Como está a sua organização financeira? Você consegue encontrar documentos com facilidade? Organizar os seus documentos financeiros, pode não ser a coisa mais legal de se fazer no mundo, mas pode tornar a sua vida muito mais prática. Pensando nisto, separamos neste artigo um guia de como você pode organizar a sua vida financeira de forma prática e fácil usando o Evernote. Continue lendo e boa leitura.

Evernote: o aplicativo com múltiplas funcionalidades

No decorrer dos anos acumulamos tantos papéis e comprovantes, que muitas vezes não conseguimos encontrar o que desejamos e quando precisamos. São situações que ocupam um tempo que nem sempre nós temos. No entanto, já imaginou encontrar os seus documentos em poucos segundos, a partir de uma busca simples?

O Evernote é um sistema destinado à organização de informação pessoal e profissional mediante arquivo de notas e cadernos. O aplicativo permite que você crie notas com áudios, fotos, arquivos, informações em texto e muito mais.

Mas, sua grande vantagem é a forma como você consegue organizar os documentos dentro dele.

Ou seja, é possível criar notas e agrupá-las dentro de cadernos, e marcar etiquetas que ajudam nas buscas. Em outras palavras, é possível criar uma estrutura a seu modo dentro do Evernote. Assim, você consegue aumentar a eficiência na hora de encontrar o que você precisa.

Para facilitar ainda mais a sua vida, preparamos este guia rápido e prático. Aqui você irá aprender a fazer sua organização financeira, e se livrar da tortura que é encontrar algum comprovante de pagamento, por exemplo, quando você precisa dele. Confira nos tópicos seguintes.

Antes de começarmos, atenção a um detalhe. O Evernote não é o aplicativo mais apropriado para realizar controle financeiro. Trata-se de um aplicativo de organização e produtividade. Portanto, nele é possível organizar e agrupar todos aqueles boletos e comprovantes que ficam bagunçados dentro de uma gaveta.

Caso você queira um aplicativo voltado para controle financeiro, leia também:

Agora sim, confira a seguir as dicas que separamos para você.

Organização financeira: crie uma estrutura que faça sentido para você

No Evernote, é possível criar uma estrutura padrão para que fique mais fácil para você entender depois. Acumular pastas dentro de pastas em seu computador não é a maneira mais eficiente de encontrar o que você precisa em poucos segundos.

Sendo assim, trouxemos um exemplo prático para que você possa se inspirar.

Para cada ano, configure um caderno para receber os seus recibos de pagamento. Por exemplo, “Organização Financeira 2020”.

Caso você utilize algum aplicativo de controle financeiro, crie etiquetas para que elas correspondam a cada uma das categorias de despesas que você criou lá. Como, por exemplo: carro, compras, despesas médicas, faculdade, entre outras.

Mas, se você não utiliza nenhum aplicativo de controle financeiro, crie as etiquetas baseando-se em suas despesas fixas. Inclua nessas etiquetas também os anos e os meses, para facilitar a sua busca.

Você pode incluir um documento em cada nota, ou pode escolher uma nota para cada categoria, e ir anexando os documentos conforme o tempo vai passando.

estrutura-Evernote

No começo vai parecer um pouco complicado, e você terá a sensação de que está fazendo algo desnecessário. A recompensa virá quando você digitar o nome do documento, e ele irá aparecer em segundos, pronto para ser enviado ou compartilhado, se este for o caso.

Além disso, com o tempo, e conforme você vai anexando os seus documentos no Evernote, você vai criar um hábito e irá fazer todo o processo de escanear documentos com muito mais facilidade.

Uma dica é ir digitalizando os documentos conforme os boletos são pagos. Assim, você evita acumular e desistir da organização. Ou ainda, eleja um dia mais tranquilo no mês para poder anexar os documentos todos de uma única vez.

Facilitando o acesso

Por fim, para facilitar o seu acesso ao seu caderno de organização financeira, separamos mais esta dica.

Arraste a sua pilha de notas do caderno de “Organização financeira 2020” para os seus atalhos, na barra lateral.  Para fazer isto você tem dois caminhos:

1 – Vá até a sua lista de cadernos, escolha o caderno que você deseja arrastar para os atalhos. Então, clique, segure e arraste até a barra lateral ou;

2 – Abra o caderno que você deseja marcar como atalho. Clique nos três pontos logo abaixo do nome do caderno. Em seguida, basta clicar em “adicionar aos atalhos”. Confira a imagem a seguir.  

adicionando caderno aos atalhos

Anexe e escaneie os documentos para incluir em seu caderno de organização financeira

Com a sua estrutura devidamente criada, está na hora de começar a trazer todos os seus documentos financeiros para o Evernote.

Para aqueles boletos e documentos impressos, abra o Evernote no seu celular para poder escaneá-los.

Dê um título para cada nota com o nome da empresa ou do serviço contratado. Além disso, inlclua etiquetas com as categorias como exemplificamos no tópico anterior. Bem como atribua datas, e salve em seu caderno de organização financeira.

No entanto, se você recebe todas as suas faturas por e-mail, basta salvar o e-mail ao seu Evernote. Ou seja, é possível salvar o e-mail completo utilizando a extensão Evernote Web Clipper com apenas alguns cliques.

salvando e-mails Evernote

Organizar e-mails importantes no Evernote também é uma excelente maneira de limpar a sua caixa de entrada, e encontrar e-mails com mais facilidade.

Leia também: Evernote: Encontre e-mails rapidamente

Nas notas com as faturas a pagar, adicione lembretes. Assim, você receberá notificações por e-mail ou em seu aplicativo do celular. Nunca mais atrase uma fatura por conta de correria ou esquecimento.  

Pesquise e encontre documentos em segundos

Um dos recursos mais úteis do Evernote, com toda certeza, é a possibilidade de fazer pesquisas.

Com sua estrutura já criada, e seus documentos organizados, é só digitar um nome que você encontrará o que precisa em segundos.

Para pesquisar é muito simples. Basta incluir o nome de uma etiqueta ou título no ícone de pesquisa que fica no início da barra lateral. Além disso, com o Evernote você consegue pesquisar até dentro de arquivos em PDF e imagens. Confira na imagem:

ferramenta de pesquisa - Organização financeira com Evernote

Assim, você também pode utilizar o Evernote para salvar documentos pessoais ou acadêmicos. 

O que você achou dessas funcionalidades? Está pronto para iniciar a sua organização financeira e tornar a sua vida mais prática?

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

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