No mundo corporativo, as empresas devem sempre estabelecer formas de organizar suas ações de forma a integrar todas as atividades. Por isso, ter a noção completa de como seu negócio funciona é extremamente importante na hora de empregar ações ou inovações. Esse tipo de visualização de modelagem de processos de uma empresa propicia não apenas o desenvolvimento interpessoal das equipes. Mas, também auxilia no dia a dia dos funcionários, na área financeira e no momento de saber em que se deve economizar e onde deve investir.
Para isso, gestores experientes recomendam a modelagem de processos como uma forma intuitiva e prática de atingir resultados com maestria. Quer entender o que é modelagem de processos de negócio e como estabelecer metas capazes de ajudá-lo a inovar suas ações dentro da sua empresa? Então, confira nossas informações sobre o assunto.
O que é modelagem de processos?
A modelagem de processos é a representação diagramática dos processos de negócio de uma empresa. Tem o intuito de registrar, comprovar e permitir o exame detalhado dos processos, tornando-os muito mais automatizados e práticos. Ao aplicar esse processo de modelagem, o gestor consegue ter uma visão muito mais ampla de como estão funcionando as atividades dos setores. Bem como possibilitar mudanças e otimizações.
Em suma, a modelagem de processos atua no sentido de facilitar as tomadas de decisões de uma determinada empresa, já que mapeia todas as atividades e as documenta.
Contudo, vale ressaltar que a modelagem de processos não pode ser feita arbitrariamente. Mas, sim, por meio de técnicas elaboradas para sua realização.
Como funciona a modelagem de processos
Ao começar o projeto de modelagem, é importante coletar algumas informações. É possível fazer isso através de:
- entrevistas com os responsáveis;
- analisando documentos;
- propondo reuniões com os departamentos;
- e averiguando as realizações das tarefas.
Feito isso, é hora de decidir como atingir o esperado. Opte por algumas categorias de modelagem. Por exemplo, podemos citar três tipos:
- A modelagem bottom up. É o tipo de modelagem que inverte as posições e modela de cima para baixo. Em suma, ele o ajudará a compreender as particularidades da empresa ao nível micro. E, depois, estender a sua perspectiva a uma perspectiva geral, ou seja, ao nível macro.
- Outra categorização é a modelagem do estilo middle out. Nessa, você é colocado a entender primeiro os detalhes das adversidades da empresa. E, por fim, enxergar suas extremidades.
- Ainda mais, também é possível modelar a partir do top down. O que quer dizer que sua visão ficará inicialmente focada no que há de mais proeminente e após isso compreender individualmente cada processo.
Para que serve o processo de modelagem?
A modelagem de processo possui diversas funções, mas podemos destacar algumas. Por exemplo:
- Serve para melhorar e documentar tudo o que é feito;
- Bem como serve para abolir processos sem valor;
- E para automatizar outros processos.
No entanto, não adianta se empolgar e querer aplicar a modelagem de processos de uma hora para outra. É necessário que, antes, você tenha bem definido qual é o seu objetivo ao empregar a modelagem de processos. Só com um objetivo definido é possível obter bons resultados.
Quais são os benefícios da modelagem de processos?
Empresas grandes e pequenas passam por problemas parecidos em algum momento. Um desses problemas liga-se no que diz respeito à comunicação. Algo que deveria ser simples e basal em qualquer companhia, às vezes, torna-se um verdadeiro contratempo. Afinal, os times nem sempre conseguem convergir suas atividades e, consequentemente, entender a função do outro.
Isso também acontece individualmente com os funcionários. A modelagem de processos funciona também como uma maneira muito eficaz de estabelecer essa compreensão entre os times. Assim, consertando automaticamente alguns desvios de entendimento dos processos entre os funcionários.
Além disso, a modelagem de processos dá um panorama muito mais claro sobre as lacunas de uma empresa. Isso, pois, adentra-se em detalhes pequenos que muitas vezes não são espontaneamente observados. Dessa forma, ao serem percebidos, a correção desses problemas torna-se mais rápida, já que identificá-los é o primeiro passo para tomar medidas cabíveis.
E, claro, talvez o recurso mais importante trazido pela modelagem de processos é no que diz respeito ao próprio desenvolvimento profissional dos colaboradores. Seja um funcionário experiente ou não, o suporte é sempre bem-vindo, não só por torná-los mais produtivos e economizar tempo nas atividades. Mas, também por permitir que o colaborador se sinta cada vez mais confiante em executar um determinado trabalho. Dessa forma, entendendo a empresa e trabalhando de maneira muito mais responsável.
3 passos para melhorar sua modelagem de processos
Para entender como executar a modelagem e torná-la um artifício útil para realizar uma organização de processos assertiva para os seus negócios, a primeira coisa a se fazer é:
1. Definir um objetivo
Na hora de definir um objetivo, faça algumas perguntas a si mesmo em relação à sua equipe:
- O que você realmente espera com o processo de modelagem?
- Gostaria de registrar seus processos e trazer vantagens à comunicação da empresa?
- De que forma você gostaria de usar a diagramação do processo?
- Objetiva a automatização desses processos após a modelagem?
Feito isso, é hora de colocar a mão na massa!
Agora que você já sabe de que maneira pretende utilizar a modelagem de processos, lembre-se de que não é necessário – nem recomendado – o detalhamento extremo dos trabalhos a serem realizados. Pois, isso acaba por trazer ainda mais dificuldade de percepção na hora de gerenciá-los.
Por exemplo, há o tipo de mapeamento chamado de processos AS IS. Esse tipo representa a situação atual do processo de organização. Geralmente, os agentes desse mapeamento são aqueles que estão envolvidos no dia a dia. Ele indica o que pode ser melhorado, mas não indica de que forma.
Existe ainda o mapeamento de processos TO BE. Este diz respeito ao destino do mapeamento, é a etapa final do ciclo, já que é nela que as melhorias e projetos são concluídos e executados os reparos necessários de acordo com o que se quer implementar no projeto.
2. Revise o que você definiu
Muitas vezes optamos por alguma operação e logo percebemos depois que talvez não seja aquela a melhor maneira de beneficiar os negócios. Por isso, não hesite em revisar o que você definiu anteriormente. Dessa forma, se houver erros, eles serão solucionados rapidamente. Se estiver muito atarefado ou ansioso, espere para concluir essa tarefa posteriormente. O cérebro não trabalha bem quando está sob pressão excessiva e sabemos disso.
3. Peça ajuda
Por fim, duas cabeças pensam melhor do que uma. No caso de perceber que não está dando conta ou que não consegue sanar algumas dúvidas, peça uma segunda opinião sobre os seus resultados. É provável que isso torne o seu modelo de processo consideravelmente mais assertivo. Simples, não é mesmo?
Pronto, agora que você já conhece as vantagens de criar uma modelagem de processos e todas as técnicas de como fazê-la, é hora de colocá-la em prática. Utilize nossas dicas e boa sorte! Além disso, você também pode entrar em contato com a nossa equipe de consultoria!
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar melhor com a ajuda do Evernote!
- Que tal aprender a gerenciar os processos, na prática? Então, confira o curso gestão de processos!
- Conheça um dos melhores softwares de gestão de processos? Então, crie uma conta gratuita no Pipefy e comece a usar hoje mesmo.
- Curso de organização: aprenda a se organizar melhor, e render até 2 vezes mais.
- Se precisar de uma ajuda, fale com a nossa equipe de consultoria.