Os processos são a base de funcionamento de qualquer empresa ou organização. Não por acaso existe a preocupação em geri-los de maneira a promover sua otimização e aperfeiçoamento. Nesse sentido, ter uma boa gestão de processos é essencial.
Um processo de gestão mal elaborado pode afetar toda a sustentabilidade do negócio e prejudicar o alcance dos resultados. Para te ajudar com os processos organizacionais da sua empresa, vamos explicar tudo sobre como geri-los bem. Então, fique com a gente e saiba mais. Boa leitura!
O que é gestão de processos?
Entende-se por processos o conjunto de atividades repetidas, de forma rotineira, dentro de uma empresa. E, geralmente, ocorrem em sequências interligadas. A operação de um negócio está baseada na perfeita correlação dos conjuntos de processos que ocorrem simultaneamente.
Percebe-se, então, que os processos são cruciais para o devido funcionamento da empresa e para que esta consiga entregar os resultados desejados. Por isso, os colaboradores e gestores devem unir esforços para evitar descompassos entre si.
Neste sentido, usa-se a gestão de processos ou Business Processes Management (BPM) para garantir que todas ações estejam alinhadas. Essa abordagem visa mapear, documentar, mensurar, monitorar e controlar os processos internos tendo como norte os objetivos e metas da empresa.
De maneira ainda mais simples, pode-se dizer que a gestão BPM nada mais é do que um conjunto de práticas utilizadas no aperfeiçoamento dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição. Ela é alcançada através de uma visão panorâmica do que acontece dentro da instituição.
Para que serve a gestão de processos?
Em um mercado cada vez mais competitivo, é necessário inovação e criatividade para continuar operando. Se os processos internos de uma empresa são desconexos ou improdutivos fica complicado estimular novas formas de produzir. Ou ainda, agregar valor aos seus produtos.
Logo, percebe-se que a boa gestão dos processos organizacionais de uma instituição repercute na sua capacidade de competir com seus concorrentes e se destacar no mercado. Ademais, a falta de controle sobre os mesmos acarreta na dificuldade de entregar os resultados com qualidade.
A visão panorâmica oferecida pela gestão de processos oferece a possibilidade de identificar gargalos, erros e outros problemas na empresa. Assim, o gestor consegue melhorar a tomada de decisões, tendo em vista um maior conhecimento da realidade do negócio.
Em suma, pode-se dizer que o processo de gestão quando bem feito serve para padronizar os processos internos, visando a redução de custos e a otimização dos mesmos. Dessa forma, possibilitando o alcance de resultados ainda melhores pela organização.
Como desenvolver a gestão de processo na sua empresa?
Pelo que você leu até aqui, deve ter ficado interessado em desenvolver uma boa gestão dos processos do seu negócio e aproveitar os benefícios. Nesse sentido, vamos te passar alguns passos e dicas importantes. Então, fique ligado!
1. Faça um mapeamento da sua empresa
Esta deve ser a etapa inicial em qualquer tentativa de otimizar os processos organizacionais de uma instituição. Afinal, não se pode melhorar o que não se conhece. Portanto, tudo começa com um amplo mapeamento da sua empresa.
É preciso ter um entendimento do negócio como um todo para poder desenvolver uma boa gestão de processos. Aliás, um dos principais motivos para a má gestão de processos em uma empresa é justamente a falta de informação sobre eles.
Portanto, este mapeamento deve identificar quais são os principais processos internos do seu negócio. Nesse momento ainda não é preciso analisar se estes são eficientes ou produtivos. Como vamos falar mais adiante, isto fica para outra etapa.
2. Examine os processos organizacionais da sua empresa
A partir do momento que se tem as informações inerentes aos processos internos do negócio fica muito mais fácil identificar problemas. Portanto, após a conclusão do mapeamento descrito anteriormente, é o momento de analisar os processos.
Nesse sentido, deve-se responder às seguintes perguntas: Quais as práticas de gestão de processos atuais do negócio? Quais os pontos críticos relacionados aos processos internos da empresa? Quais as possibilidades de melhoria ou aperfeiçoamento?
Durante este processo, é interessante levantar opiniões e relatos dos indivíduos que estão diretamente envolvidos com estes processos. Eles serão as pessoas mais indicadas para dizer como as tarefas são realizadas, além de poderem apontar possíveis soluções.
3. Elabore um novo fluxo de processos para o seu negócio
O passo seguinte após a conclusão dos dois anteriores é o planejamento de um novo fluxo de processos para o negócio. Nesta etapa, as informações colhidas no mapeamento e na análise da empresa serão cruciais.
Com o panorama dos processos internos da empresa, fica muito mais fácil reconhecer erros e entraves no desempenho da mesma. Assim, o momento é de buscar sanar problemas por meio de soluções possíveis e embasadas nos dados coletados.
A elaboração de um novo fluxo de processos é uma etapa muito importante e deve ser levada a sério. Afinal, nela se inicia as mudanças na empresa. O novo modo de atuar deve ser construído com base em cálculos e simulações, para assegurar que os resultados serão satisfatórios.
4. Coloque em prática o fluxo de processos elaborado
Quando já se tem o esboço de um fluxo de processos que atenda de maneira mais eficaz às demandas e objetivos da empresa, chega a hora de aplicá-lo na prática. Esse é um momento importante e que exige planejamento.
Uma das primeiras coisas a se fazer é garantir que o negócio reúna todos os recursos necessários para a implementação das mudanças operacionais propostas. Elas podem requerer o uso de ferramentas e tecnologias novas, softwares mais avançados, entre outras coisas.
Além das questões mais técnicas, existem outras que também devem ser levadas em conta neste momento. Mudanças por vezes requerem a redistribuição de responsabilidades, redefinição de equipes e alterações na organização interna da empresa.
Para aqueles que gostam de nomenclaturas, a consolidação de um novo fluxo de processos em uma empresa pode ser nomeado de duas formas:
- Implementação sistêmica;
- E implementação não sistêmica.
A única diferença é que a primeira faz use de softwares para efetivar as mudanças, enquanto a segunda não.
5. Monitore e aprimore o seu novo fluxo
Por fim, o trabalho não termina ao implementar os novos processos. Pelo contrário, para fazer uma boa gestão de processos é necessário também monitorá-los constantemente. Pois, não é porque eles responderam bem em um primeiro momento ou nas simulações que continuaram sempre assim.
Nenhum processo é perfeito e infalível. Portanto, um bom processo de gestão busca sempre o aperfeiçoamento dos processos. Para isso, podemos usar como base os critérios de monitoramento que devem ser estabelecidos durante o planejamento de um novo fluxo.
Ao se identificar gargalos, deve-se propor modificações pontuais nos pontos críticos ou mesmo uma revisão de todos os processos. Não tenha medo de incluir ou excluir tarefas. Ou usar novas ferramentas e softwares, por exemplo. A otimização deve ser o seu foco, um processo que não é bem gerido causa prejuízo.
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