, confira na Amazon o livro escrito pelo David Allen, autor da metodologia. Clique para conferir